بطاقة الأداء المتوازن في جمعية تحفيظ جدة..ترسم السياسات والإستراتيجيات للحفظة والحافظات

بدأت في تطبيقها قبل أربع سنوات وصارت اليوم كابينة التحكم في الجمعية

شرعت الجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم بمحافظة جدة مؤخراً في تطبيق بطاقة الأداء المتوازن وخلال عام ونصف العام تقريباً من بدء تجربة البطاقة أصبحت بطاقة الأداء المتوازن واقعاً عملياً بالجمعية يتحدث عنها الجميع ويستشهد بها ويحتكم إليها عند الخلاف عند طرح البرامج ووضع المبادرات، وتحديد الموازنات، ولقد أصبحت كابينة التحكم بالجمعية على قدر عالٍ من التوجيه والقياس بما يحقق الأهداف الإستراتيجية وفق نظام محكم يضبط إيقاع العمل ويسهم في رفع مستواه.
وبطاقة الأداء المتوازن التي طبقتها الجمعية في بداية عام 1427 ه هي آلية تساعد المنظمات على ترجمة الإستراتيجيات إلى أهداف تشغيلية والتي بدورها تغير السلوك والأداء، حيث إنها نظام يقوم بربط الأهداف والمقاييس والمستويات المستهدفة والمبادرات، والتي بمجملها تصف إستراتيجية المنشأة وكيفية تحقيق هذه الإستراتيجية.
كما أنها تمنح الإدارة العليا طريقة لمراقبة تنفيذ الخطة الإستراتيجية بنفس الآلية التي يستطيع قائد الطائرة أن يتعرف على الانحرافات باستخدام الأجهزة والعدادات الموجودة أمامه، وتهدف هذه البطاقة إلى تحسين الأداء وثانياً تغيير السلوك فإذا تحسن الأداء وتغير السلوك باتجاه تحقيق الأهداف الإستراتيجية من خلال قياس ما تحقق في كل محور من محاور البطاقة الرئيسة والمنبثقة من التخطيط الإستراتيجي تكون الجمعية قد استفادت من تطبيق البطاقة.
فعلى مستوى السلوك فقد تحقق للجمعية إشاعة روح القياس في الجمعية، وعملية اتخاذ القرارات أصبحت مرتبطة بالخطة الإستراتيجية، وعملية اتخاذ القرارات أصبحت مبنية على معلومات البطاقة، وصارت البطاقة تتحكم بمرونة الخطط التنفيذية، مع إيقاف مبادرات والزيادة في مبادرات أخرى، وكل فرد في الجمعية أصبح يعرف ما هو المطلوب منه، ولماذا؟، ويتم ربط كافة الإدارات في أهداف موحدة للمنشأة بواسطة الخارطة الإستراتيجية (الاعتمادية)، كما تتم عملية الموازنة بين الأهداف بحسب القيم النسبية لها، انطلاقات التقييم والتخطيط تبدأ من البطاقة.
وعلى مستوى الأداء، بدأت الإدارات بقياس أدائها باستخدام المؤشرات، والتركيز على الكم والكيف معاً، ورفع الإنتاجية، حيث وصلت في بعض المؤشرات إلى (300%)، ورفع التنافس بين الإدارات مما أدى إلى تحسين الخدمة بشكل كبير، وأصبحت الجمعية تقارن نفسها مع الشركات الكبرى في بعض المؤشرات المشتركة مثل (قياس رضا العاملين) مع الغرفة التجارية.
ومما ذكر نلاحظ أن الجمعية قد وصلت إلى مرحلة كبيرة نحو الريادة، بل إنها تسعى لإيصال هذه الخطوات الرائدة لغيرها من المؤسسات الحكومية والخيرية، فمؤخراً قدمت الجمعية تجربتها مع بطاقة الأداء المتوازن لجهات عديدة حكومية وخاصة وخيرية.