العنقري: العبرة في الحكومة الإلكترونية ليست بكثرة الخدمات وإنما يجب أن تغطي كافة احتياجات المستفيدين

صوامع الغلال أتمت (19) خدمة إلكترونية رئيسية وأمامها (18) خدمة أخرى لهذا العام

اتخذت جميع الجهات والهيئات الحكومية الخطوات الجادة للتحول إلى التعاملات الالكترونية في تعاملاتها الورقية اليومية ومن هذه الجهات المؤسسة العامة لصوامع الغلال ومطاحن الدقيق،
"الرياض" كان لها هذا اللقاء مع المهندس عبدالعزيز بن عبدالله بن عبدالرحمن العنقري مدير إدارة تقنية المعلومات في المؤسسة لنتعرف منه على تجربة المؤسسة في مجال الحكومة الالكترونية.
* في البداية نأمل من سعادتكم إلقاء الضوء على تطورات التعاملات الإلكترونية لديكم ؟
- لاشك أن حزمة القرارات التي أصدرها مجلس الوزراء الموقر بشأن تطبيق التعاملات الإلكترونية .. تعطي دلالة مباشرة على قيمة هذا المشروع الحيوي، الأمر الذي يتطلب من كافة العاملين بقطاع تقنية المعلومات إثبات مدى قدرتهم على تطبيق تلك الضوابط على أرض الواقع بما يتفق مع الأهداف السامية التي تسعى لتحقيقها الدولة. من هذا المنطلق كانت المؤسسة من أوائل الجهات الحكومية التي بادرت في تنفيذ مضمون تلك القرارات والتي تطالب الجهات الحكومية بضرورة البدء في تحويل كافة تعاملاتها الورقية إلى إلكترونية وتسهيل الحصول على الخدمات آلياً.
عملاء الدقيق والأعلاف ينهون جميع معاملاتهم عبر الإنترنت بدون الحاجة مطلقاً لزيارة المؤسسة
فعلى المستوى التنظيمي ولتحقيق الأهداف التي يسعى لها برنامج التعاملات الإلكترونية قامت المؤسسة بتعديل هيكلها الإداري وذلك بإصدار قرار يقضي بربط الوحدة المسؤولة عن تقنية المعلومات إدارياً بالمسؤول الأول، كما تم تشكيل لجنة داخلية تُعنى بالتعاملات الإلكترونية مكونة من عدّة إدارات ترتبط أعمالها مباشرةً بمعالي مدير عام المؤسسة وذلك لعدة اعتبارات أهمها توفير كافّة أنواع الدعم وإزالة العقبات التي قد تعترض مراحل التطبيق بالإضافة إلى سرعة اتخاذ القرار والابتعاد عن الروتين الذي قد يؤدي إلى تأخر التنفيذ.
من خلال لجنة التعاملات الإلكترونية بالمؤسسة تم طرح مجموعة من التوصيات والتي اشتملت على أبرز ملامح التغيير المتوقع إلكترونياً .. حيث تمت إعادة دراسة هندسة إجراءات العمل Business Process Re-engineering BPR والتي تضمنت مراجعة طرق العمل اليدويّة المتبّعة بالمؤسسة كوسيلة لتقديم الخدمات ذات العلاقة المباشرة بأداء المهام والأعمال اليوميّة وحصرها سواء لمنسوبي المؤسسة أو لعملائها تمهيداً لتحويلها إلى نماذج إلكترونية.. تزامنت تلك الخطوة مع قيام إدارة تقنية المعلومات بإعداد " خطة عمل " شاملة ترتكز على مجموعة من البنود الرئيسة والمتمثلة في إعادة تصميم موقع المؤسسة الإلكتروني على الإنترنت ( بنسخته الثانية ) كواجهة لتقديم مجموعة من الخدمات الإلكترونية لعملائها بشكل واضح وميسر.. وتطوير البنية التحتية الشبكية Infrastructure في جميع فروع المؤسسة مع ما تضمنته عناصر الخطّة من استبدال لكافة الأجهزة المركزية وملحقاتها وتطوير قواعد البيانات ونظم التشغيل وإعادة كتابة الأنظمة بما يسمح بإمكانية مشاركة البيانات مع جهات حكومية أخرى. كما تم التنسيق مع شركات الاتصالات بغرض الحصول على دوائر اتصال رقمية IP-VPN بسعات تتناسب مع الاحتياجات لتمكن المؤسسة من تعميم خدماتها الإلكترونية في كل فروعها المنتشرة بمناطق المملكة .
نتائج تطبيق البوابة الإلكترونية
ونظراً لأهمية وجود بوابة إلكترونية باعتبارها اللبنة الأساسية للتطوير والتغيير فقد تم إطلاقها في وقت قياسي مدعمة بنظام خاص بالصلاحيات ومتابعة الإجراءات والرقابة حيث تم العمل بمرحلتها الأولى بالإدارة العامّة بتاريخ 1/3/2009م باللغتين العربية والإنجليزية. كما تحتوي البوابة الإلكترونية على العديد من النماذج الإلكترونيّة والتي تم تصميمها بطريقة مبسطّة وسهلة روعي فيها عدم إهمال تقاليد وعادات العمل القديمة وتقديمها بصورة موثّقة وأكثر تنظيماً مما يسهل من متابعة سجلاتها.. الأمر الذي مكننا من معالجة مالا يقل عن ( 3394 ) طلباً إلكترونياً داخلياً حتى الآن، كانت تعتمد على العمل الورقي سابقاً ، كما يقوم فريق العمل حالياً بمراجعة الخدمات الإلكترونية المدرجة ضمن المرحلة الثانية تمهيداً لإطلاقها، بالإضافة إلى وضع اللمسات النهائية لتطبيق النسخة المخصصة لفروع المؤسسة والتي من المتوقع إطلاقها خلال شهرين بمشيئة الله.
* كم عدد الخدمات الإلكترونية الفعالة ؟
- على مستوى الخدمات الإلكترونية الداخلية عبر البوابة الإلكترونية يوجد حالياً أكثر من ( 19 ) خدمة رئيسية فعالة ( بمعنى إمكانية الحصول على أكثر من خدمة فرعية داخل كل نموذج رئيسي ) .. كما تمت جدولة عدد ( 18 ) خدمة تمثل المرحلة النهائية والتي تنتظر التفعيل خلال هذا العام.
أما إن كان الحديث عن الخدمات الإلكترونية التي تخص المستفيدين من خارج الجهة .. دعني أوضح جانباً مهما فيما يتعلق بعدد الخدمات الإلكترونية المتاحة .. حيث إن العبرة هنا ليست بالكثرة طالما أنها تغطي كافة احتياجات المستفيدين المستهدفين من خدمات الجهة .. كما يمكن القول بأنه طالما توفرت الجاهزية الإلكترونية .. فيمكن للعدد أن يزيد في أي وقت بناء على احتياجات المستفيد النهائي.
فمثلاً المؤسسة وحسب طبيعة أعمالها تتعامل مع فئتين رئيسيتين من العملاء تركز على خدمتهم بشكل مباشر، وهما عملاء الدقيق وعملاء الأعلاف. حيث يمكن لكافة عملاء الدقيق بالمملكة العربية السعودية ومن خلال موقع المؤسسة الإلكتروني على الإنترنت www.gsfmo.gov.sa التواصل مع المؤسسة إلكترونياً وبدون الحاجة لمراجعة الإدارة العامة أو أي من فروعها حيث تم تفعيل كافة الخدمات التي يحتاجها العميل إلكترونياً بمجرد أن يقوم بتحديث بياناته الأساسية والحصول على عضوية في الموقع يتم إرسال تفاصيلها كرسالة نصيّة عبر الجوال SMS بالإضافة إلى البريد الإلكتروني .. هذه العضوية تمكنه من الدخول للوحة التحكم الخاصة به والتي تشتمل على معلومات عن الكميات والمنتجات التي يحتاجها ومواعيد استلامها وإمكانية الحصول على تقارير متنوعة عن حسابه وعن المستفيدين التابعين له مع إمكانية طباعة الملصقات التعريفية وإضافة المندوبين وطلبات زيادة الكميات بالإضافة إلى طلبات النقل و طلبات الانضمام .. كما أن إدارة تقنية المعلومات تقوم بمراجعة هذه الخدمات بشكل دائم للتأكد من تغطيتها لاحتياجات كافة العملاء وبالتالي فهي على استعداد لإضافة المزيد منها للوصول لرضى العميل. كما تم الحصول على موافقة معالي مدير عام المؤسسة لإطلاق الخدمات الإلكترونية والتي تخدم الفئة الرئيسية الثانية لعملاء الأعلاف فور الانتهاء من عمليات التحديث الإلكتروني لعملاء الدقيق والمتوقع أن تكون بنهاية شهر رمضان القادم بمشيئة الله.
هذا بخلاف الفئات الأخرى والمستهدفة بخدماتنا الإلكترونية كطلبات انضمام الجمعيات التعاونية .. وتقديم بيانات متكاملة عن المناقصات بمجرد طرحها للمقاولين .. وإمكانية تقديم طلبات التوظيف إلكترونياً بالإضافة إلى معالجة الطلبات .. والاستعلام عن المعاملات .. ومواعيد استلام القمح موسمياً .. وأخيراً إمكانية تزويد الجهات الحكومية الأخرى ببيانات مشتركة كرخص البلدية والسجلات التجارية والتراخيص الصناعية.
* وما هي خطتكم حيال تواصل تطبيق التعاملات الإلكترونية ؟
- نسعى من خلال نظام الاتصالات الإدارية وتتبع المعاملات إلى أن تكون كافة تعاملات المؤسسة الداخلية على مستوى الإدارة والفروع إلكترونية خالصة، وذلك بالاستغناء عن العمل الورقي نهائياً مع مطلع العام الجديد .. حيث تم اختبار الأنظمة وتجربتها وتأمين متطلبات تطبيقها ، كما تم إعداد جدول تدريبي لكافة منسوبي المؤسسة من موظفين ومدراء إدارات يبدأ اعتبارا من شهر شوال القادم بمشيئة الله.
* كيف ترون جاهزيتكم للتحول الإلكتروني بشكل كامل؟
- حالياً جميع الإجراءات ذات العلاقة بالدورة الإنتاجية تتم بشكل آلي ومتكامل .. ابتداء من لحظة استلام القمح وصرف مستحقات المزارعين، مروراً بفحص العينات والتأكد من مطابقتها للمواصفات، وانتهاءً بمرحلة تخزينها في الصوامع، ومن خلال تقارير وخطط الإنتاج اليومية والأسبوعية ومقارنتها بمتطلبات واحتياجات السوق تتم جدولة الكميات المطلوب ترحيلها آلياً لعمليات الطحن ومن ثم تعبئة المنتجات حتى الوصول لمرحلة بيع المنتج النهائي للعملاء المعتمدين. ..كل هذا يتم باستخدام تطبيقات ذات موثوقية عالية من حيث الأمان وعن طريق شبكات حديثة تم تطويرها مؤخراً بفروع المؤسسة. علاوة على وجود أنظمة مالية ومحاسبية متكاملة. كما يمكننا القول بأن المؤسسة حققت كل خططها وأهدافها فيما يتعلق بتجهيز البنى التحتية infrastructure واستبدال كافة الأجهزة المركزية وتطوير قواعد البيانات ونظم التشغيل والتي تم الانتهاء منها فعلاً لكافة الفروع خلال الربع الأول من هذا العام. أما ما يتعلق بإعادة تطوير وتحسين الأنظمة والتطبيقات المعتمدة وتحويلها لتقنية الويب وإضافة المزيد من الخدمات فقطعنا شوطاً كبيراً جداً حتى أن البعض منها يخضع حالياً للاختبارات النهائية كالإنتاج والمبيعات واستلام الغلال والنقل، والتي من المتوقع إطلاقها بفرع الرياض خلال الأسابيع القادمة.
* ما هي أبرز المعوقات التي واجهتكم وتواجهكم في تطبيق التعاملات الإلكترونية ؟
- جرت العادة على أن تكون معوقات تطبيق أي خدمة إلكترونية مقرونة بنقص الكوادر المؤهلة أو عجز مالي يعيق تنفيذ الخطط والبرامج .. ولكننا بفضل الله تجاوزنا هذه العقبات بتفهم الإدارة العليا ودعمها المتواصل برئاسة معالي مدير عام المؤسسة والذي يحرص كل الحرص على أن تحتل المؤسسة مكانة مرموقة في مجال إتاحة الخدمات إلكترونياً.
تتبقى أمامنا عقبة رئيسية نأمل التغلب عليها وهي ما يتعلق بأنظمة الاتصالات وتزويد فروع المؤسسة بخدمات إنترنت عالية السرعة.. حيث إننا نأمل من شركات الاتصالات إعطاء الجهات الحكومية الأولوية في ربط مواقعها المنتشرة بمناطق المملكة بقنوات اتصال رقمية تستطيع من خلالها تعميم خدماتها الإلكترونية لمواكبة أهداف الحكومة الإلكترونية.. فحتى الآن لم نتمكن من الحصول على خدمات الربط الرقمي مع ثلاث مناطق رئيسية في القصيم وعسير والجوف بالإضافة إلى محافظة وادي الدواسر
* ما مدى استفادتكم من برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية "يسر" ؟
- الاستفادة الحقيقية هي الاطلاع على نماذج قياس التحول التي يعدها البرنامج .. فالنماذج تعطي دلالة واضحة بالأهداف المطلوب تحقيقها بشكل عام .. كما أنها توضح للمختصين في قطاع تقنية المعلومات نقاط الضعف التي يفترض التركيز عليها وتلافيها. فبإلقاء نظرة سريعة على نتائج تقييم البرنامج لأداء المؤسسة لنموذج القياس الأول تم تحقيق نسبة وقدرها 43.07% مقارنة بنسبة وقدرها 57.06% لنموذج القياس الثاني أي نسبة إنجاز إضافية لكافة المناظير قدرها 14% وهي المرحلة القريبة جداً من التأهيل لإتاحة الخدمات.
ومن خلال النموذج الثالث الذي تم تعبئة بياناته مؤخراً وبعد أن قامت المؤسسة بإتاحة جزءاً من خدماتها الإلكترونية عبر موقعها الإلكتروني ( والتي كانت نقطة التحول ) نأمل أن نصل إلى مركز متقدم بما يتعلق بالجاهزية الإلكترونية والانضمام لقناة التكامل.
* هل تقدمون خدمة تبادل المعلومات الآلي(قناة تكامل) (system-to-system) مع المنشآت الأخرى لنقل البيانات مباشرة من نظامكم إلى النظم الأخرى والعكس. ما مدى التزام المنشآت في تطبيق هذه الخدمة ؟ وما هي صعوبات التنفيذ ؟
- لا يمكن لجهة حكومية أن تقرر منفردة ما إذا كانت جاهزة لتقديم بياناتها لجهات أخرى دون وجود جهة إشرافية ( وسيط ) تقوم بدور التنسيق التام حول طبيعة ونوعية البيانات المطلوب تبادلها. وكما هو معلوم بأن هذه الخدمة تعتبر أحد أهم مشاريع برنامج التعاملات الإلكترونية " يسر " والذي قام بتأسيس مركز مختص بالتعاملات الإلكترونية حيث سترتبط الجهات الحكومية بهذا المركز تدريجياً وفق الخطة التنفيذية التي وضعها البرنامج.
ومع هذا قامت المؤسسة بخطوة استباقية تمكّن بعض الجهات الحكومية كوزارة التجارة وأمانات المناطق وديوان المراقبة العامّة من الدخول على بعض أنظمتها الآلية بغرض الحصول على المعلومات ذات الطابع المشترك وذلك بصفة مؤقتة انتظاراً لما تسفر عنه مرحلة التكامل مع القطاعات الأخرى.
* في النهاية هل لنا أن نتعرف على آخر مشاريع المؤسسة؟
- آخر مشاريعنا توثيق كافة أعمال المؤسسة باستخدام أحدث التقنيات والذي نهدف من خلاله إلى تعريف جميع شرائح المجتمع بالدور الذي تقوم به المؤسسة في مجال الأمن الغذائي. كما يمكن الاستفادة من مخرجات هذا المشروع كمادة إعلامية يمكن المشاركة بها في المؤتمرات العالمية والندوات وورش العمل والمعارض الداخلية والدولية التي تشارك بها المؤسسة. كما يسرنا أن تكون جريدة الرياض أول من يحصل على نسخة منها.