رئيس المؤسسة الأهلية للأدلاء في حوار شامل ل(البلاد): مهمتنا الاسياسية خدمة الحاج منذ وصوله للمدينة المنورة حتى مغادرته لها

تصوير محمد قاسم
تضطلع المؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة بدور بارز ومهم في خدمة ضيوف الرحمن ومن مهامها المتعددة خدمات الاستقبال والخدمة الميدانية ومتابعة الرعاية الصحية لضيوف الرحمن والاشراف على الإسكان والخدمات العامة والارشاد.ولمزيد من المعلومات التقت(البلاد) بالدكتور يوسف بن أحمد حوالة رئيس مجلس إدارة المؤسسة الذي قال:يسعدني ان اتحدث عن المؤسسة الاهلية للادلاء خلال جريدة البلاد العريقة واحب ان اشكر جميع العاملين عليها لتغطيتها المتميزة خصوصا هذا العام لجهودنا في خدمة ضيوف الرحمن .
منذ زمن بعيد كانت بعض الأسر بالمدينة المنورة تعمل في مواسم الحج في مجال خدمة ضيوف الرحمن,وتقديم كافة الخدمات لهم أثناء إقامتهم بالمدينة المنورة، إلى أن صدر الأمر السامي الكريم رقم 54-145 وتاريخ 25-12-1356ه باعتماد نظام هيئة الأدلاء بالمدينة المنورة، ثم صدر الأمر السامي الكريم رقم 4-ص-3162 في 13-6-1399ه بالموافقة على إقامة مؤسسات لخدمات الحجاج بمكة المكرمة والزوار بالمدينة المنورة ,وتوالت قرارات إنشاء المؤسسات حتى صدر القرار الوزاري رقم 324-ق-م وتاريخ 5-8-1405ه القاضي بإنشاء المؤسسة الأهلية التجريبية للأدلاء الذي حول خدمة الحجاج من العمل الفردي إلى العمل الجماعي ليواكب النهضة الشاملة التي تعيشها المملكة.
وتواصلت بفضل الله وتوفيقه القرارات الحكيمة من الدولة أعزها الله فصدر قرار مجلس الوزراء رقم (81) بتاريخ 07-03-1428ه القاضي بتثبيت مؤسسات أرباب الطوائف بتقسيماتها الحالية القائمة وإلغاء الصفة التجريبية عنها , بعد أن تأخذ شكلاً تنظيمياً اعتبارياً بموجب تنظيم تعده وزارة الحج تراعى فيه أن تعمل هذه المؤسسات بأسلوب تجاري.
وتتشرف المؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة بالمساهمة في تحقيق تطلعات حكومة خادم الحرمين الشريفين نحو الارتقاء الدائم بالخدمات المقدمة لضيوف الرحمن زوار مسجد الرسول صلى الله عليه وسلم، وتعمل بشكل دائم على تقويم الأداء في مواسم الحج, لترسيخ الإيجابيات بوصفها مكتسبات ينبغي العمل على تعزيزها وتنميتها ,وتحديد جوانب القصور -إن وجدت- للعمل على تلافيها مستقبلاً، ويتم بتوفيق الله التخطيط المبكر لخدمة ضيوف الرحمن في موسم الحج بالشكل الذي يمكّن المؤسسة من مواصلة مسيرة التطوير وميكنة خدماتها على مختلف الأصعدة.
الرؤية
أن يشعر الحاج الكريم من خلال خدماتنا بأنه بين أهله وذويه في مدينة المصطفى , وأن نكون في ذاكرته مدى الحياة.
الرسالة
نتشرف بأن نتوارث خدمة الحاج الكريم زائر مسجد المصطفى في المدينة المنورة بأصالة وهمة , وأن نقدم خدماتنا الشاملة من لحظة وصوله حتى مغادرته بكل معاني الإنسانية والحضارة والرقي , لننال رضا الله ثم رضا الحاج الكريم وولاة الأمر وطائفة الأدلاء.
القيم
* تحقيق راحة الحجاج وتطلعات المساهمين.
* تحقيق مضامين الانتماء ومفاهيم المواطنة الصالحة.
* النزاهة وإخلاص النية لله .
* الإبداع بتحسين الأداء وجودة الخدمات.
* العمل بروح الفريق الواحد.
* المحافظة على أصالة وعراقة المهنة.
* الابتكار والتطوير المستمر لأساليب العمل.
الأهداف العامة للمؤسسة
* خدمة ضيوف الرحمن زوار مسجد المصطفى بكفاءة إدارية وميدانية عالية وفق تعليمات وأنظمة وزارة الحج.
* توفير بيئة خدمة ميدانية فاعلة ومحفزة للعاملين الميدانيين.
* ميكنة كافة أعمال المؤسسة ومعاملاتها مع الجهات ذات العلاقة بأعمال الحج.
* تعميق مضامين الانتماء ومفاهيم المواطنة الصالحة لهذه البلاد لدى مؤدي الخدمة.
* توثيق أواصر العلاقة بين الحاج الكريم والدليل
الخدمات الأساسية التي تقدمها المؤسسة الأهلية للأدلاء
أولا : الاستقبال:
وتتمثل هذه الخدمة في استقبال الحجاج والترحيب بهم بدءً من وصولهم إلى مراكز الاستقبال و توجيههم إلى مقر إقامتهم بالمدينة المنورة ، ويتطلب ذلك العديد من الإجراءات اللازمة للقيام بهذه المهمة قبل وصول الحجاج من تجهيز مقار المؤسسة (مراكز الاستقبال ومكاتب الخدمة الميدانية) بالتجهيزات اللازمة، وتزويدها بالطاقات البشرية المؤهلة والمدربة ، وتوفير المتطلبات والأجهزة التقنية الحديثة لإنهاء الإجراءات المتعلقة بقدوم الحجاج بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
عناصر الخدمة :
* استقبال الحجاج استقبالاً كريماً يليق بسمعة المملكة والوزارة والمؤسسات ذات العلاقة والتعامل معهم بلطف وبشاشة والترحيب بهم.
* إصدار بيان وبطاقات الاستقبال آلياً مدون عليها رقم الحافلة ، واسم الشركة وتاريخ الوصول ورقم البيان والجنسية واسم وعنوان وأرقام الهواتف الخاصة بمكتب الخدمة الميداني التابع لجنسية الحجاج واسم مجموعة السكن وعنوانها وتسليمها للحجاج داخل الحافلات عند وصولهم لمركز الاستقبال.
* تسجيل وتوثيق كامل بيانات الحجاج آلياً وحفظها في الخادم الرئيسي بمقر المؤسسة وتوفيرها لمكاتب الخدمة الميدانية.
* كوادر بشرية مؤهلة ومدربة لإنهاء الإجراءات اللازمة للحجاج.
الخدمات المقدمة في مكاتب الخدمة الميدانية:
* التنسيق مع بعثات الحج للحصول على جداول مواعيد قدوم الحجاج ومتابعة وصولهم.
* استلام جوازات أو وثائق سفر الحجاج عند وصولهم والتأكد من العدد الفعلي لها والمحافظة عليها حتى مغادرتهم المدينة المنورة.
* التنسيق مع مسئولي الشركات السياحية لتوجيه الحجاج التابعين لهم لمقر إقامتهم.
* التنسيق مع الجهات الخيرية لتوزيع المبرّات على الحجاج الكرام.
ثانيا : متابعة الرعاية الصحية:
تهدف خدمة متابعة الرعاية الصحية إلى الاهتمام بشؤون الحجاج الصحية وتقديم الرعاية لهم من خلال المستشفيات الحكومية بالمدينة المنورة منذ قدومهم وحتى مغادرتهم إلى بلادهم ومتابعة حالاتهم المرضية والعناية بشؤون الموتى من الحجاج.
عناصر الخدمة :
* المتابعة والإشراف المباشر على الحجاج المرضى، والمنومين في المستشفيات.
* المساعدة في نقل الحجاج المرضى إلى المستشفيات الحكومية بالمدينة المنورة.
* متابعة بعثات الحج لاستلام الحجاج من المستشفيات بعد صدور التوصية الطبية بالسماح لهم الخروج من المستشفيات وإعادتهم إلى مقار سكنهم بالمدينة المنورة أو نقلهم إلى مكة المكرمة لتأديتهم فريضة الحج أو مغادرتهم لبلادهم.
* العناية بشئون الموتى من الحجاج والاتصال بالجهات المختصة في حالات الوفاة واستكمال الإجراءات النظامية المطلوبة قبل وبعد الدفن.
* توفير العاملين من ذوي الخبرة لمباشرة أعمال الخدمات العامة والرعاية الصحية ومتابعة أحوال الحجاج.
*تعيين مندوبين من المؤسسة الأهلية للأدلاء بمستشفيات المدينة المنورة لهذا الغرض .
* التنسيق مع جمعية الهلال الأحمر لنقل الحجاج المصابين والمرضى.
* القيام بجولات يومية على المستشفيات لمتابعة حالات المرضى المنومين واستكمال الإجراءات اللازمة لهم.
ثالثا : الإشراف على الإسكان :
تقوم المؤسسة الأهلية للأدلاء بمساعدة الحجاج أو من يمثلهم باستئجار مساكن للحجاج (عبر تقديم قوائم بأسماء العمائر والمجموعات السكنية) ووفق أنظمة وتعليمات ضوابط الإسكان المبلغة من قبل الجهات المعنية واستكمال الإجراءات اللازمة لذلك.
كما تقوم بتوثيق وتصديق عقود إسكان الحجاج مع فرع وزارة الحج بالمدينة المنورة المبرمة بين المؤجرين والمجموعات السكنية وبعثات الحج والشركات السياحية إضافة إلى توفير النواقص في خدمات الإسكان المقدمة للحجاج وتأمين ذلك من مبلغ ال 15% المودع لدى المؤسسة وذلك من خلال متابعة وإشراف الإسكان الميداني والطوارئ بالتعاون مع مكاتب الخدمة الميدانية على مساكن الحجاج ومتابعة أوجه القصور ونقص الخدمة في السكن وفق محددات ضوابط الإسكان المنوه عنها بالأوامر السامية الكريمة.
عناصر الخدمة:
* مساعدة الحجاج أو من يمثلهم باختيار السكن المناسب لهم وتمكينهم من الاستئجار.
* توثيق وتصديق العقود المبرمة بين المؤجرين وبعثات الحج والشركات السياحية والتأكد من توافقها مع ضوابط الإسكان.
* تحصيل التأمين المطلوب من المالك أو المؤجر عند توقيع عقد الإسكان ( الموحد) بواقع 15% من قيمة الإيجار.
* الصرف من قيمة التأمين المودع (ال 15%) في حالة عدم التزام المالك أو المؤجر بتأدية جميع الخدمات المطلوبة منه سواء في حالة نقص الخدمات مثل الماء أو الفرش أو النظافة أو الصيانة بعد موافقة فرع وزارة الحج، وإعادة الباقي من هذا التأمين بعد أن يتم التأكد من أنه قام بتقديم الخدمة المتفق عليها في نهاية الموسم وفقاً للتعليمات المنظمة لذلك.
* تزويد بعثات الحج والشركات السياحية والمؤجرين والمجموعات السكنية بنسخهم من العقود المعتمدة.
* قيام قطاع الطوارئ والإسكان الميداني بجولات على مساكن الحجاج لمتابعة الخدمات المقدمة لهم والتأكد مما يلي:-
- حث المجموعات السكنية بإشعار المؤسسة عن التعاقدات المبرمة مع البعثات والشركات السياحية.
- صلاحية المبنى وتوفر الاشتراطات اللازمة حسب ضوابط الإسكان.
- جاهزية المساكن المستأجرة قبل وصول الحجاج بوقت كاف.
- توفير بيانات السكن والحجاج للحصول عليها عند الحاجة.
- مستوى الفرش مثل (الأسرة الحديدية، المخدات، الأغطية، الألحفة).
- متابعة النظافة العامة للمبنى.
- توفر برادات كهربائية لتوفير الماء البارد بكميات كافية من قبل متعهدي الخدمة للمساكن.
- وجود عمال النظافة.
- عدم تسكين الحجاج في أدوار الميزانين.
- الالتزام بالعدد المحدد لكل غرفة حسب التصريح.
- توفر ملصقات إرشادية توعويه في السكن.
رابعا : الخدمات العامة والإرشاد :
تتمثل خدمة الإرشاد في الخدمات المتعلقة بإرشاد الحجاج وشئون العلاقات العامة والإعلام وتوعيتهم توعية شمولية ( نسكية ، صحية ، مسلكية ...) وتهدف هذه الخدمة إلى الاهتمام الكبير بشئون الحجاج منذ قدومهم وحتى مغادرتهم إلى بلادهم والقيام بتوعيتهم بهدف تأدية الحجاج لنسكهم عن طريق قطاع الارشاد بعلم وعلى بصيرة وتعريفهم بالطرق الصحية والشرعية لأداء مناسك الحج وتزويدهم بالمطبوعات التوعوية والإرشادية عن طريق قطاع العلاقات العامة والاعلام، إضافة إلى الاهتمام البالغ بالحجاج التائهين وإرشادهم إلى مقار سكنهم في المدينة المنورة عن طريق قطاع الإرشاد.
عناصر الخدمة :
* العناية والاهتمام بالحجاج وإرشادهم والرد على استفساراتهم.
* إرشاد الحجاج التائهين إلى مقار إقامتهم في المدينة المنورة.
* البحث عن الحجاج المفقودين والموقوفين لدى الجهات الأمنية.
* طباعة وإصدار عددٍ من المطبوعات والمطويات التوعوية والإرشادية بأبرز لغات الحجاج وتوزيعها عليهم خلال فترة إقامتهم للاسترشاد بها.
* الاستفادة من وسائل الإعلام المسموعة والمكتوبة والمرئية في تقديم التوعية الشاملة للحجاج.
* التعاون مع الجهات المختصة لتقديم التوعية الدينية اللازمة للحجاج.
* مشاركة فرق من جمعية الكشافة العربية السعودية في تقديم خدمة الإرشاد لضيوف الرحمن.
* المساعدة في البحث عن مفقودات الحجاج المبلغ عنها وتسليمها .
خامسا : تقنية المعلومات والحاسب الآلي:
يساهم استخدام تقنية الحاسب الآلي بشكل أساسي في دعم وإنجاز العديد من أعمال المؤسسة الأهلية للأدلاء بأسلوب علمي وعملي وذلك لتوفير المعلومات من خلال مصدر واحد وبدقة وسرعة متناهية، ويهدف استخدام أنظمة المعلومات إلى تيسير الإجراءات وتحسين الخدمة المقدمة لضيوف الرحمن وبناء قاعدة بيانات خاصة بالحجاج لتمكين المؤسسة أو أي جهة أخرى من الحصول على معلومات وافية عن الحجاج التابعين لها وإعداد الإحصائيات المطلوبة واللازمة إضافة إلى استخدام تقنية المعلومات في إدارة أعمال المؤسسة الأهلية للأدلاء بشكل عام.
عناصر الخدمة:
* تطوير التطبيقات الآلية وقواعد بيانات بمايتوافق مع حاجة العمل .
* توفير بيانات الحجاج الكرام على خادم رئيسي موحَّد لكافة مراكز الاستقبال ومكاتب الخدمة الميدانية والمساندة والقطاعات والجهات ذات العلاقة من خلال عمليات تبادل البيانات مع وزارة الحج بمكة المكرمة بعد توثيقها وتسجيلها عبر مراكز المعلومات.
* تقديم الدعم الفني لكافة المواقع الميدانية عمل الصيانة الوقائية والدورية لأجهزة البنية التقنية بمايضمن عدم توقف سير العمل وزيادة كفاءة التعامل مع الأجهزة.
* تخصيص فريق عمل للتواصل مع المسؤولين بالمراكز والمكاتب للتأكد من سلامة الأنظمة التطبيقية والأجهزة والاطلاع على مقترحات المسؤولين وإحالتها للجهات المختصة لدراستها والعمل على تنفيذها.
* مراقبة جودة المدخلات على قواعد البيانات للتأكد من سلامتها والتعاون مع منسوبي المراكز والمكاتب لمعالجة البيانات غير المكتملة.
* تطبيق سياسات أمن المعلومات للمحافظة على شبكة الحاسب الآلي وقواعد البيانات والعمل على تطوير آليات النسخ الاحتياطي وأنظمة استعادة البيانات.
* عقد ورش عمل لتدريب العاملين بالمؤسسة الأهلية للأدلاء ومكاتب الخدمة الميدانية على استخدام الأنظمة والبرامج الخاصة بالحج (نظام الحج الآلي).
* تقديم خدمات إلكترونية عبر موقع المؤسسة الأهلية للأدلاء على الانترنت توفر البيانات اللازمة للجهات ذات العلاقة بأعمال المؤسسة والحاج الكريم