بيروقراطية مقلوبة

البيروقراطية وسيلة لا غنى عنها لعقلنة الإدارة وتحويلها من سلطة شخصية تحكمية إلى تجسيد لسلطة القانون. هذه هي الخلاصة التي توصل إليها ماكس فيبر أبرز الآباء المؤسسين لعلم الإدارة الحديث في كتابه المرجعي «نظرية التنظيم الاجتماعي والاقتصادي». لكننا الآن نتحدث عن البيروقراطية باعتبارها رمزا للرتابة وانعدام الإبداع والتعطيل. هذا يكشف عن أن الشيء ونقيضه يمكن أن يجتمعا في الواقع. أو ربما يكشف عن إمكانية انقلاب المعاني الراقية إلى نقيضها حين تنقل المفاهيم بطريقة القص واللصق، أي نسخ الآليات والأدوات من دون فلسفتها.
****
بين أبرز تطبيقات الإدارة الحديثة نشير إلى تقسيم العمل ومنح الموظفين الصلاحيات المناسبة لأداء واجباتهم بصورة تامة بحيث لا يحتاجون للرجوع إلى رئيسهم في كل أمر. نحن نعاني من علة حقيقية تتمثل في أن كل موظف يعتبر نفسه مسؤولا عن كل شيء وفي الوقت نفسه مفتقرا إلى صلاحية البت في أي شيء، فهو يراجع ما فعله الموظف الذي سبقه إلى المعاملة رغم أنه ليس مسؤولا عن عمله، ثم يحيلها إلى المدير الذي لا يفعل شيئا سوى التوقيع. كان يمكن أن يقوم الموظف الأول بإنهاء المعاملة والتوقيع عليها طالما كانت مستوفية للشروط. وإذا لم تكن كذلك فقد كان يستطيع ببساطة مطالبة المراجع باستكمال المتطلبات، وبهذا يوفر وقت الجميع.
وأذكر أن زميلا لي راجع بريد القاهرة قبل سنوات لإرسال بضعة كتب. يقول الزميل إنه أنفق يوما كاملا في التنقل بين المكاتب، وملأ ورقة كاملة بالتوقيعات والأختام ابتداء من توقيع موظف الوارد ثم موظف التصدير والجمارك والثقافة والمالية والضرائب وبين كل اثنين هناك موظف ثالث مهمته التدقيق في عمل الموظف السابق حتى وصل أخيرا إلى الموظف الذي مهمته وزن الإرسالية ولصق الطوابع عليها ومن بعده هناك طبعا المدقق والمدير وموظف الصادر. لا أدري إذا كانت هذه الصورة الكاريكاتورية لا تزال موجودة إلى اليوم، لكنها مثال واقعي على توزيع الأعمال دون توزيع متناسب للصلاحيات. أن الكلفة المالية للوقت الذي أنفقه مجموع هؤلاء الموظفين إضافة إلى المراجع يبلغ أضعاف قيمة العمل الذي أنجز فعلا.
أذكر أيضا أنني راجعت مسؤولا كبيرا فوجدت على مكتبه رزمة ضخمة من الملفات، وكان يفتح كل ملف ويوقع صفحته الأولى. وحين انتهى بعد نصف ساعة تقريبا سألته عن فحوى هذه الملفات التي تتطلب توقيع مدير في موقعه فأجاب بأنه ينفق ما يعادل ساعتين كل يوم في التوقيع على مثل هذا النوع من المعاملات التي يمكن لأصغر موظف في الوزارة إنجازها، لكن النظام يتطلب توقيع وكيل الوزارة أو من هو في مستواه.
في الإدارة الحديثة يصنف الإداريون إلى ثلاث شرائح من حيث الفاعلية والإنتاج: إداري ينفق وقته في الأعمال التي يقوم بها في العادة موظفوه، وإداري يقوم بالأعمال التي يمكن تحويلها لموظفيه، وإداري يركز جهده على الأعمال التي لا يمكن لمن هم دونه إنجازها. فالإداري الأول فاشل تماما والثاني معطل لعمل الإدارة بينما الثالث هو المدير الناجح.
الموضة الجديدة في عالم الإدارة هي تلك المسماة بالنافذة الواحدة أو المحطة الواحدة One-Stop Shop حيث يقوم موظف واحد بإنجاز المعاملة كلها دون أن يرجع إلى غيره. وهناك أيضا مفهوم الحكومة الالكترونية الذي يفترض إنجاز المعاملات دون مراجعة الدوائر أو اللهاث بين المكاتب. وطبقا لتقرير في صحيفة بريطانية فإن تطبيق هذا المفهوم قد وفر نسبة معتبرة من نفقات التشغيل المعتادة في الدوائر التي أخذت به.
ظننا أننا قادرون على التقدم تدريجيا في هذا الاتجاه، لكننا نحتاج قبل ذلك إلى تيسير القانون وتوضيحه وفوق ذلك إعادة النظر في فلسفته. يجب أن يكون غرض القانون هو تنظيم العمل والتيسير على الناس وليس فقط سد الأبواب أمام العابثين. من بين الملايين الذين يراجعون الدوائر الحكومية هناك أقلية صغيرة جدا تريد العبث بالقانون أو الالتفاف عليه، أما الأكثرية الساحقة فهي تريد الالتزام به، وليس منطقيا أن نعسر حياة الأكثرية من أجل أقلية لا تذكر. ثم يأتي بعد ذلك التوزيع السليم للمهام والصلاحيات كي نجعل الإدارة العامة حلالا لمشكلات الناس لا عقدة في حياتهم.
talsaif@dms-ksa.com
للتواصل أرسل رسالة نصية sms إلى 88548 الاتصالات أو 636250 موبايلي أو 737701 زين تبدأ بالرمز 109 مسافة ثم الرسالة