جامعة الملك فيصل تنهي أرشفة أكثر من نصف مليون وثيقة إلكترونياً

أنجز مركز الوثائق والاتصالات الإدارية بجامعة الملك فيصل مشروع الأرشفة الإلكترونية لوثائق عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين والتي بلغت أكثر من نصف مليون وثيقة في وقت قياسي .
وأوضح الدكتور فهد بن عبدالله الحزاب المشرف على مركز الوثائق والاتصالات الإدارية أن المشروع شمل نطاق الملفات الوظيفية لأعضاء هيئة التدريس السعوديين والمتعاقدين منذ إنشاء الجامعة وحتى تاريخه ، والملفات الوظيفية للموظفين الرسميين وعلى بند الأجور والمؤقتين السعوديين والمتعاقدين منذ إنشاء الجامعة وحتى تاريخه.
وأكد أن المشروع يهدف الى توفير المساحات المكتبية المعدة لتخزين الملفات الورقية بعمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين ،وتوفير نسخ احتياطية إلكترونية من وثائق عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين في حالة تعرض الأصول للتلف ، وسهولة استرجاع الوثائق المطلوبة باستخدام طرق مختلفة للبحث، وإمكانية البحث في محتوى الوثائق إما عبر التكشيف أو استخدام تقنيات (OCR)، إلى جانب ما يحققه المشروع من سهولة تبادل الوثائق داخل عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وخارجها، وإتاحة الاطلاع على الوثائق بواسطة عدد من منسوبي عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس، والموظفين المخولين في الوقت نفسه.
وقال إن المشروع قام بفرز وتصنيف وفهرسة لأكثر من نصف مليون وثيقة، وإنشاء قاعدة بيانات إلكترونية عملاقة، ومسح رقمي لأكثر من نصف مليون وثيقة (نصف مليون لقطة) وربطها بقاعدة البيانات التي صممت خصيصاً على أسس خطة التصنيف المقرة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، والتي تعد الأولى على مستوى الجامعات في المملكة.
واضاف أن مخرجات المشروع هي بناء خطة تصنيف لوثائق عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وتطويرها وتعديلها إلى جانب إعادة الترتيب لموضوعاتها الرئيسية والفرعية والثانوية بما يتفق مع واقع العمادة واعتمادها من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ، وبناء خطة تقويم وثائق عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين ، وبناء خطة تقويم وثائق عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وتطويرها وتعديلها إلى جانب إعادة تحديد المدد الزمنية لكل فئة من فئات وثائق العمادة ومخاطبة العمادة والشؤون القانونية للحصول على نصوص قانونية وتشريعية تخص مدد حفظ وثائق عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين واعتمادها من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات .
وأكد وكيل الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة المجتمع الدكتور أحمد بن عبدالله الشعيبي على أن هذا المشروع جزء من المشروع الأكبر وهو الأرشفة الإلكترونية للجامعة حيث يهدف المركز إلى الأرشفة الإلكترونية لوثائق جميع الوحدات الإدارية بالجامعة منذ إنشائها وحتى تاريخه والمتمثلة في الإدارات العليا بالجامعة والكليات والعمادات المساندة والمراكز العلمية والبحثية وسائر الإدارات الأخرى بالجامعة في إطار خطط مركز الوثائق والاتصالات الإدارية لجعل جامعة الملك فيصل جامعة بلا ورق وخطوة إلى الأمام نحو تطبيق أمثل للحكومة الإلكترونية بالجامعة .