هل سبق وأن وجدتم أنفسكم غارقين في اجتماعات متتالية لا نهاية لها؟ أو بدا لكم خلال هذه الاجتماعات أن التوصّل لإجماع على أمرٍ ما مهمة مستحيلة؟ قد يخفف عليكم إن علمتم أن متوسط مدة الاجتماعات في المعدل العالمي تحتل نسبة تقدّر ب 35 % من وقت العمل الأسبوعي، وقد تصل ل 50 % لأعضاء الإدارات العليا. بدأ مفهوم تجمّع البشر للتشاور والاتفاق منذ الأزل، وتطورت أساليبه مع تعاقب الحضارات، حتى ظهرت في السنوات المتأخرة مدارس عدة بأدوات وتكنيكات متنوعة. في أقصى الشرق، تتبع الشركات والمنظمات اليابانية مفهومًا ضمنيًا يُطلق عليه ال (نيماواشي - Nemawashi)، ولعل أقرب ترجمة مجازية له هي (التمهيد)، أما الترجمة الحرفية فهي (الالتفاف على الجَذر). حيث يعود أصل المعنى لتحضير جَذر الشجرة للاستزراع في مكان آخر، وذلك بالحفر حوله وقطع الجذور الفرعية لينبت محلها جذورًا أرق وأصغر حجمًا، وإضافة تربة مأخوذة من الموقع الجديد حتى تعتاد الشجرة على البيئة الجديدة قبل أن تُنقل إليها. هذا ما تَعمد إليه كثير من الشركات اليابانية عند طرح مشروع جديد، حيث يميل العاملون فيها إلى إرساء الأُسس وتمهيد الطريق بطرح المشروع بشكل مسبق على الأشخاص المعنيين بهدف الحصول على موافقتهم المبدئية قبل عرضه بشكل رسمي في الاجتماع. على الرغم أن هذه المهمة قد تبدو شاقة (بقدر مشقّة عملية تحضير جذر الشجرة للاستزراع)، إلا أنني ومن واقع تجربة أستطيع القول إن لهذا الأسلوب مفعولا سحريا! حيث يساهم في تقصير وقت الاجتماعات بشكل كبير والتوّصل إلى إجماع بشأن المقترحات بأقل قدر ممكن من الانقسام والمعارضة، بل ويساعد على تجنّب مفاجأة أعضاء الإدارات المتوسطة والعليا بمشروع جديد، حيث إنه من الشائع أن يشعر العضو الذي لم يسمع من قبل عن المشروع بأنه قد تم تجاهله؛ وقد يرفض مقترح المشروع لهذا السبب وحده. بغض النظر عن حجم المنظمة، لا يمكننا تجاهل التكاليف المالية للاجتماعات، فعلى سبيل المثال، يبلغ متوسط تكلفة الاجتماع الواحد في الولاياتالمتحدة 340 دولارا، من دون حساب تكلفة مشاركة المديرين والقيادات العليا ذوي المرتبات المرتفعة، والتي قد تصل بتكلفة الاجتماع الواحد بعد تضمينها في الحِسبة إلى 20000 دولار! حسنًا، كم تبلغ تكلفة الاجتماعات في جهة عملكم؟
