وسائل فعّالة ل«تواصل» فعّال داخل بيئة العمل

تعتبر مهارة التواصل أهم مهارة يمارسها الموظف في بيئة العمل، ويرتدي عدة قبعات أثناء عمليات التواصل المستمرة بناءً على المواقف المتعددة داخل هذه البيئة، ويبرز الموظف الناجح ويتميز في الاحتراف في التبديل بين تلك القبعات ليتوافق بشكل تلقائي مع الخبرات الجديدة، ويتعثر الموظف الأقل نجاحاً لعدم تمكنه من تشغيل العمل التلقائي لعمليات التواصل مما قد يجعله لا يتوافق في عمليات التواصل مع زملائه أو المشرفين عليه أو المديرين فتصبح بيئة العمل له غير جاذبة وتعيسة. ولعل أهم وسائل التواصل في بيئات العمل هو: البريد الإلكتروني، فقد أصبحت التعاملات والمعاملات كلها إلكترونية مما يتيح أفضلية أكثر في حفظها من الضياع أو التلف وكذلك السرعة في توجيه الأمر وتلقي الرد.
وسأورد بعض النصائح للموظفين الجدد في بيئات العمل التي تستخدم البريد الإلكتروني كوسيلة للتواصل:
الكتاب بين من عنوانه: كثيرة هي الإيميلات التي تتداول في بيئة العمل التي لا تحمل عنواناً أو تحمل عنواناً غير صحيح أو غير معبر لمحتوى الإيميل، مما قد يعرض الإيميل للإهمال وعدم الاهتمام ويصعب البحث عنه لاحقاً. احرص دائماً على كتابة عنوان للإيميل الذي سترسله يعبر عن محتوى الرسالة مثل: طلب، أو مهمة عمل:..، اقتراح، الخ.
لا تكن مملاً ولا مقلاً: بعض الإيميلات حين تقرؤها تبدو وكأنها رواية لغزارة التفاصيل بها مما يضعف أهميتها وقد لا تحقق الهدف منها، وبعضها يأتي مختصراً جداً ويخل بمحتواها ولا يعرف معناها إلا من كتب الإيميل فقط، وبذلك لا يتحقق هدفها وقد يرجع الإيميل لصاحبه لطلب الإيضاح أكثر. احرص عند كتابة الإيميل بأن تلبس قبعة المتلقي واسأل نفسك هل سيفهم المحتوى بشكل مباشر وبأقل العبارات.
مراسلات بيئة العمل المنتجة: في بيئة العمل المنتجة يقل تفخيم العبارات والتوقيعات واستهلاك الحروف في إظهار الاحترام بذكر المناصب والمناقب، ويفضل البعد عن الصيغة الرسمية بين فرق العمل والمخاطبة المهنية السريعة المنجزة للمهام، إلا في حالة أن الإيميل سيرفع لجهة أعلى أو جهة خارجية "خارج الإدارة أو المنظمة" لطلب موافقات أو قد يطبع كمستند مالي "موافقة صاحب الصلاحية" فيفضل استخدام الصبغة الرسمية.
محطة عبور خاملة: تصلك العديد من الإيميلات وتحتاج توجيهها لمختص إما ليتعامل معها أو لمسؤول ليتخذ قرار حيالها، فاحرص في كلتا الحالتين على أن لا تكون محطة عبور خاملة هدفك فقط تمرير إيميلات ولا ترسلها كما هي بل اكتب عبارات قصيرة تبين هدفك من تمرير الإيميل وقد تحتاج في الكثير منها لتغيير عناوينها لتتوافق مع المحتوى.
الإيميل منزوع العواطف: يعتبر الإيميل في بيئة العمل خطابا ومستندا رسميا وليس وسيلة لنقل العواطف وتتميز بيئات العمل المنتجة بالكثير من الحماس وببعض الاختلافات المهنية وهي مظاهر طبيعية وسمة في كل منظمة منتجة، فاحرص على عدم نقل عواطفك عبر الإيميل بل استخدم الهاتف أو المقابلة الشخصية لإيضاح المواقف ولو اضطررت لتوجيه عتب لزميل عبر الإيميل فاحرص على أن يكون شخصي بينكما ولا تشرك أحداً معكما أبداً بنسخة في المراسلات.
نسخة مزعجة: يمتلئ صندوق الوارد لديك بعدة إيميلات غير مهمة وتكون أنت في النسخة في الكثير منها، وهي إما أحاديث جانبية بين طرفين أو لمهام لا علاقة لك بها على سبيل المثال: إيميل دعوة جماعية لاجتماع أو لفعالية ويتم الرد على المرسل ونسخة للجميع!، فاحرص على عدم وضع نسخة بريدية إلا لمن له علاقة ومهم إشعاره بمحتوى الإيميل لكي لا تكون مصدراً للإزعاج.
الجودة الذاتية: الإيميل الذي ترسله يعبر عن هويتك ويرسم صورة مهنية عنك، فاحرص على قراءة أي إيميل سترسله على الأقل مرتين قبل إرساله وذلك لمعالجة الأخطاء الإملائية أو التعبيرية أو للتأكد من دقة وصحة الأرقام والبيانات ولتكن لك بصمة في مراسلاتك، ولا تستخدم خطوطاً أو ألواناً مزعجة عند القراءة أو تقوم بالرد بلغة ثانية غير اللغة المستخدمة في الإيميل الأول.