كشف مدير جامعة الملك فيصل الدكتور يوسف الجندان، أن الجامعة تستعد لإطلاق مشروع تقني خلال شهر، وهو «نظام إدارة الموارد المالية والبشرية»، وذلك خلال تدشينه مشروع «الأرشفة الإلكترونية» الذي يعمل عليه مركز «الوثائق والاتصالات الإدارية» في كلية الحاسب الآلي. واعتبر هذا المشروع من المشاريع التي «تجعل الجامعة من الأوائل على صعيد تخطي المراحل الأولى في انجاز حفظ تراث الجامعة منذ تأسيسها تقريباً، من الأوراق الرسمية والقرارات المهمة والصور الفوتوغرافية». ولفت الجندان، إلى ان هذا المشروع يسعى إلى «تطوير مستوى المؤسسة الجامعية، وبخاصة بعد 24 شهراً استمر فيه العمل، عبر مجموعة من منسوبي الجامعة، من أكاديميين ومختصين في هذا العمل، الذي استفاد منه عدد كبير من الموظفين، في مجال الوثائق في جميع الكليات والعمادات والمراكز العلمية». وأردف «نحتفل اليوم بمناسبة انجاز مشروع الأرشفة الالكترونية، الذي استثمرت فيه الجامعة، وأشرف على تنفيذه مركز الوثائق والاتصالات الإدارية في الجامعة، من خلال أرشفة مئات الآلاف من الوثائق، سواء الورقية، أو السمعية، أو الصوتية، أو الصور، وغيرها من الوثائق المهمة، إذ تم تصنيفها، وفرزها، وحفظها الكترونياً في المركز، كي تبقى مرجعاً لمنسوبي الجامعة، يمكن الوصول إليه في كل يسر وسهولة، حاضراً ومستقبلاً». وأكمل «بُذلت جهود كبيرة، تلخصت في استخراج وتصنيف وجمع وثائق متنوعة، يعود بعضها إلى فترة تأسيس الجامعة، والمراحل التي تليتها، واستغرقت هذه المهمة الشاقة والمتعبة وقتاً طويلاً في البحث في المستودعات وأرشيف الجامعة والملفات القديمة، وكذلك الرجوع لكل ملف لمنسوبي الجامعة من السعوديين أو غيرهم، بهدف نقل الوثائق كافة الموجودة فيه إلى النظام، وحفظها من التلف أو الضياع». واعتبر وكيل الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة المجتمع الدكتور أحمد الشعيبي، المشروع «جزءاً من مشروع الأرشفة الإلكترونية للجامعة»، مبيناً ان المركز «يسعى إلى الأرشفة الإلكترونية لوثائق جميع الوحدات الإدارية في الجامعة منذ إنشائها، وحتى الآن، والمتمثلة في الإدارات العليا والكليات والعمادات المساندة والمراكز العلمية والبحثية، وسائر الإدارات الأخرى في الجامعة». وقال: «إن الجامعة ستدشن أنظمة أخرى، منها نظام إدارة المحتوى، أو نظام المعاملات الالكترونية الجديد، الذي سيسهم في تحويل العمل التقليدي لأعمال الاتصالات الإدارية في الجامعة، إلى أسلوب تقني متطور، يتم فيه انتقال المعاملات الكترونياً بين الإدارات والكليات داخلياً، وكذلك مع بعض الجهات المرتبطة بالجامعة، مثل وزارتي المال والخدمة المدنية»، مؤكداً ان هذا يسهم في «تخفيض الوقت المطلوب لإنجاز المعاملات، وانتقالها بين الإدارات، وكذلك تقليص هائل في استخدام الورق والأحبار. وربط المعلومات بقاعدة بيانات صُممت خصيصاً على أسس خطة التصنيف المقررة من المركز، التي تعد الأولى على مستوى الجامعات في المملكة».
