كيف يتحرر المسؤول من أعباء الاجتماعات اليومية ؟

المقال

لا تخلو (أجندة) الرؤساء التنفيذيين ورجال الأعمال من الاجتماعات، والتي تستمر حتى ساعات طويلة في غالب الأحيان، وهي أحد الأعباء التي يُنظر لها إلى جانب المسؤوليات والمهام الموكولة إليهم. لكن هناك عوامل مساعدة قد تخفف من عبء الاجتماعات؛ أما مسألة أن يكون الأمر مرهقاً أو سهلاً، فإن ذلك يتوقف على المساعد أو(مدير المكتب)، والذي هو المتلقي الأول لطلب الاجتماع. لذلك، فإن عليه واجباً ومسؤولية لا يستهان بها في تحديد مسار يوم المدير أورجل الأعمال؛ إذ يجهّز له جدوله اليومي، لضمان استغلال المدير وقته، وعدم هدره على نحو سليم. وبناء على ما سبق، فإن أهم النقاط المساعدة تتمثّل في:
التأكد من أهمية الاجتماع: على المساعد- بعد تلقي طلب الاجتماع- ألا يعرضه مباشرة على المسؤول قبل التأكد من أهمية الموضوع، وضرورة عقد الاجتماع، والتعرف إلى طبيعة الأطراف المدعوة، وكل ما يتعلق بموضوع الاجتماع.
إعداد (أجندة) عمل واضحة: وتُكتب على شكل نقاط واضحة ومختصرة، ليتم عرضها على المسؤول بعد أخذ الموافقة النهائية على عقد الاجتماع، وتقديم عرض واضح عن الجدول اليومي للأعمال والاجتماعات خلاله.
ترتيب جدول الاجتماعات حسب الأهمية: يعد ترتيب الاجتماعات حسب أهميتها من أهم الأمور التي ينبغي للمساعد الانتباه لها؛ إذ تكون الأولوية القصوى للاجتماعات التي تحتاج إلى اتخاذ قرارات هامة، مثل: اتفاقيات شراكة جديدة، أو كتلك الاجتماعات المتعلقة باتخاذ قرارات ذات أثر مالي على الشركة.
وقت الاجتماع المناسب: على المساعد أن يدرك تماماً مواعيد المدير أو المسؤول وما يناسبه منها، لذلك عليه اختيار مواعيد الاجتماعات حسب وقت مديره وليس حسب وقت الشخص الذي طلب الاجتماع، وإعطاء الأهمية والأولوية لجدول أعمال المسؤول.
توزيع الاجتماعات على مدار الأسبوع: ويكون ذلك بطريقة لا تؤدي إلى الضغط على المسؤول، وأن يراعي المساعد عدم إنشاء جدول مزدحم للمدير، لأن ذلك سيؤثر على قراراته حتماً، مع مراعاة الحالة الصحية أو النفسية للمدير، والتنسيق معه لحجز مواعيد الاجتماعات؛ لتتناسب مع قدرته.
تفادي الاجتماعات المفاجئة إلا عند الضرورة: إن إقحام المسؤول في اجتماعات مجاملات غير مجدية أمر غير مهنيّ، أو في المسائل التي من السهل حلها أو اتخاذ القرار فيها، وتكون ضمن اختصاصات موظفين آخرين.
عرض جدول الاجتماعات على المسؤول في اليوم السابق لعقد الاجتماعات: يجب أن تكون مكتوبة وشاملة لكل النقاط السابقة، ثم الأخذ بالتوجيهات النهائية أو بأي تعليمات جديدة، أو دعوة أطراف أخرى إضافية إلى الاجتماع.
رسالة نصية صباحية للتذكير: من الجيد أن يقوم المساعد بإرسال رسالة نصية صباحية، لتذكير المدير أو المسؤول بجدول الاجتماعات اليومية ومواعيدها، ليستعد نفسياً، ويعرف ماهية جدول أعماله اليومي. وينبغي ألا ينتظر المساعد من المدير أن يسأله: ماذا لدينا اليوم؟.
الاهتمام بغرفة الاجتماعات: تكون منظمة ومرتبة، ومجهزة على نحو كامل من حيث: الجانب التقني، وجانب الضيافة؛ إذ لا بدّ من وجود بعض المشروبات أو المرطبات، و بعض الأغذية، والتمر، والقهوة... كل هذه التجهيزات البسيطة تخلق أجواء من الراحة للضيوف.
تأكيد موعد الاجتماع مع الأطراف الأخرى: لتفادي أي تغيير في موعد الاجتماع أو حتى إلغائه من قبل المدعوين لظروف طارئة، وإعلام المسؤول بذلك قبل وقت كافٍ لعله يريد الاستفادة من وقته في إنجاز مهام أخرى، أو أن لديه ارتباطاً آخر .
التأكد من حضور الجميع إلى غرفة الاجتماعات قبل المدير: إن مجيء المدير إلى مكان الاجتماع قبل الحضور يعد هدراً لوقته، ومسؤولية ذلك تقع على المساعد.
أجندة الاجتماع تُوزَّع على الحضور: إذ يجب أن تكون واضحة ومعدة سابقاً، وعلى المساعد توزيعها على الحضور لضمان سير الاجتماع، وعدم خروج أي أحد عن النص أو عن الهدف الرئيس من الاجتماع.
متابعة تنفيذ قرارات الاجتماع: على المساعد حضور الاجتماع لأخذ الملاحظات و توثيق القرارات ومتابعة تنفيذها، والإشراف على سير التنفيذ وجودته مع الأطراف كافة.
المحافظة على (بروتوكول) العمل: على المساعد أن يتذكر دوماً أنه نقطة الاتصال الأولى مع مكتب الرئيس التنفيذي أو المدير العام، لذلك يجب عليه أن يتعامل بحذر مطلق- وفقاً لأساسيات و(بروتكول) التعامل المتعارف عليه- فيما يخص طريقة الحديث ومستوى الثقافة، وحسن إدارة اتخاذ القرار على نحو مهنيّ.
غرفة اجتماعات الشركة هي مستودع الأسرار الخاص بها: على المساعد أن يحفظ ما أُوكِل له بكل أمانة، ويحرص على أن يكون نقطة الوصل الموثوقة لدى المدير والبيئة المحيطة به.
* رئيس تحرير فوربس الشرق الأوسط