تستقبل ضيوف الرحمن وترشدهم وتعتني بصحتهم . المؤسسة الأهلية للأدلاء كوادر مؤهلة وخدمات راقية

خدمات متعددة تضطلع بها المؤسسة الأهلية للأدلاء بدءًا باستقبال ضيوف الرحمن في المدينة المنورة مرورًا بالإشراف على سكنهم والاهتمام بشؤونهم الصحية وإجراءات مغادرتهم وفق أحدث الأساليب العلمية والعملية.
البلاد التقت الدكتور يوسف أحمد حوالة رئيس مجلس إدارة المؤسسة الذي ابتدر حديثه بخدمة الاستقبال حيث قال: تتمثل هذه الخدمة في استقبال الحجاج والترحيب بهم بدءًا من وصولهم الى مراكز الاستقبال وتوجيههم الى مقر اقامتهم بالمدينة المنورة ويتطلب ذلك العديد من الاجراءات اللازمة للقيام بهذه المهمة قبل وصول الحجاج من تجهيز مقار المؤسسة "مراكز الاستقبال ومكاتب الخدمات العامة" بالتجهيزات اللازمة وتزويدها بالطاقات البشرية المؤهلة والمدربة وتوفير المتطلبات والاجهزة التقنية الحديثة لإنهاء الاجراءات المتعلقة بقدوم الحجاج بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
1 - مراكز الاستقبال:
تقدم المؤسسة الأهلية للأدلاء "ممثلة في قطاع الاستقبال خدمة استقبال الحجاج وانهاء الاجراءات اللازمة لهم عبر المراكز التالية:
- مركز استقبال حجاج الجو والبحر "بمحطة الهجرة".
- مركز استقبال الحجاج بمطار الأمير محمد بن عبدالعزيز الدولي.
- مركز استقبال حجاج البر.
عناصر الخدمة:
- استقبال الحجاج استقبالا كريما يليق بسمعة المملكة والوزارة والمؤسسات ذات العلاقة والتعامل معهم بلطف وبشاشة والترحيب بهم.
- اصدار بيان وبطاقات الاستقبال آليا مدوناً عليها رقم الحافلة واسم الشركة وتاريخ الوصول ورقم البيان والجنسية واسم وعنوان وارقام الهواتف الخاصة بمكتب الخدمة الميدانية التابع لجنسية الحجاج واسم مجموعة السكن وعنوانها وتسليمها للحجاج داخل الحافلات عند وصولهم لمراكز الاستقبال.
- تسجيل وتوثيق كامل بيانات الحجاج آليا وحفظها في الخادم الرئيسي بمقر المؤسسة وتوفيرها لمكاتب الخدمة الميدانية:
- كوادر بشرية مؤهلة ومدربة لإنهاء الاجراءات اللازمة للحجاج.
2 - مكاتب الخدمات الميدانية :
عناصر الخدمة:
- التنسيق مع بعثات الحج للحصول على جداول مواعيد قدوم الحجاج ومتابعة وصولهم.
- استلام جوازات او وثائق سفر الحجاج عند وصولهم والتأكد من العدد الفعلي لها والمحافظة عليها حتى مغادرتهم المدينة المنورة.
- التنسيق مع مسؤولي الشركات السياحية لتوجيه الحجاج التابعين لهم لمقر اقامتهم .
- التنسيق مع الجهات الخيرية لتوزيع الميرة على الحاج الكريم.
ثانيا: خدمة الاشراف على الاسكان
تقوم المؤسسة الأهلية للأدلاء بمساعدة الحاج او من يمثلهم لاستئجار مساكن للحجاج "عبر تقديم قوائم بأسماء العمائر والمجموعات السكنية" ووفق انظمة وتعليمات ضوابط الاسكان المعنية واستكمال الاجراءات اللازمة لذلك وتقوم بتوثيق وتصديق عقود اسكان الحجاج مع فروع وزارة الحج بالمدينة المنورة المبرمة بين المؤجرين والمجموعات السكنية وبعثات الحج والشركات السياحية اضافة الى توفير النواقص في خدمات الاسكان المقدمة للحاج وتأمين ذلك من مبلغ ال 51% المودع لدى المؤسسة وذلك من خلال متابعة واشراف الاسكان الميداني والطوارئ بالتعاون مع مكاتب الخدمة الميدانية على مساكن الحجاج ومتابعة أوجه القصور ونقص الخدمة في السكن وفق محددات ضوابط الاسكان المنوه عنها بالأوامر السامية الكريمة.
عناصر الخدمة:
* مساعدة الحجاج أو من يمثلهم باختيار السكن المناسب لهم وتمكينهم من الاستئجار.
* توثيق وتصديق العقود المبرمة بين المؤجرين وبعثات الحج والشركات السياحية والتأكد من توافقها مع ضوابط الاسكان.
* تحصيل التأمين المطلوب من المالك أو المؤجر عند توقيع عقد الاسكان (الموحد) بواقع 15% من قيمة الايجار.
* الصرف من قيمة التأمين المودع (ال 15%) في حالة عدم التزام المالك أو المؤجر بتأدية جميع الخدمات المطلوبة منه سواء في حالة نقص الخدمات مثل الماء او الفرش او النظافة او الصيانة بعد موافقة فرع وزارة الحج، واعادة الباقي من هذا التأمين بعد ان يتم التأكد من انه قام بتقديم الخدمة المتفق عليها في نهاية الموسم وفقا للتعليمات المنظمة لذلك.
* تزويد بعثات الحج والشركات السياحية والمؤجرين والمجموعات السكنية بنسختهم من العقود المعتمدة.
* قيام قطاع الطوارئ والاسكان الميداني بجولات على مساكن الحجاج لمتابعة الخدمات المقدمة لهم والتأكد مما يلي:
حث المجموعات السكنية بإشعار المؤسسة عن التعاقدات المبرمة مع البعثات والشركة السياحية.
صلاحية المبنى وتوفير الاشتراطات اللازمة حسب ضوابط الاسكان.
جاهزية المساكن المستأجرة قبل وصول الحجاج بوقت كاف.
توفير بيانات السكن والحجاج للحصول عليها عند الحاجة.
مستوى الفرش مثل (الاسرة الحديدية، المخدات، الاغطية، الالحفة).
متابعة النظافة العامة للمبنى.
توفر برادات كهربائية لتوفير الماء البارد بكميات كافية من قبل متعهدي الخدمة للمساكن.
وجود عمال النظافة.
عدم تسكين الحجاج في أدوار الميزانين.
الالتزام بالعدد المحدد لكل غرفة حسب التصريح.
توفير ملصقات ارشادية توعوية في السكن.
ثالثاً.. الخدمات العامة والارشاد.
تتمثل خدمة الارشاد في الخدمات المتعلقة بإرشاد الحجاج وشؤون العلاقات العامة والاعلام وتوعيتهم توعية شمولية (نسكية، صحية، مسلكية...) وتهدف هذه الخدمات الى الاهتمام الكبير بشؤون الحجاج منذ قدومهم وحتى مغادرتهم الى بلادهم والقيام بتوعيتهم بهدف تأدية الحجاج لنسكهم بعلم وعلى بصيرة وتعريفهم بالطرق الصحية والشرعية لأداء مناسك الحج وتزويدهم بالمطبوعات التوعوية والارشادية، اضافة الى الاهتمام البالغ بالحجاج التائهين وارشادهم الى مقار سكنهم في المدينة المنورة.
عناصر الخدمة:
* العناية والاهتمام بالحجاج وارشادهم والرد على استفساراتهم.
* ارشاد الحجاج التائهين الى مقار اقامتهم في المدينة المنورة.
* البحث عن الحجاج المفقودين والموقوفين لدى الجهات الأمنية.
* طباعة واصدار عدد من المطبوعات والمطويات التوعوية والارشادية بأبرز لغات الحجاج وتوزيعها عليهم خلال فترة اقامتهم للاسترشاد بها.
* الاستفادة من وسائل الاعلام المسموعة والمكتوبة والمرئية في تقديم التوعية الشاملة للحجاج.
* التعاون والتنسيق مع الجهات المختصة لتقديم التوعية الدينية اللازمة للحجاج.
* مشاركة خمس فرق من جمعية الكشافة العربية السعودية في تقديم خدمات الارشاد لضيوف الرحمن.
رابعا.. متابعة الرعاية الصحية
تهدف خدمة الرعاية الصحية الى الاهتمام بشؤون الحجاج الصحية وتقديم الرعاية لهم من خلال المستشفيات الحكومية بالمدينة المنورة منذ قدومهم وحتى مغادرتهم الى بلادهم ومتابعة حالاتهم المرضية والعناية بشؤون الموتى من الحجاج.
عناصر الخدمة:
* المتابعة والاشراف المباشر على الحجاج المرضى، والمنومين في المستشفيات.
* المساعدة في نقل الحجاج المرضى الى المستشفيات الحكومية بالمدينة المنورة.
* متابعة بعثات الحج لاستلام الحجاج من المستشفيات بعد صدور التوصية الطبية بالسماح لهم الخروج من المستشفيات واعادتهم الى مقار سكنهم بالمدينة المنورة أو نقلهم الى مكة المكرمة لتأديتهم فريضة الحج او مغادرتهم لبلادهم.
* العناية بشؤون الموتى من الحجاج والاتصال بالجهات المختصة في حالات الوفاة واستكمال الاجراءات النظامية المطلوبة قبل وبعد الدفن.
* توفير العاملين من ذوي الخبرة لمباشرة اعمال الخدمات العامة والرعاية الصحية ومتابعة احوال الحجاج.
* تعيين مندوبين من المؤسسة الأهلية للأدلاء بمستشفيات المدينة المنورة لهذا الغرض.
* التنسيق مع جمعية الهلال الأحمر لنقل الحجاج المصابين والمرضى.
* القيام بجولات يومية على المستشفيات لمتابعة حالات المرضى المنومين واستكمال الاجراءات اللازمة لهم.
* المساعدة في البحث عن مفقودات الحجاج الملغ عنها وتسليمها لصاحبها.
خامساً.. تقنية المعلومات والحاسب الآلي:
تساهم تقنية استخدام الحاسب الآلي بشكلا أساسي في دعم وانجاز العديد من اعمال المؤسسة الأهلية للأدلاء بأسلوب علمي وعملي وذلك لتوفير المعلومات من خلال مصدر واحد وبدقة وسرعة متناهية ويهدف استخدام انظمة المعلومات الي تسيير الاجراءات وتحسين الخدمة المقدمة لضيوف الرحمن وبناء قاعدة بيانات خاصة بالحجاج لتمكين المؤسسة أو أي جهة اخرى من الحصول على معلومات وافية عن الحجاج التابعين لها واعداد الاحصائيات المطلوبة واللازمة اضافة الي استخدام تقنية المعلومات في ادارة اعمال المؤسسة الأهلية للأدلاء بشكل كبير.
عناصر الخدمة:
* بناء تطبيقات آلية وقواعد بيانات بما يتوافق مع حاجة العمل.
* توفير بيانات الحجاج الكرام على خادم رئيسي موحد لجميع مراكز الاستقبال ومكاتب الخدمة الميدانية والمساندة والقطاعات والجهات ذات العلاقة من خلال عمليات تبادل البيانات مع وزارة الحج بمكة المكرمة بعد توثيقها وتسجيلها عبر مراكز المعلومات.
* تقديم الدعم الفني لجميع المواقع الميدانية لعمل الصيانة الوقائية والدورية لأجهزة البنية التقنية بما يضمن عدم توقف سير العمل وزيادة كفاءة التعامل مع الاجهزة.
* تخصيص فريق عمل للتواصل مع المسؤولين بالمراكز والمكاتب للتأكد من سلامة الانظمة التطبيقية والاجهزة والاطلاع على مقترحات المسؤولين واحالتها للجهات المختصة لدراستها والعمل على تنفيذها.
* مراقبة جودة المدخلات على قواعد البيانات للتأكد من سلامتها والتعاون مع منسوبي المراكز والمكاتب لمعالجة البيانات غير المكتملة.
* تطبيق سياسات أمن المعلومات للمحافظة على شبكة الحاسب الآلي وقواعد البيانات والعمل على تطوير آليات النسخ الاحتياطي وأنظمة استعادة البيانات.
* عقد ورش عمل لتدريب العاملين بالمؤسسة للأدلاء ومكاتب الخدمة الميدانية على استخدام الأنظمة والبرامج الخاصة بالحج (النظام الآلي).
* تقديم خدمات الكترونية عبر موقع المؤسسة الاهلية للأدلاء على الانترنت توفر البيانات اللازمة للجهات ذات العلاقة بأعمال المؤسسة والحاج الكريم (تسجيل المجموعات السكنية والشركات السياحية) واستقبال مقترحات واستفسارات الحاج الكريم ومرتادي الموقع، كما يتضمن الموقع العديد من المعلومات التوعوية لزيارة المدينة المنورة ومناسك الحج.
سادساً.. خدمة تداول وحفظ الجوازات:
تقوم المؤسسة الاهلية للأدلاء بتنظيم عمليات مناولة الجوازات ابتداء من استلامها من مكتب الوكلاء الموحد بمطار الامير محمد بن عبدالعزيز الدولي بالمدينة المنورة وسائقي حافلات النقابة العامة للسيارات مروراً بعملية تسجيل بياناتها في الحاسب الآلي ونقلها الى مكاتب الميدانية لأرشفتها وتسليمها لسائقي الحافلات عند مغادرة الحجاج من المدينة المنورة عبر منظومة عمل دقيقة وموثقة آليا في النظام الآلي للحج.
عناصر الخدمة :
* استلام الجوازات ومطابقة اعدادها مع الحجاج عند وصولهم الى المدينة المنورة.
* ادخال بيانات الجوازات بالنظام الآلي للحج الخاص بالمؤسسة الاهلية للأدلاء.
* تسليم حقائب الجوازات لمندوبي مكاتب الخدمات الميدانية.
* ارشفة وحفظ الجوازات بمكاتب الخدمات الميدانية وتوثيق الارشفة في النظام الآلي للحج.
* استخراج الجوازات للحجاج المغادرين واستكمال الاجراءات الادارية للازمة تمهيدا لتسليم الجوازات الى سائقي الحافلات او للحجاج الكرام عند مغادرتهم الى اوطانهم.
سابعا..خدمة المغادرة "التفويج":
تقوم مكاتب الخدمات الميدانية بالاستعداد لاتمام اجراءات مغادرة الحجاج او من يمثلهم لتحديد " موعد ووجهة المغادرة ووسيلة النقل" والتنسيق مع النقابة العامة للسيارات لاستلام الحافلات وتوجيهها الى مواقع المغادرة امام الوحدات السكنية واستكمال جميع الاجراءات والمراحل لمغادرة الحجاج الى مكة المكرمة او الى منافذ المغادرة الدولية.
عناصر الخدمة:
* إدخال بيانات الحجاج المغادرين في النظام الآلي للنقابة العامة للسيارات تمهيدا لاصدار اعتماد شركات النقل.
* تسليم خطوط الإركاب للنقابة العامة للسيارات واستلام الحافلات وتوجيهها برفقة مندوبي مكاتب الخدمة الميدانية الى مواقع المغادرة امام الوحدات السكنية.
* التأكد من نظامية عملية المغادرة بجميع متطلباتها.
* إرسال مندوب من المؤسسة الاهلية للأدلاء على رحلات طيران الداخلية المغادرة لمطار الملك عبد العزيز الدولي بجدة بصحبة الحجاج لتسليم جوازاتهم لمندوبي مكتب الوكلاء الموحد بجدة .
وصف موجز للهيكل التنظيمي العام للمؤسسة الأهلية للأدلاء:
يوضح الهيكل التنظيمي العام للمؤسسة الاهلية للادلاء الجهات التخطيطية والتنفيذية التي تعمل بانسيابية لتترجم الاهداف الاستراتيجية للمؤسسة في صورة مهام تنفيذية خدمية مقدمة لضيوف الرحمن زوار مسجد الرسول صلى الله عليه وسلم على ارض الواقع، كما يبين مستويات توزيع المسؤوليات التخطيطية والتنفيذية والرقابية ويحدد المرجعيات الافقية والرأسية.
ويتكون الهيكل التنظيمي للمؤسسة الاهلية للادلاء اجمالا من جهة رئيسة " تتمثل في مجلس الادارة " وتتفرغ منه ثلاث واحدات اساسية هي :
اللجان والادارات - القطاعات - المجالس التنفيذية.
ويتفرغ من كل واحدة الجهات والاقسام التنفيذية والمساندة في كل وحدة.
تتكون اللجان والادارات من اللجان الدائمة في عمل المؤسسة واللجان الرئيسية ما عدا لجنة الاشراف والمتابعة والذي يكون عملها موسميا خلال فترة موسم الحج فقط ، وتتشكل القطاعات من ثماني قطاعات ادارية وميدانية هدفها العام تقديم خدمات مميزة لضيوف الرحمن في " الاسكان، تقنية المعلومات، الارشاد ، الرعاية الصحية ، .. الخ" بالاضافة الى الشؤون الادارية والشؤون المالية والعلاقات العامة والاعلام وعلاقات المساهمين والشؤون الهندسية والقانونية والاشراف والمتابعة .. الخ.
وتتكون المجالس التنفيذية من ستة مجالس تنفيذية يتبعها عدد 18 مكتب خدمة ميدانيّاً تهدف الى تقديم الخدمة المباشرة لحجاج بيت الله الحرام وزوار مسجد رسول الله صلى الله عليه وسلم.
وتجدر الاشارة ان لكل قطاع او قسم او حتى مركز او مكتب ميداني تركيبته الهيكلية التنظيمية التي تكفل الانسيابية الداخلية في أداء المهام وتضمن تحقيق اهداف الخدمة المقدمة لضيوف الرحمن.