أمانة الأحساء وجامعة الملك فيصل تؤرشفان مليون وثيقة إلكترونياً

أرشفت أمانة الأحساء نصف مليون وثيقة الكترونيا ضمن جهودها الرامية للتحول الكامل للتعاملات الالكترونية وتحقيق مفهوم (أمانة بلا ورق) وترتبط تلك الوثائق بمختلف الأنظمة كالأراضي والمنح والمخططات والمعاملات المالية والرخص والمشاريع بقاعدة بيانات مركزية.
وأوضح أمين الأحساء المهندس فهد محمد الجبير أن الأرشفة الالكترونية تأتي تمهيدا لتفعيل مركز الوثائق والمحفوظات بالأمانة الذي سيتضمن مجموعة من التقنيات العالية لتخزين البيانات ولإدارة المحتوى والمعرفة والاستفادة من المخزون المعرفي لدى الأمانة باستخدام تقنية المعلومات وإتاحته للمستفيدين من خلال بوابتها الالكترونية، الأمر الذي من شأنه الارتقاء بأعمالها وجودتها والإسراع في تقديم الخدمات وإنهائها ما ينعكس إيجابا على مستوى رضاهم.
وفي السياق ذاته، أرشفت جامعة الملك فيصل نصف مليون وثيقة ضمن مشروع الأرشفة الإلكترونية لوثائق عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين.
وذكر المشرف على مركز الوثائق والاتصالات الإدارية الدكتور فهد بن عبدالله الحزاب أن المشروع شمل نطاق الملفات الوظيفية لأعضاء هيئة التدريس السعوديين والمتعاقدين والموظفين الرسميين وبند الأجور والمؤقتين السعوديين والمتعاقدين منذ إنشاء الجامعة وحتى الآن، مشيرا الى أن المشروع يهدف إلى توفير المساحات المكتبية المعدة لتخزين الملفات الورقية بعمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وتوفير نسخ احتياطية إلكترونية من وثائق العمادة في حالة تعرض الأصول للتلف وسهولة استرجاعها باستخدام طرق مختلفة للبحث وإمكانية البحث في محتوى الوثائق إما عبر التكشيف أو استخدام تقنيات (OCR) كما يحقق المشروع سهولة تبادل الوثائق داخل العمادة وخارجها وإتاحة الاطلاع على الوثائق بواسطة عدد من منسوبي العمادة.
وأضاف أن المشروع مر بمراحل متعددة وهي الفرز والتصنيف والفهرسة وإنشاء قاعدة بيانات إلكترونية عملاقة ومسح رقمي لأكثر من نصف مليون لقطة وثائقية وربطها بقاعدة البيانات التي صممت خصيصا على أسس خطة التصنيف المقرة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات التي تعد الأولى على مستوى الجامعات في المملكة، وتتمثل مخرجات المشروع في بناء خطة تصنيف لوثائق عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وتطويرها وتعديلها إلى جانب إعادة الترتيب لموضوعاتها الرئيسية والفرعية والثانوية بما يتفق مع واقع العمادة واعتمادها من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وبناء خطة تقويم وثائق العمادة وتطويرها وتعديلها وإعادة تحديد المدد الزمنية لكل فئة من فئات وثائق العمادة ومخاطبة الشؤون القانونية للحصول على نصوص قانونية وتشريعية تخص مدد حفظ وثائق العمادة واعتمادها من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
وقال وكيل الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة المجتمع الدكتور أحمد بن عبدالله الشعيبي أن هذا المشروع ما هو إلا جزء من المشروع الأكبر وهو الأرشفة الإلكترونية للجامعة حيث يهدف المركز إلى الأرشفة الإلكترونية لوثائق جميع الوحدات الإدارية بالجامعة منذ إنشائها وحتى تاريخه والمتمثلة في الإدارات العليا بالجامعة والكليات والعمادات المساندة والمراكز العلمية والبحثية وسائر الإدارات الأخرى في إطار خطط مركز الوثائق والاتصالات الإدارية لجعل جامعة الملك فيصل جامعة بلا ورق وخطوة إلى الأمام نحو تطبيق أمثل للحكومة الإلكترونية.