خطوات المعاملة

الإجراءات

وقع إجراء أو إجراءات ثقيلة على الأذن يختلف همها من شخص لآخر فمستوى الهم تحدده ظروف مختلفة كالواسطة والمعرفة أو الأساليب الملتوية كالرشوة العينية أوالمعنوية، وكذلك الخبرة والتجربة السابقة التى تساعد احيانا كما عند المعقبين المتمرسين الذين لا يمكن «زحلقتهم» وتمشيتهم وإقناعهم بإعطاء موعد لا يتناسب، لم يكن الهدف من الاجراءات غير تحسين الخدمات التى تقدم للمواطنين بالسرعة المطلوبة تجنبا للفوضى والضياع بين الادارات المختلفة، وكذا احكام الرقابة تجنبا لإهدار الوقت والمال والثروات العامة بالنفقات غير الضرورية ومساعدة المواطن للاستمتاع بحقوقه، وفى الوقت نفسه ربط الشبكة الادارية وتقليل الضغط والمجهود الذهنى والبدني على الموظفين حتى يتمكنوا من الانجاز المقدر، وكلمة إجراءات بحد ذاتها تعنى خطوات أو مراحل انجاز أي معاملة من لحظة تقديمها وصولا إلى الغرض المنشود وطريقة اتباع الاجراءات تكون محددة سلفا. وغالبا ما تحدد تفاصيلها الادارات الوسطى أى التى تأخذ حيزا وتعمل كحلقة وصل بين الجهات متخذة القرارات (الجهات العليا) وبين المواطنين عبر حلقة اخرى منفذة من موظفين مباشرين، أي كم من الإجراءات يستند إلى مبادئ معروفة وأهداف محددة لكل خطوات الإجراء من اجل أن تساهم هذه الخطوات في الاسراع لإنجاز العمل في الاطار النظامي مع التقليل من الحالات الاستثنائية التى لا يجب ان تتداخل مع الحالات العامة وتستقل كذريعة اخرى، ويمكن عمل تصميم اجرائي خاص بها. والغرض ايضا من الإجراءات التخفيف والتقليل من الأعمال الكتابية والأوراق والملفات وعدم الازدواجية بين الادارات المختلفة سواء في الجهة الواحدة أو مع جهات اخرى مختلفة، فالتنسيق في كل الاحوال يعتبر إجراء يمنع التخبط والركض بين الإدارات مما يتطلب تقدير الوقت اللازم لكل خطوة من خطوات الإجراء.
من المهم جدا عمل دليل يوضح للمراجع الخطوات التي تمر بها المعاملة والوقت الضرورى لإنجازها وذلك مفيد جدا حتى للموظف باعتباره مرجعا في حال الاختلاف على كيفية القيام بالعمل المعين، كما تمنع احتجاجات المراجعين، يجب مراعاة تبسيط الإجراءات لتقليل حجم الأداء الوظيفي ويمكن الاستفادة من العدد غير الضرورى من الموظفين في مواقع اخرى حتى في جهات اخرى تعانى نقصا، وتحجيم وتقصير طول سلسلة الاجراءات الذى غالبا ما يؤدى الى ضياع المعاملات وكثرة الخلافات والاختلافات بين المراجعين بالعمل الروتينى وحتى بين الموظفين انفسهم حيث تنشأ الصراعات والخلافات الوظيفية وبالتالى تتعدد المخالفات نتيجة التقصير في الأداء، وكما اسلفت تكثر الشكاوى وتزداد وتيرة المتذمرين المراجعين.
من المهم جدا انشاء وحدة للتنظيم والمتابعة والمراقبة الداخلية والاستفادة من خبرات المديرين والمشرفين بالجهات التى تصدر القرارات بمعنى أن يشارك الكل في العمل اليومي ولا يترك للموظفين الجدد او الأدنى في السلم الوظيفي من مستجدين حديثى الالتحاق بالخدمة او الأقل كفاءة وأن لا يحملوا ما لا طاقة لهم به.
وتبسيط الإجراءات يحتاج أن يحدد أولا الإجراءات المراد تبسيطها وجمع المعلومات ذات الصلة عن العملية الميكانيكية لسيرها ومن ثم تحليل وتقييم تلك المعلومات في اجتماعات جامعة تضم المدراء والمشرفين والموظفين لوضع التوصيات الهامة بغرض تحسين الاجراءات بالتوصية والتنفيذ والمتابعة، ولا يغيب عن الأذهان أن التقدم في تقنية المعلومات قد احدث تغييرات كثيرة في بيئة العمل ككل، وأصبح غير منطقي ومن غير المعقول التغريد خارج السرب وإضاعة الكثير بحثا عن الملفات أو المستندات الضائعة أو طلب بيانات ناقصة تفرض على المراجع الذى اصطف وقتا طويلا ليطلب منه احضارها مع سهولة استدعائها الكترونيا في نفس اللحظة، وللحق هنا فقد اختصرت التقنية الكثير والكثير جدا، ووفرت على المراجعين حمل الملفات الخضراء والطواف من شارع إلى شارع ومن مدينة الى اخرى وحتى من محافظة إلى أخرى للختم أو التوصية أو الإقرار والشهادة أو حتى التوقيع أو الإفادة وأشياء لو جرى تقييمها لصنفت بهامشية «لا تودى ولا تجيب» وللمناسبة لا يخفى على أحد أن كثرة الإجراءات وتعقيدها بقصد أو بدون قصد إضرار للوطن وإنهاك للمواطن وهدر للأموال العامة ومكتسبات الدولة وضياع وقت العمل وكل عمل وارهاق جسدي وذهني ونفسي للمواطن المرهق اصلا، هذا بجانب انه مدعاة إلى إحداث مداخل سهلة لتفشي الفساد الادارى والرشوة والمحسوبية وجميعها إذا توطنت بدواخلنا من الصعب اقتلاعها من جميع الأطراف والتاريخ يدين الطرفين المراجع ومنفذ الخدمات فالأول يحاول الرشوة المادية او المعنوية حتى لو لم تطلب منه ويشجعها خوفا من مستقبل الاجراءات فهو يحاول بناء علاقة لا يشعر بأنها علاقة فاسدة، وكذا المنفذ الذى يدفع بكل انواع التعقيدات والمعوقات والسواتر النظامية وغير النظامية إيحاء بأن تصلب الإجراءات يحتاج زيتا هيدروليكيا مع حب الخشم.
كم تمنيت أن يحمل المواطن بطاقة واحدة تخفف عليه مخبأه المثقل بالبطاقات وحتى لا يحتاج أن يبلغ بالفقدان لدى أكثر من عشرين جهة في حال اختفاء محفظة أو ما نسميه «البوك» وهل من الممكن أن تربط جميع البطاقات في نظام بطاقة الاحوال لتقدم حتى في البنوك والمرور والجهات كافة وستكون ضمانة تجبر المواطن والمقيم تجديد كل ما يخصه قبل حلول موعده؛ لأن الكل مربوط بالكل وللمناسبة نفس الاجراء تم تطبيقه في كثير من الدول وبس.