«فاكس إلكتروني» في بلدية الأحساء لتسهيل إجراءات المعاملات

أطلقت بلدية محافظة الأحساء، الخدمة التقنية الخاصة ب«الفاكس الإلكتروني»، داخل منظومة البلدية، في خطوة تهدف إلى «تسهيل مراجعة المعاملات والخطابات بين الموظفين أثناء العمل وخارجه». ويأتي ذلك في إطار «الخطوات والخطط المستمرة، التي تتجه لها البلدية في تطبيق الحكومة الإلكترونية داخل دائرتها».
وأوضح رئيس البلدية المكلف المهندس عبدالله العرفج، أن «الفاكس الإلكتروني» هي «عملية تقنية ترتبط في مجموعة من «السيرفرات» والأجهزة التقنية الحديثة، ويقوم بالعمل كوسيط بين الفاكسات العادية والبريد الإلكتروني، فعندما يقوم شخص بإرسال فاكس عادي؛ تظهر نسخة على البريد الإلكتروني عبر «إيميلات» الموظفين»، مؤكداً أن البلدية «تعمل جاهدة على التخفيف على المراجع، وإتمام عملياته الورقية كافة، وفي أسرع وقت ممكن، لذا أطلقت هذه الخاصية الإلكترونية بواسطة «الفاكس الإلكتروني»، والذي سيسهم في حفظ الفاكسات ،التي تم إرسالها، بأرقامها وتواريخها، والوقت الذي تم فيه بعث الرسالة، أو الخطاب، أو المعاملة. كما أنه سيساعد الموظفين في متابعة الإجراءات كاملة، سواء في فترة الدوام الرسمي، أو خارجه».
وأتاحت البلدية هذه التقنية لمنسوبيها كافة، لإتاحة الفرصة لهم للاستفادة من خدمات «الفاكس الإلكتروني»، بكل «يسر وسهولة، مع توافر حلول لتوثيق وأرشفة الفاكسات المُرسلة والمُستقبلة رقمياً، ما يُسهل القيام بأي عمليات إجرائية فيها، وكذلك الرجوع إليها متى ما اقتضت الحاجة لمتابعتها في أسرع وقت ممكن». وأشار العرفج إلى أن هذه العملية «تُساهم في خفض كُلفة التراسل وصيانة أجهزة الفاكسات التقليدية، وتجاوز مشكلاتها اليومية كنفاذ الأحبار، أو عدم وجود ورق، أو إلزام الموظف بالحضور إلى المكتب للاطلاع على الفاكس ،الذي تم إرساله خارج أوقات الدوام. فهذه التقنيات ستتيح للموظف ،استلام الفاكس بواسطة بريده الإلكتروني ،عندما يكون خارج مقر البلدية، بواسطة الإنترنت، أو الموبايل، وأيضاً من خلال جهازه في المنزل».
يُشار إلى أن تقنية «الفاكس الإلكتروني» من شأنها خفض نسبة استخدام الورقيات في العمل، والتحول التدريجي إلى «الحكومة الإلكترونية» داخل البلدية. وكذلك خلق «بيئة عمل بلا ورق». وتأتي هذه التقنيات مُكملة لمجموعة من النظم والبرامج الإلكترونية الموجودة في البلدية، مُكونة منظومة معلوماتية، تخدم مُختلف أوجه ونشاطات الأعمال البلدية.