تبسيط الإجراءات المعقدة والتفكير بأساليب مبتكرة

يساعد خبير تبسيط تعقيدات العمل بيل جنسن من خلال كتابه (الدليل العملي لتبسيط إجراءات العمل) المؤسسات على رفع مستوى أدائها ونتائجها، عن طريق تعليمها كيفية التركيز على المهم حقا ومنع العاملين فيها من إهدار وقتهم وطاقاتهم. وفي محاولة لمنح التنفيذيين ومديري الوسط والعاملين أساليب مبتكرة تمكنهم من التفكير بشكل مختلف حول موضوعات القيادة والاتصالات والإنتاجية وسير الأعمال وكفاءتها، يقدم جنسن هذا الكتاب في سلسلة كتبه عن تبسيط الأعمال، مع كثير من الأساليب المفيدة لتوفير الوقت والتي يمكن تطبيقها على المهام اليومية والمراحل المختلفة للتطور الوظيفي للأفراد ومجهوداتهم في شتى المجالات. وعن طريق تركيز الأدوات والاستراتيجيات للوصول إلى أساليب للتغلب على مضيعات الوقت التي ينشغل بها معظم الناس طوال اليوم، يقدم جنسن منهجا واعيا للوقت لمعالجة أكثر موضوعات إدارة الأعمال انتشارا.
يرى جنسن أن كل شخص يجب أن يزيد من احترامه لذاته. ومن ذلك احترامه لوقته المحدود، وتقليله من الأنشطة التي لا تمثل أهمية في عمله، وهي الأنشطة التي لن تغير من نجاحه شيئا إذا أسقطها. وهو ما لا يتيح لهم فقط وقتا أكثر، بل يساعدهم على الوصول إلى الأمور الهامة في حياتهم وإفراد وقت كاف لها وإنجازها. كما يؤكد أن اختيارك عدم القيام بالأنشطة الأقل أهمية يمكن أن يكون قرارا واختيارا شجاعا للغاية، شجاعة تخطي التوافه التي كثيرا ما نعرف أنها تافهة، لكننا نصر على القيام بها رغم ذلك لأسباب عديدة، وتشترك كلها في أنها تكرار لعادات، وليس عن اقتناع أو انتظارا لفائدة مرجوة.
تركز الفصول الأولى من الكتاب على توفير الوقت المهدر في طقوس يومية. ومن نصائح الواردة بها:
1) تجاهل معظم الاتصالات المؤسسية:
فإذا كان لهذا الاتصال أي أهمية، فتأكد أنه ستتم معاودة الاتصال بك مرة أخرى، بشكل أو بآخر. وعندها يمكنك التركيز على محتوى تلك الرسالة بعد أن تتأكد من أهميتها لمعاودة الاتصال بك. وبذلك لن تهدر وقتك مع كل اتصال يستحق أولا يستحق.
2) إلغاء 75% من رسائل البريد الإلكتروني:
فأنت بذلك تقوم عمليا بفرز بريدك الإلكتروني، وهي مهمة كثيرا ما يدعو الخبراء إليها، لكن لا يقوم أي منا بها. ويجب أن تتم عملية الفرز هذه قبل أن تفتح الرسائل وتقرأها، وإلا تكون قد أهدرت الوقت بالفعل. يمكنك أن تقوم بذلك من خلال معرفة اسم المرسل وموضوع الرسالة. فإذا تبين عدم أهمية أي منها، الغ الرسالة فورا، ولا تضيع وقتك معها.
3) كن مستعدا على الدوام للاعتذار عن أي اتصال أو حديث أو ارتباط تعتبره أنت من مضيعات الوقت.
4) عند ترك رسالة صوتية للغير، اختصر بقدر الإمكان، ووضح ما تريده في نقاط. فعندما يتصل الطرف الآخر بك، سيحدثك في الموضوع فورا أو يجيب عن أسئلتك، بدلا من أن تبدأ بشرح الموضوع من البداية.
ومن خلال استعراض عدد من الحالات الدراسية والأمثلة والتدريبات يأخذ جنسن القارئ في رحلة لتحسين استغلاله لوقته من خلال تبسيط إجراءات العمل. ويخاطب جنسن كل مستوى وظيفي معين مبديا له نصائح خاصة به وبعمله ووقته.
من أهم فصول الكتاب فصل باسم (كيف تقول لا)، وعلاقة ذلك بتبسيط أمور العمل وتوفير الوقت والجهد. وعليك أن تحتكم في ذلك إلى عقلك وأولوياتك، وكذلك إلى قلبك ومشاعرك وأحاسيسك. بالإضافة إلى استراتيجيات محددة يقدمها جنسن لتتمكن من تحديد ما تقبله وما تعتذر عنه من مهام وارتباطات.
في القسم الأخير من الكتاب يوضح جنسن للقارئ كيف يمكنه إصلاح ومعالجة مضيعات الوقت القائمة بالفعل في عمله، خاصة المهام التي تستغرق وقتا أكثر مما تستحق، وتأثير ذلك على أماكن العمل والمؤسسات ككل، وكذلك على علاقات الأفراد ببعضهم. ثم يقدم الكتاب ملخصا لكل ما ورد به من نصائح حتى يمكن الرجوع إليه بسرعة.
من عوامل جاذبية الكتاب روح المرح والفكاهة التي تتميز بها كتابات جنسن، والتي يضعها إطارا لمحتويات كتابه الجادة عظيمة الفائدة.
The Simplicity Survival Handbook
By: Bill Jensen
311 pp. - Basic Books