كل مؤتمر وأنتم بخير

نورد في هذه المقالة إشارات وأفكارا سريعة يمكن الاستفادة منها في تنظيم المؤتمرات والملتقيات المتخصصة، بناءً على خبرة عملية شخصية، بعد أن فرغت من المشاركة في تنظيم أحد الملتقيات المقامة مؤخرا. وتتركز المقالة على الملتقيات والمؤتمرات ذات الطابع المعرفي والعلمي غير الربحي، التي تستفيد منها القطاعات الحكومية ومؤسسات النفع العام.
عند الرغبة في إقامة أي ملتقى، يجب التساؤل عن الفوائد والثمرة التي يمكن الخروج بها في نهايته، وكيفية تحقيق هذه الفوائد والثمرات، مع ضرورة الاستفادة من التقدم التقني والإعلامي في إعادة صياغة مفهوم وطرق إقامة الملتقيات، والتركيز على عصارة وخلاصات وزبد الأبحاث والتوصيات والقرارات التي تخرج بها.
تنظيم أي مؤتمر أو ملتقى، يشبه بناء أي عمارة تقوم على أساس وأعمدة وجدران، وتحتاج إلى أبواب ونوافذ وديكور وأصباغ وأثاث وزينات. وأساس ولب أي ملتقى يتركز على أوراق العمل والتجارب المقدمة فيه. وعلى الرغم من أهمية الخدمات اللوجستية والإعلامية التي تأخذ الحيز الأكبر من الوقت والموارد البشرية والمالية، إلا أنه يجب ألا يكون ذلك على حساب المحتوى المعرفي، مع ضرورة خفض تكاليفها إلى الحد الأدنى، دون التأثير على نجاح الملتقى أو المؤتمر.
ومن وسائل خفض التكاليف الكبيرة لإقامة الملتقيات: إتاحة الفرصة لطلبة الجامعات للمشاركة في لجان المؤتمرات والملتقيات، على أن يتم تضمين ساعات العمل التي يعملونها في سجلاتهم الأكاديمية. وقد أثبت طلاب الجامعات قدرتهم على المشاركة في الكثير من الملتقيات (بعض الشركات المنظمة للملتقيات توظفهم جزئياً). وأهم ما يمكن عمله في هذا الشأن: إقامة مركز مؤتمرات غير ربحي وحديث في المناطق الرئيسية، تشارك فيه القطاعات الحكومية بالتعاون مع الجامعات في كل منطقة.
يجب أن يكون لكل ملتقى لجان وفرق عمل متخصصة وأهمها: اللجنة العلمية (اختيار الموضوع وأوراق العمل والتجارب)، اللجنة الإدارية (الإشراف على عمل اللجان المتخصصة)، لجنة إعداد وتجهيز المقر، لجنة العلاقات العامة والإعلام، لجنة التسجيل، لجنة الاستقبال، لجنة ورش العمل، لجنة الدورات، لجنة القرارات والتوصيات، لجنة التقييم والجودة.
أول لجنة يتم تكوينها يجب أن تكون اللجنة العلمية، وعند اختيارها شعارا أو موضوعاً للملتقى أو المؤتمر، يجب النظر إلى التحديات والمشاكل الجديدة في نفس المجال، بناءً على أبحاث ودراسات متخصصة، ومن ثم البحث عن المحاور والمواضيع والشخصيات التي سيتم بواسطتها ترجمة الموضوع أو الشعار إلى أوراق العمل والمحاضرات والحوارات وورش العمل المصاحبة.
ومن أهم اللجان التي يجب العناية بها: لجنة القرارات والتوصيات التي تعمل على امتصاص رحيق وزبدة المؤتمر أو الملتقى، والعمل على خروجه بقرارات وتوصيات قابلة للتنفيذ، وتشكيل فرق عمل متخصصة وفاعلة؛ لتنفيذ هذه القرارات والتوصيات.