دمج خادمات الفاكس مع نظم الأرشفة الأليكترونية يوفر الملايين على المنشآت الكبرى

تطور جديد في ارتباطات الأعمال المكتبية

شيئا فشيئا تحتل تقنيات مكننة وأرشفة المكاتب اهتماما كبيرا لدى المنظمات الكبرى مثل الجهات الحكومية والشركات الكبيرة الحجم والبنوك المترامية الاطراف، وفي المقابل تتطور هذه التقنيات بشكل كبير في الآونة الاخيرة وتتشعب العمليات التي تقوم بها لترتبط بعدد كبير من البرامج ذات العلاقة المباشرة وغير المباشرة بعملية الحفظ مثل البريد الاليكتروني والانترنت وتنظيم الاعمال والملفات.
تطور تقنيات الأرشفة
بدأت الفكرة عندما تراكمت الآلاف من الملفات على ارفف الارشيف الضخم لدى الشركات والمؤسسات الحكومية، وبالرغم من وجود تنظيم دقيق لعملية البحث والوصول السريع لهذه الملفات بالطريقه التقليدية المعتمدة على تاريخ المعاملة او مصدرها او موضوعها، إلا أن المشاكل التي يعاني منها الارشيف العادي لا يمكن تجاهلها او تجاوزها كما ان المميزات التي يحصل عليها القطاع من استخدام التقنيات الحديثة تحقق له هدفين مهمين هما بقاء اطول للمعلومات في مقاومة التلف والثاني سرعة الوصول للمعلومة وبعدة طرق بمجرد معرفة معلومات بسيطة عن محتويات الملف، ولا يمكن لنا هنا اجراء سرد عن مميزات وعيوب الأرشفة الاليكترونية نظرا لصغر المساحة وضخامة الفكرة والتي تقيم لها السعودية مؤتمرا دوليا سنويا عنها ولكننا نتحدث هنا عن جزئية بسيطة ظهرت مؤخرا وتحقق فائدة كبيرة لم تكن موجودة في السابق وهي اضافة خاصية خادمات الفاكس وربطها بنظم الارشفة السريعة.
قدرات اكبر في التخزين
مما لاشك فيه ان ارتفاع القدرات التخزينية مع رخص ثمنها ساعد على نجاح فكره تصوير المعاملات وحفظها على اقراص صلبة وليزرية دون دفع الكثير من المال للمحافظة على هذه البيانات حيث ان حجم الصور كبير جدا مقارنه بحجم البيانات، ولهذا فإن تطور تقنيات التخزين فتحت المجال امام امكانية تصوير اعداد هائلة من المعاملات يوميا وحفظها مع تصنيفها بالتاريخ او بالموضوع او باسم صاحب المعاملة.. الخ مما يسهل الوصول اليها، وعند امتلاء القرص الصلب او الليزر يتم حفظه في غرف مجهزة لهذا الغرض.
الفاكس إضافة جديدة
في البداية كان الهدف مجرد حفظ المعاملات واسترجاعها ولكن العملية تتطور باستمرار كما ذكرنا فاذا كانت المعامله قد سجلت في الحاسب فلما لا يمكن متابعتها خطوة بخطوة بحيث يمكن لصاحب المعاملة او للمدير المشرف معرفة مكان المعاملة في اي وقت والاجراء الذي تم عليها ومن هو الموظف المسؤول وعمل تقارير يومية او اسبوعية او شهرية عن المعاملات المنجزة او تلك المتأخرة وما تم حيال المعاملات المستعجلة، ثم تشعبت العملية لتصبح اكثر ديناميكية بحيث يمكن متابعة تلك المعاملات بين الفروع المختلفة للمنظمة حتى وان كانت شديدة البعد عن بعضها البعض والاعتماد في ذلك على قدرات الانترنت والشبكات المحلية والشبكات العريضة وهذه الخاصية اعطت الادارة العامة للمنشأة القدرة على متابعة المعاملات في الفروع وكفاءة سيرها او النقص في انهاء المعاملات والتأخير في انجازها مهما كانت المسافة بين الفرع والادارة العامة، ثم تطورت انظمة الارشفة لترتبط بالبرامج المحاسبية وشؤون الموظفين وتستقي هذه البرامج بياناتها مباشرة من نظام الارشفة بعد اخذ الموافقة من الموظف المسؤول فمثلا معاملة خاصة بإدراج موظف جديد في المنشأة فإن نظام المحاسبة وشؤون الموظفين يستقي بيانات الراتب والبدلات وتاريخ المباشرة من القرارات التي صدرت من الادارة العليا مباشرة عبر الحاسب من المعاملة الاصل بالرقم والتاريخ واسم صاحب القرار والموافقات المدونة اليكترونيا على المعاملة ويماثل ذلك قرارات الانتداب والترقيات وغيرها.
دور الفاكس في الارشفة الاليكترونية
والى وقت قريب لم يكن التفكير في تطوير نظم الارشفة يضع الفاكس من ضمن اولوياته ولكن بنظرة فاحصة لأهمية ودور الفاكس في المنشأه الكبيرة نجد ان هناك تكاليف ضخمة بالفعل تنفق على معاملات الفاكس تبدأ من مشكلة توفر الاجهزة والتكاليف المصاحبة لهذه الاجهزة مثل الاستهلاك والصيانة والورق وعملية المتابعة والتشغيل واحتمالية ضياع المعاملة الفاكسية او توجهها الى جهة ليست ذات العلاقة مع مشاكل عدم الوضوح وعدم الاعتمادية ومشاكل اخرى كثيرة تكشف ان المنظمات والمؤسسات الكبيرة تنفق مبالغ طائلة لا يمكن الاستهانه بها مع نسبة خطأ لا بأس بها ومن هنا فان فكرة ايجاد خادم للفاكس يقوم بأرسال واستقبال الفاكسات التي عادة ما تكون بين جهتين ليس بينهما تنسيق اليكتروني مثل الاشخاص العاديين او الشركات الحديثة التعامل او جهة حكومية مع قطاع خاص تعتبر فكرة مجزية فعلا نظرا لعدة اسباب نذكر بعضها:
1 توفير تكاليف شراء عدد كبير من الاجهزة ومايتبعها من مصاريف خاصة بالصيانة والورق وقطع الغيار.
2 تفادي احتمالية تعطل جهاز الفاكس وتأخر المعاملات
3-كفاءة اكبر في حفظ الفاكسات اليكترونيا.
4- إمكانية توزيع فاكس واحد لعدة أشخاص عبر الشبكة او عبر الانترنت إليكترونيا وأوتوماتيكيا.
5- حفظ إليكتروني تلقائي لكل الفاكسات وربطها بالارشيف الاليكتروني مباشرة مع سهولة كبيرة في الحصول على نسخة منها واسترجاعها حتى بعد مرور سنين طويلة.
6 -اطلاع مباشر من قبل مدير المؤسسة والمشرفين عليها على كل الفاكسات التي تخرج او تأتي الى المؤسسة او المنظمة او الادارة الحكومية مما يعطي سيطرة اكبر على استخدام الفاكس ومعرفة ما يجري في الإدارة.
7-إمكانية إرسال فاكس مباشرة من البرامج المختلفة مثل الوورد والاكسل دون الحاجة الى طباعتها بكل سهولة مما يوفر الكثير على المنظومة.
8-القدرة على تحويل الفاكس الى ملف يمكن الدخول عليه وتعديله وارفاق محتويات اليه ومن ثم اعادة ارساله او كتابة ملاحظات على الفاكس على جهاز الحاسب وتعميمه الى كافة الموظفين دون الحاجة الى الورق نهائيا .
تجارب ناجحة
قام أحد البنوك السعودية مؤخرا باستبدال اكثر من 200 جهاز فاكس عادي من الإدارة العامة فقط ووضع برنامج خادم الفاكسات RightFax وربطه ببرنامجه الرئيسي، وهو كبنك بالتأكيد يحتوى برنامج خطير يحتوي على كافة بيانات العملاء الشديدة السرية ولكن كما يقول مدير الحاسب الآلي في البنك السيد هاني دمنهوري أن أهم ميزة كان يبحث عنها كانت في ربط الخادم رايت فاكس RightFaxببرنامج خادم الرسائل الإليكترونية exchange server والاوت لوك بحيث يمكن نقل الفاكس القادم الى البنك الى عدة افرع تلقائيا مع امكانية الدخول الى محتوياته، ولا يحتاج خادم الفاكسات الى متطلبات كثيرة لكي يتم وضعه قيد الخدمة والتخلص من الفاكس العادي ولكن وجود شخص متخصص في الحاسب لتنصيب البرامج وتدريب الموظفين عليه وتحديد الصلاحيات تماما كما تريد تعريفهم على برنامج جديد وقد استطاعت احدى الشركات تطوير طريقة لتقديم الدعم لزبائنها عبر استخدام خاصية الاتصال عبر الانترنت لكي يمكن لها حل أي مشكلة في الخادم دون الحاجة إلى اي اتصال وانما عبر البريد الاليكتروني والفاكس عبر الانترنت .