حدد مكتب الوكلاء الموحد عددا من المحاور لترتكز عليه خطته التشغيلية في حج هذا العام وذلك بعد دراسة وتحليل لتطوير خدمات المكتب والارتقاء بها. وأوضح تقرير صدر عن المكتب بهذا الشأن أن المحور الأول في الخطه يتركز على خدمة الحجاج من خلال تحقيق شعار (خدمة الحاج واجب علينا وشرف لنا) إضافة لإعداد المكتب مجموعة من الآليات ومنها سرعة إنهاء وإنجاز إجراءات الحجاج في منافذ الدخول الجوية والبرية والبحرية أولاً بأول وتقليص فترات بقائهم بها وإخلاء المواقع المتاحة لاستقبال الحجاج الآخرين القادمين وتحقيق راحتهم وانسيابية حركتهم وتمكينهم من التوجه إلى مكةالمكرمة أو المدينةالمنورة بكل سهولة ويسر إلى جانب استيفاء أجور النقل وإصدار التذاكر وفقاً للفئات وخطوط النقل الصحيحة والمطلوبة حسب ما هو متفق عليه مع بعثات الحج أو فئة الشيك الذي بحوزة الحاج وسداد قيمته للنقابة العامة للسيارات لتمكين الشركات الناقلة من تأدية ما هو منوط بها من خدمات. أما المحور الثاني فيتمثل في كفاءة الأداء من خلال زيادة فاعلية فرق العمل المخصصة لإنهاء إجراءات الحجاج واستقبالهم لتحقيق أعلى معدلات الأداء وسرعة إنجاز تلك الإجراءات لتحقيق راحتهم ويعد المكتب جملة من الآليات منها تفعيل الفرق الميدانية المختصة بخدمة الحجاج وتوفير المعلومات لإرشادهم إلى مواقع الخدمات المختلفة وتذليل أي معوقات قد تعترضهم وسرعة نقل وتبادل ومطابقة بيانات وإعداد الحجاج الخاضعين لسداد أجور خدمات أرباب الطوائف إلكترونياً ما بين وزارة الحج ومؤسسات الطوافة والادلاء والمكتب. وبين التقرير أن هناك تنظيم عملية استيفاء أجور خدمات أرباب الطوائف من الحجاج الخاضعين للسداد بما يضمن تحقق المؤسسات من سداد تلك الأجور وتمكينها من تأدية ما هو منوط بها من خدمات وتنظيم عملية إصدار تذاكر النقل للحجاج بالمنافذ الجوية والبحرية لمختلف الفئات وخطوط النقل المطلوبة واستيفاء أجورها وسدادها للنقابة العامة للسيارات لتمكين الشركات الناقلة من تأدية خدماتها ونقل الحجاج عبر المدن والمشاعر المقدسة وتنظيم وزيادة كفاءة نقل وتحميل وتنزيل أمتعة الحجاج بجميع المنافذ والتأكد من أداء هذه المهمة على الوجه الأكمل والمطلوب. أما المحور الثالث فيتمثل في الاستعداد والتطوير لرؤية المكتب من خلال التخطيط المبكر وإعداد الخطط التشغيلية اللازمة لاستقبال الأعداد المتوقعة من الحجاج وتأمين الاحتياجات المطلوبة لخدمتهم من الموارد البشرية والمعدات والآليات وكافة التجهيزات والوقوف على ما تحقق من إيجابيات لتكريسها ورصد كافة السلبيات لمعرفة مسبباتها وإيجاد الحلول العملية الكفيلة بالقضاء عليها وتلافيها وإجراء الدراسات الاستقرائية والعلمية اللازمة لتطوير إجراءات العمل حسب المستجدات الموسمية وتقييمها وإعادة هيكلتها لتبسيطها وصولاً لسرعة إنهائها وإنجازها لتحقيق راحة حجاج بيت الله الحرام إلى جانب توحيد وتوثيق الإجراءات الواجب اتباعها لخدمة حجاج بيت الله الحرام وزوار المسجد النبوي الشريف وتأهيل العاملين بالمكتب وتعريفهم بالإجراءات الواجب إتباعها من خلال الندوات التعريفية وورش العمل بما يكفل سرعة إنهاء وإنجاز تلك الإجراءات وتهيئة وتطوير مواقع مكتب الوكلاء الموحد في كافة منافذ الدخول لاستقبال الحجاج فور وصولهم لمواقع المكتب وسرعة إنهاء إجراءاتهم وتأمين شبكة الاتصالات السلكية واللاسلكية لضمان التواصل المستمر على مدار الساعة بين قطاعات وأقسام وإدارات المكتب المختلفة والاستجابة السريعة للمستجدات. وذكر التقرير أن المكتب يعمل من خلال هذا المحور على تخصيص أماكن تجمع الحجاج لكل جنسية على حدة وتوجيههم إليها وتنظيمهم وخدمتهم طوال فترة تواجدهم بالمنافذ وتطوير برامج وأنظمة الحاسب الآلي لإنشاء قاعدة بيانات الحجاج للرجوع إليها عند الحاجة بما يكفل نقل وتبادل تلك المعلومات آلياً مع وزارة الحج ومؤسسات أرباب الطوائف والجهات ذات العلاقة بالمعلومات اللازمة . وأفاد التقرير أن المحور الرابع من الخدمات التي يحققها مكتب الوكلاء الموحد لضيوف الرحمن يتمثل في التنسيق ويشمل عدد من الجهات ومنها وزارة الحج وذلك لتذليل كافة الصعوبات والمعوقات لتحقيق راحة حجاج بيت الله الحرام بما يكفل سرعة إنهاء وإنجاز إجراءاتهم وعودتهم إلى بلاهم بكل سهولة ويسر ومع جميع بعثات الحج الرسمية وإبرام الاتفاقيات الثنائية التي تحدد لكل طرف ماله من حقوق وما عليه من واجبات وبما يكفل أداء الحجاج للفريضة وعودتهم إلى بلادهم بكل راحة واطمئنان إلى جانب التنسيق مع مؤسسات أرباب الطوائف لتمكينها من تقديم خدماتها لضيوف الرحمن وكذلك تحقيق أفضل النتائج لضمان تفويج حجاج بيت الله عند الوصول والمغادرة بكل يسر وسهولة والتنسيق مع النقابة العامة للسيارات والشركات الناقلة لتوفير وتهيئة وسائل النقل المختلفة لنقل الحجاج ومع وزارة الصحة لمتابعة حالات المرضى والمنومين في المستشفيات بمحافظة جدة وإصدار شهادات المتوفين منهم .
