نظام الانضباط

من سمات المنظمات الناجحة وجود نظام انضباط صارم ومرن في نفس الوقت يوضح للموظف أنواع المخالفات وما يترتب عليها من عقوبات ويطبق بكل دقة وموضوعية لضمان سير أعمال الموظفين بما يخدم تحقيق أهداف المنظمة والعاملين. ويوضح بعض الخبراء أن بعض الموظفين تصدر منهم سلوكيات غير متطابقة مع ضوابط العمل والمنظمة، وتؤدي هذه السلوكيات إلى مشكلات داخل المنظمة، وأحد أهم الاستراتيجيات للحد من هذه السلوكيات هو إيجاد نظام انضباط يشتمل على أنواع المخالفات والعقوبات المترتبة عليها ويوضع على موقع إدارة الموارد البشرية في المنظمة ويطبق بكل دقة. ويهدف نظام الانضباط إلى تحقيق العديد من الأهداف منها على سبيل المثال، توفير رقابة فعالة على الموظفين، ضمان قيام الموظفين بإنجاز أعمالهم، ضمان أداء المنظمة لواجباتها ومهامها، الحد من ارتكاب المخالفات، تأديب الموظفين المخالفين.
ومن المنظمات التي قامت بمحاولات جادة لإيجاد نظام انضباط آلي أمانة محافظة جدة حيث قامت بإيجاد «نظام للانضباط» يشتمل على قواعد مقننة للمخالفات والعقوبات المترتبة عليها وجعلته متاحا للموظفين حيث وضعته على الموقع المخصص لإدارة الموارد البشرية في موقع الأمانة، بل إن الأمانة استحدثت إدارة بمسمى «إدارة الانضباط ومراقبة الدوام» ترتبط تنظيميا بالإدارة العامة للموارد البشرية تهدف إلى تنفيذ ومتابعة إجراءات ضبط المخالفات ورصدها وإعداد التقارير الدورية للأمانة بشكل عام وللإدارات المختلفة بها بشكل شهري بحيث يتاح للمسؤولين في الأمانة الاطلاع شهريا على وضع الانضباط في الأمانة، وبذلك يستطيع المسؤولون في الأمانة مقارنة المؤشرات لشهر معين مع الشهر السابق لرصد التحسن أو التراجع في انضباط الموظفين.
ويوضح أحد المسؤولين في الأمانة بأن النظام مشتق من نظام الخدمة المدنية ولوائحه التنفيذية، وكذلك من نظام تأديب الموظفين، وقد قامت الأمانة بعقد ورش عمل تثقيفية لشرح نظام الخدمة المدنية ولوائحه التنفيذية ذات العلاقة ونظام الانضباط في الأمانة لزيادة وعي الموظفين، ويضيف بأن الأمانة بدأت التطبيق الفعلي للنظام اعتبارا من 1/1/1430ه ، وفي الأشهر الأولى كانت التقارير تعد يدويا، في حين أنه اعتبارا من شهر ربيع الثاني أصبحت الإدارة تعد التقارير آليا.
ومن خلال لقائنا بكثير من المديرين العامين في الحلقات التطبيقية، وكذلك المديرين الذين يلتحقون بالبرامج التدريبية التي تنفذ للإدارة الوسطى بمعهد الاداره العامة نلاحظ أن شكواهم تتركز في الغالب في عدم انضباط دوام الموظفين سواء في التأخر في الحضور إلى العمل ، أو الخروج أثناء الدوام ، أو الخروج قبل نهاية الدوام. لذلك فإنه من الضروري جدا وضع نظام نضباط للموظفين يهدف إلى وضع حد لتسيب الموظفين في الأجهزة الحكومية، ويربط هذا النظام بالحوافز المعنوية والمادية التي تمنح للموظفين. كما يجب أن يتضمن هذا النظام تقدير الظروف الصعبة التي تجبر بعض الموظفين على الخروج أثناء الدوام بسبب مراجعة بعض الأجهزة الحكومية لإنهاء بعض المعاملات الشخصية وكذلك مراعاة ما يمر به بعض الموظفين من اضطرارهم لتوصيل أبنائهم إلى المدارس في أحياء بعيدة عن مساكنهم.
أخيرا فإنه يقترح أن تقوم الجهة الحكومية بشرح هذا النظام وتوضيح مزاياه وكيفيه تطبيقه، وماهي الآثار
والعقوبات المترتبة على ارتكاب المخالفات.
نظام حوافز مرن:
إذا كنا فيما سبق طالبنا بإيجاد نظام للانضباط ومراقبة الدوام فإنه يفترض أن تطبق المنظمة نظام حوافز مرن ومتطور يشتمل على الحوافز المعنوية وكذلك الحوافز المادية لأنهما وجهان لعملة واحدة.
وتقسم الحوافز التي تمنح للموظفين إلى نوعين هما على النحو التالي:
الحوافز المعنوية ومنها على سبيل المثال موظف الشهر، كما هو موجود في جريدة «عكاظ» ومستشفى سليمان فقيه، ومكتبة جرير، وأمانة محافظة جدة، إرسال خطاب شكر للموظف، تخصيص مواقف لسيارة الموظف المميز في موقف قريب من إدارة المنظمة.
والحوافز المادية ومن أمثلتها راتب شهر، تذاكر سفر في إجازة الصيف، مبالغ مالية مقطوعة. فعلى سبيل المثال، في أحد البنوك المحلية يمنح الموظف المجتهد والمميز وفق معايير معينة مبلغا ماليا يصل إلى (300) ألف ريال ولكن يصرف للموظف على مراحل حيث تحتفظ المنظمة بالموظف المميز وتحافظ عليه.
في مؤسسة «عكاظ» للصحافة والنشر على سبيل المثال يطبق نظام حوافز معنوي ومادي متميز، وتقسم الحوافز إلى ثلاثة أنواع، وهي موظف الشهر، الموظف المتميز في كل قطاع، موظف العام.
فعل سبيل المثال من المزايا المعنوية والمادية التي تمنح لموظف الشهر هي كما يلي:
‌أ) نشر صورة وخبر الموظف في جريدة عكاظ.
‌ب) نشر صورة وخبر الموظف في لوحة الإعلانات في المقر الرئيسي وفروع المؤسسة.
‌ج) يعطى مكافأة مالية قدرها (1500) ريال..
في الختام فإن على المنظمة أن تضع معايير محددة لمنح الحوافز المعنوية والمادية، وتكون واضحة لجميع الموظفين وتطبق على الكل بكل تجرد وموضوعية حتى لا تفقد الحوافز مصداقيتها، وينقلب العامل المحفز إلى عامل إحباط. ويمكن للمنظمات السعودية في القطاعين الحكومي والأهلي الاستفادة من تجارب بعض الأجهزة الحكومية أو الأهلية في تطبيق نظام الانضباط ونظام الحوافز المعنوية والمادية.
otaibimh@ipa.edu.sa