أرشفة نصف مليون وثيقة إلكترونيا بجامعة الملك فيصل

تحتفل جامعة الملك فيصل السبت المقبل بتدشين مشروع الأرشفة الإلكترونية التابع لمركز الوثائق والاتصالات الإدارية في الجامعة، والذي تم فيه إنجاز أرشفة أكثر من نصف مليون وثيقة إلكترونياً، وذلك ضمن خطط المركز لتطوير وتسهيل إجراءات أعمال الوثائق اليومية، وتطبيقا لآلية الحكومة الإلكترونية.
وأوضح المشرف على المركز الدكتور فهد الحزاب أن المشروع شمل نطاق الملفات الوظيفية لأعضاء هيئة التدريس السعوديين والمتعاقدين منذ إنشاء الجامعة وحتى تاريخه، والملفات الوظيفية للموظفين الرسميين، وعلى بند الأجور والمؤقتين السعوديين، والمتعاقدين منذ إنشاء الجامعة وحتى تاريخه.
وأكد الحزاب أن من أبرز ما يهدف إليه المشروع هو توفير المساحات المكتبية المعدة لتخزين الملفات الورقية بعمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين، وتوفير نسخ احتياطية إلكترونية من وثائق عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين في حالة تعرض الأصول للتلف، وسهولة استرجاع الوثائق المطلوبة باستخدام طرق مختلفة للبحث، وإمكانية البحث في محتوى الوثائق إما عبر التكشيف أو استخدام تقنيات (OCR)، إلى جانب ما يحققه المشروع من سهولة تبادل الوثائق داخل عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وخارجها، وإتاحة الاطلاع على الوثائق بواسطة عدد من منسوبي عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس، والموظفين المخولين في الوقت نفسه.
وقال إن المشروع مر بمراحل، هي: الفرز والتصنيف والفهرسة لأكثر من نصف مليون وثيقة، وإنشاء قاعدة بيانات إلكترونية عملاقة، ومسح رقمي لأكثر من نصف مليون وثيقة (نصف مليون لقطة) وربطها بقاعدة البيانات التي صممت خصيصاً على أسس خطة التصنيف المقررة من المركز، والتي تعد الأولى على مستوى الجامعات في المملكة.
من جانبه، أوضح وكيل الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة المجتمع الدكتور أحمد بن عبدالله الشعيبي أن هذا المشروع جزء من المشروع الأكبر وهو الأرشفة الإلكترونية للجامعة، حيث يهدف المركز إلى الأرشفة الإلكترونية لوثائق جميع الوحدات الإدارية بالجامعة منذ إنشائها وحتى تاريخه والمتمثلة في الإدارات العليا بالجامعة والكليات والعمادات المساندة والمراكز العلمية والبحثية وسائر الإدارات الأخرى بالجامعة.