يقدم مكتب إدارة البيانات الوطنية تعريفاً لإدارة البيانات على أنها عملية تطوير وتنفيذ الخطط والسياسات والبرامج والممارسات والإشراف عليها لتمكين الجهات من حوكمة البيانات وتعزيز قيمتها باعتبارها أحد الأصول القيمة والثمينة. التقنية وأدواتها أصبحت جزءاً فعالاً وممكّناً في قطاعات الأعمال الصغيرة في مختلف النشاطات، وخصوصاً تلك المتعلقة بالتجارة الإلكترونية أو أي نشاط ينتج عنه بيانات من خلال دورة الأعمال. باعتبار أن البيانات من أهم الأصول القيمة والثمينة لدى المنشآت مهما اختلف حجم المنشأة لتحسين المبيعات وتقديم الخدمات وتجويد العلاقة مع العملاء لتوفير الوقت والمال والالتزام بالتشريعات والسياسات ذات العلاقة، فإن إهمال البيانات دون إدارة مناسبة يعرضها لعدد من المخاطر الأمنية المعلوماتية أو التنافسية في السوق وخصوصاً مع تزايد حجم البيانات من العمليات التشغيلية. بعد تحديد الاستراتيجية الخاصة بالمنشأة وتحديد أهدافها، يحين دور تطوير وتفعيل استراتيجية وعمليات إدارة البيانات وحوكمتها من خلال توحيد نماذج بيانات المنشأة لعوائد تحليلية أكبر عند دمجها وحصرها في مستودعات تخزينية لدعم الأعمال التشغيلية. إدارة البيانات لا تتوقف عند حدود تخزين البيانات بشكل منمذج وموحد فقط، بل تمتد إلى تمكين وتسهيل حمايتها والحفاظ عليها من أي هجمات سيبرانية محتملة وخصوصاً عندما يصعب استرجاع البيانات بسبب عدم وجود آلية أو أدوات لاسترجاع البيانات واستمرارية الأعمال. نجاح أي منشأة صغيرة ذات ميزانية محدودة يعتمد كذلك على كفاءة إنفاق واستهلاك حكيم للموارد، لذا لإدارة البيانات دور فعال في تقليل المصاريف غير الضرورية أو العرضية الناجمة من عمليات اتخاذ قرار غير حكيم بسبب عدم توافر بيانات دقيقة وحديثة في وقت قياسي. وجود إدارة بيانات مناسبة للمنشآت الصغيرة يسهم في تمكينها لاستجابة سريعة للمتغيرات السوقية والتنافسية تماشياً مع متطلبات السوق عبر اتخاذ قرار مبني على معلومات متعلقة على سبيل المثال بسلوك الشراء للعملاء وأهدافهم واحتياجاتهم لتعظيم المنافع أو تجنب المخاطر عبر تحليل دوري وتخطيط آمن للأعمال مستندةً إلى بيانات ذات جودة وقيمة عالية. أهمية إدارة البيانات وحوكمتها ليست حصراً على الجهات والمؤسسات الحكومية أو منشآت الأعمال الكبيرة والمتوسطة، بل تمتد إلى المنشآت الصغيرة لنمو وابتكار أسرع واستباقية تنافسية عبر إنتاجية فعالة وكفاءة إنفاق عالية ومتوائمة مع متطلبات السوق وتعامل آمن مع المعلومات والبيانات من خلال عملية اتخاذ قرارات حكيمة مبنية على بيانات دقيقة وحديثة.
