«الوكلاء» يسخر قاعدة للمعلومات لإنهاء إجراءات الحجاج بالمنافذ

يعنى مكتب الوكلاء الموحد كونه حلقة الربط والوصل لمراحل الخدمات التي تقدم لضيوف الرحمن ،باستقبال الحجاج عبر المنافذ وإرشادهم إلى أماكن نزولهم بالمدن المخصصة لهم ،ونقل أمتعتهم في المنافذ وتذليل الصعوبات التي قد تعترضهم في سبيل تيسير نقلهم من مدينة جدة إلى كل من المدينة المنورة ومكة المكرمة باستقطاب وتأهيل العديد من الشباب السعودي للعمل في منافذ الوصول والقدوم بعد إخضاعهم للبرامج التدريبية للعمل في هذه المهنة ،إلى جانب مساندة أصحاب الكفاءة والمهارة والخبرة من أجل ضمان القيام بخدمات الحجاج على أكمل وجه.
والمكتب يضم تحت مظلته 900 وكيل ووكيلة ومن طليعة مؤسسات أرباب الطوائف والجهات العاملة في شؤون الحج الذي يدخل الحاسب الآلي في أعماله عام 1404ه شبكة معلومات متطورة باستخدام أجهزة الحاسب الآلي.
ويتم في موسم كل حج تصميم البرامج اللازمة للحجاج بما في ذلك تطوير برامج نظام الشبكات ونظام إصدار بيانات الرحلات وبرامج شؤون الموظفين وحسابات الوكلاء وأرباب الطوائف ونظام قسم خدمات الحجاج وتم الربط الآلي بين قاعدة معلومات مكتب الوكلاء الموحد ووزارة الحج لتبادل المعلومات وبيانات الحجاج إلكترونياً مع توفير قاعدة معلومات تمكن المكتب من إجراء دراسات سليمة على أساس البيانات المسجلة والمجمعة في سجلات الحاسب الآلي.
واستطاع المكتب من خلال إدخال تقنية الحاسب الآلي في مختلف أعماله من تحقيق نتائج طيبو في مقدمتها سرعة إعداد بيانات الحاج ،ورفع مستوى صحة المعلومات المطلوبة عبر التحكم في دقة البيانات المدخلة وسهولة البحث عن بيانات الحجاج عند الحاجة.
وحرص مكتب الوكلاء الموحد على تطوير الأداء على اعتبار أن أول انطباعات الحاج القادم لن تكون إلا لما يقدمه له المكتب من خدمات يحوطها الترحاب والاحترام لقاصدي بيت الله الحرام من بقاع المعمورة ، وفي سبيل تطوير الأداء قام مكتب الوكلاء الموحد بإنفاق استثمارات كبيرة لتطوير أدائه وتوفير الآليات والمعدات والقاطرات الكهربائية والرافعات الآلية سعيا للتيسير على الحجاج.
ويركز المكتب على عملية نقل أمتعة الحجاج في منافذ القدوم لما لها من أهمية خاصة في الأجندة التي يسعى لتقديمها كمنظومة من الخدمات لحجاج بيت الله الحرام, حيث قام بتطوير آلية لرفع أمتعة الحجاج على الحافلات المقلة لهم إلى مكة المكرمة والمدينة المنورة باستخدام الرافعات الآلية بدلاً من النظام اليدوي.
ومواكبة من المكتب للتقنية الحديثة قام بإستخدام القاطرات الكهربائية التي تعمل على قطر عربات نقل الأمتعة خصوصاً في ظل الكثافة العددية لأعداد الحجاج القادمين خلال فترات الذروة حيث راعى المكتب زيادة أعداد القاطرات بنسبة 120% ووضع الخطط الكفيلة بزيادة كفاءتها وفعاليتها والاستفادة القصوى من طاقاتها لتعميم تطبيقها لتشمل مختلف مراحل نقل الأمتعة في القدوم والمغادرة.
وعمل المكتب على تسهيل الاتصال بين المسؤولين والعاملين به وسرعة التنسيق فيما بينهم بما يضمن تحقيق أقصى معدلات الأداء والإنجاز لإجراءات الحجاج بإنشاء شبكات اتصال لاسلكية وتعميمها بالمطار والعمل دائماً على تحديثها , في حين تبني المكتب المقترحات التي أثبتت الدراسة الميدانية فاعليتها ويتم ترجمتها إلى واقع عن طريق إدراجها واعتمادها في دليل إجراءات العمل وفي الخطط التشغيلية للحج القادم.
ويعد المكتب بدءاً من شهر رجب من كل عام برامج لخطط الحج, حيث يقوم المسؤولون التنفيذيون بوضع الخطط التشغيلية وإخضاعها للدراسة المستفيضة ، يليها تعيين الموظفين وتدريبهم وتوفير احتياجاتهم من معدات وآليات لتنفيذ العمل.
كما رأى المكتب ضرورة تهيئة وتطوير مواقعه في المنافذ ال 16 بالمملكة وتأمين هذه الشبكات لضمان التواصل المستمر بين أقسامه وتطوير برامج وأنظمة الحاسب الآلي والتنسيق مع وزارة الحج لضمان جودة وسرعة الخدمة وإبرام الاتفاقيات مع بعثات الحج الرسمية والشركات والتنسيق مع أرباب الطوائف لضمان التفويج بيسر وسهولة والتنسيق مع النقابة العامة للسيارات لتوفير وسائل النقل والتنسيق مع وزارة الصحة في الحالات المرضية والوفيات ،والتنسيق مع الجهات الرسمية للدول بخصوص الأوراق الثبوتية ومع أجهزة الإعلام لإبراز دور المكتب في خدمة الحجاج والتنسيق مع الهيئة العامة للطيران المدني وشركات الطيران.
ويهتم مكتب الوكلاء عبر خططه المحكمة على السرعة والدقة في إنهاء الإجراءات أولا بأول فيما يتعلق باستقبال الحجاج والترحيب بهم ومساعدتهم وتوعيتهم وإرشادهم والاهتمام بذوي الاحتياجات الخاصة ورعايتهم واستيفاء أجور أرباب الطوائف وأجور الخيام بالمشاعر والنقل من الحجاج وتقليص فترات بقاء الحجاج في المنافذ والمحافظة على جوازات سفر الحجاج وأمتعتهم.
ويركز على زيادة فاعلية أداء وسرعة فرق العمل وتفعيل دور الفرق الميدانية لخدمة وإرشاد الحجاج ونقل وتبادل معلومات الحجاج إلكترونيا مع الجهات الأخرى, وتنظيم عملية استيفاء أجور أرباب الطوائف من الحجاج ومتابعة عملية إصدار تذاكر النقل للحجاج بالمنافذ وسدادها للنقابة العامة للسيارات ورفع كفاءة خدمة أمتعة الحجاج بالمنافذ والتخطيط المبكر وإعداد الخطط التشغيلية لاستقبال الحجاج وتكريس الإيجابيات ورصد السلبيات لتلافيها إلى جانب إجراء الدراسات لتطوير إجراءات العمل لما يستجد وتوحيد وتوثيق الإجراءات الخدمية المتبعة وإقامة الندوات التعريفية وورش العمل لتأهيل العاملين بالمكتب.