الاجتماعات .. والأوقات المهدرة

يتفق الكثير على أن معظم اجتماعات العمل التي تقام هي مما تتسبب بإهدار الوقت بصورة بكيرة وذلك بتركيز الحديث حول نقطة أو نقطتين، وحوار جله محصور بين طرف أو طرفين واسترسال مرافق لا يبعث إلا إلى الملل والإضاعة غير المبررة. الأمر الذي يجعلنا نفكر بضرورة إعادة النظر بهذه الاجتماعات لزيادة الفعالية وإيقاف نزيف إهدار الوقت.
في البداية يجب الإشارة إلى أن أهمية إدارة الاجتماعات تكمن في أهمية الأوقات المجملة بين الأفراد والتي ستقضى في ذلك الاجتماع، ومن هنا فإن المسؤولية هي كبيرة ومربوطة بالنطاق الأول على رئيس الاجتماع والشخص الداعي له، وعليه فإن ربما أول نقطة نذكرها في سبيل إدارة أفضل هي أن يقام الاجتماع بالوقت المحدد وألا يتم انتظار الأعضاء الذين تأخروا قليلا أو كثيرا عن موعد الاجتماع حتى لا يغدو ذلك التأخير أو التأجيل مكافأة للمتأخرين معاقبة للملتزمين.
حتى يكون الاجتماع ذا قيمة وفائدة مرجوة، فإنه لابد التأكد من الحاجة إلى إقامته وعدم إمكانية إنجاز تلك المهمات عن طريق البريد الإلكتروني مثلا أو وسائل الاتصال الأخرى، ومن ثم فإن الوصول إلى فعالية أكبر للاجتماعات يستلزم تحديدا واضحا لأجندة الاجتماع والأهداف المرجو تحقيقها من ذلك اللقاء
من هنا فإن أولوية حضور ذلك الشخص ومشاركته هي مقدمة على إقامة الاجتماع بالتاريخ المحدد أو الموعد المقترح، ولا يمنع في ذلك بل يفضل أن يؤجل الاجتماع المعني على أن يقام الاجتماع من دون حضور ذلك الشخص.
.كذلك مما يقترح بشأن إبقاء الحماس على أشده والانسجام على مستواه هو إعادة قراءة أهداف الاجتماع الرئيسية والنتائج المرجوة حتى يبقى التفاعل بإيقاعه السريع ونطاقه المستهدف. جدير بالذكر أن حيوية الاجتماعات وثمرتها المرجوة كثيرا ما تكون معلقة بحضور شخص معيّن أو عدة شخصيات معينة، ومن هنا فإن أولوية حضور ذلك الشخص ومشاركته هي مقدمة على إقامة الاجتماع بالتاريخ المحدد أو الموعد المقترح، ولا يمنع في ذلك بل يفضل أن يؤجل الاجتماع المعني على أن يقام الاجتماع من دون حضور ذلك الشخص. وأما إن طرأ ما قد يحصل دائما من إنابة شخص آخر بدلا من مشاركة ذلك الشخص بالغ الأهمية، فإنه حينها ينصح بإتمام الاجتماع فقط إن كان ذلك المناوب يحظى بنفس الصلاحيات التي هي مخولة للعضو الغائب عن الاجتماع.
لا تمام لفائدة الاجتماع إلا بوجود شخص معني بكتابة محضر الاجتماعات، كذلك المسؤولية هي على رئيس الاجتماع بإشراك الجميع بقضايا الاجتماع وتوزيع المهمات المطلوب تنفيذها على جميع الأفراد ،ليختم بذلك الاجتماع بذكر للنتائج المتفق عليها والمهمات المطلوبة بأشخاصها المكلفين بها وتقرير عام عن محتوى الاجتماع وبنوده الرئيسية.
تويتر: @3zizm