جامعة الملك فيصل تحول نصف مليون وثيقة إلى «رقمية»

أنجز مركز الوثائق والاتصالات الإدارية، عملية الأرشفة الإلكترونية لمليون وثيقة لعمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين في جامعة الملك فيصل. وأوضح المشرف على المركز الدكتور فهد الحزاب، ان «المركز أنهى الأرشفة في وقت قياسي، ضمن خططه لتطوير وتسهيل إجراءات أعمال الوثائق اليومية، نحو تطبيق أمثلة للحكومة الإلكترونية في الجامعة».
وأوضح الحزاب، أن المشروع «شمل نطاق الملفات الوظيفية لأعضاء هيئة التدريس السعوديين والمتعاقدين، والملفات الوظيفية للموظفين الرسميين، وعلى بند الأجور والموقتين السعوديين والمتعاقدين منذ إنشاء الجامعة وحتى الآن»، مؤكداً أن من أبرز ما يهدف إليه المشروع «توفير المساحات المكتبية المعدة لتخزين الملفات الورقية في عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين، وتوفير نسخ احتياطية إلكترونية من وثائق العمادة في حال تعرض الأصول للتلف، وسهولة استرجاع الوثائق المطلوبة باستخدام طرق مختلفة للبحث، وإمكانية البحث في محتوى الوثائق، إما عبر التكشيف، أو استخدام تقنيات (OCR)، إلى جانب ما يحققه المشروع من سهولة تبادل الوثائق داخل العمادة وخارجها، وإتاحة الاطلاع على الوثائق بواسطة عدد من منسوبي العمادة، والموظفين المخولين في الوقت ذاته».
وذكر ان المشروع «مر في مراحل متعددة، هي: الفرز والتصنيف والفهرسة للوثائق، وإنشاء قاعدة بيانات إلكترونية عملاقة، ومسح رقمي للوثائق، وربطها في قاعدة البيانات التي صممت خصيصاً على أسس خطة التصنيف المقرة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، التي تعد الأولى على مستوى الجامعات في المملكة». وأوضح أن مخرجات المشروع هي «بناء خطة تصنيف لوثائق العمادة، وتطويرها، وتعديلها، إلى جانب إعادة الترتيب لموضوعاتها الرئيسة والفرعية والثانوية، بما يتفق مع واقع العمادة، واعتمادها من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وبناء خطة تقويم وثائق العمادة وتطويرها وتعديلها، إلى جانب إعادة تحديد المدد الزمنية لكل فئة من فئات وثائق العمادة، ومخاطبة العمادة والشؤون القانونية، للحصول على نصوص قانونية وتشريعية تخص مدد حفظ وثائق العمادة واعتمادها من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات».