أكد حاتم بن جعفر بالي -رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء- الجاهزية التامة للأدلاء لخدمة ضيوف الرحمن حجاج بيت الله الحرام وزوار مسجد النبي صلى الله عليه وسلم، بدئا بالاستقبال بالمنافذ ثم إسكانهم ومتابعة أحوالهم المعيشية والصحية أثناء تواجدهم في طيبة الطيبة، ومساعدتهم لتجاوز أي عقبات قد تصادفهم حتى مغادرتهم إلى مكةالمكرمة قبل الحج أو إلى أوطانهم بعد أداء الفريضة والزيارة، مشيدا بما تقدمه المملكة من عناية ورعاية واهتمام بضيوف الرحمن وبالتوجيهات الكريمة التي تتلقها الجهات المعنية من قبل القيادة وعلى رأسها خادم الحرمين الشريفين، وسمو ولي العهد، وسمو ولي ولي العهد -حفظهم الله- بالتيسير والعون والخدمة للحجاج والزوار، وذلك بإشراف ومتابعة سمو أمير منطقة المدينةالمنورة، ووزير الحج والعمرة د. محمد صالح بنتن. اعتماد آليات الخطة التشغيلية لحج هذا العام بمنهجية جديدة.. وخدماتنا تبدأ بالاستقبال والإسكان والمتابعة الصحية والمعيشية والتوديع وأكد بالي أن مهنة الأدلاء بدأت بجهود عائلية مبعثرة وفقا لوثائق تعود إلى عام 1200ه واستمرت حتى تحولها لعمل مؤسسي منظم انضوت تحته جميع العوائل التي كانت تخدم حجاج دول محددة واستطاعت منذ إنشائها عام 1405ه خدمة أكثر من 33 مليون حاج، مشيرا إلى أن عدد العاملين هذا العام يصل إلى 3 آلاف موظف موسمي ودائم ومساند، موضحا أن هذا العام سيشهد مستجدات في أداء المؤسسة كإعادة هندسة إجراءات العمل بمركز استقبال مطار الأمير محمد بن عبد العزيز الدولي ومركزي استقبال الهجرة والبر ودمج عمليات مكتب التفويج مع عمليات المراكز بالإضافة لتطوير الأنظمة التطبيقية، وفصل مكتب خدمة حجاج أفريقيا غير العربية إلى مكتبين لتفتيت الذروة وتجويد الخدمات المقدمة للحجاج واستحداث مكتب للدعم والمساندة، جاء ذلك خلال الحوار الذي أجرته «الرياض» معه؛ وفيما يلي نصه: خدمة ضيوف الرحمن * في البداية نود التعريف بمهنة الأدلاء ومراحل تطورها إلى أن أصبحت مؤسسة؟ * الأدلاء من أهل المدينةالمنورة كرّسوا أنفسهم وجهدهم ووقتهم لخدمة ضيوف الرحمن وزوار المسجد النبوي الشريف منذ عدة قرون، وأقدم وثيقة لهم هي تقرير يعود إلى عام 1200ه، وتتمحور خدمة الدليل حول إرشاد الزوار والقادمين إلى المسجد النبوي الشريف ومساعدتهم في أمور احتياجاتهم اليومية السكنية والصحية والمعيشية من حين قدومهم للمدينة وحتى مغادرتهم، وكانت الخدمة تقدم بالنظام الفردي حيث أن كل جنسية من الحجاج تخدمها عائلة من الأدلاء وفق تقارير تحملها هذه العوائل، وقد مرت المهنة بعدة مراحل تطويرية إلى أن صدر القرار الوزاري رقم 324/ ق / م عام 1405 ه في عهد الملك فهد -رحمه الله- القاضي بإنشاء المؤسسة التجريبية الموحدة للأدلاء الذي حول بموجبه العمل الفردي إلى عمل مؤسسي يواكب النهضة الشاملة التي تعيشها المملكة، وتواصلت بفضل الله وتوفيقه القرارات الحكيمة من الدولة -أعزها الله- حتى صدر قرار مجلس الوزراء رقم (81) بتاريخ 07/03/1428ه في عهد الملك عبدالله -رحمه الله- والقاضي بتثبيت مؤسسات أرباب الطوائف بتقسيماتها الحالية. التكامل والتميز * هذا هو العام الثاني لمجلس الإدارة الذي تترأسونه ما هي نظرتكم لمستقبل المؤسسة وعلاقتها بالجهات الأخرى ذات العلاقة بخدمة الحجاج وكذلك المساهمين والحجاج؟ * نهدف في مجلس الإدارة لتكوين هوية جديدة للمؤسسة ونسعى لتحقيق علاقة متميزة مع جميع الجهات ذات العلاقة بالخدمات المقدمة لضيوف الرحمن من خلال التنسيق وإعداد ورش عمل واجتماعات وبرامج عمل تلبي متطلبات وتطلعات أصحاب العلاقة بما يتجاوز توقعاتهم هذا من أهدافنا الاستراتيجية والذي خصصنا له العديد من المحاور ومن بينها: توثيق أواصر العلاقة بين الحاج الكريم والدليل، والتطوير والتحسين المستمر للخدمات المقدمة للحجاج الكرام وقياس رضاه عن الخدمة، والتكامل مع الخطط الاستراتيجية والتشغيلية الخاصة بالجهات الإشرافية والجهات المشاركة في الخدمة، وتعزيز العلاقة مع المساهمين من خلال التواصل المستمر معهم وإطلاعهم على كل جديد بكل شفافية ووضوح بالإضافة لوضع مؤشرات تقيس رضا المساهم عن أداء المجلس، وتعزيز إسهام المؤسسة في تنمية وخدمة المجتمع المدني، وهذه المحاور وضع لها برامج وآليات عمل تفصيلية يجتهد المجلس لتحقيقها بدقة بإذن الله. 6 محاور للهوية * ذكرتم سعي المجلس لتكوين هوية جديدة للمؤسسة ما أبرز ملامح هذه الهوية؟ * ترتكز الهوية الجديدة على ستة محاور رئيسة وهي التناغم مع رؤية المملكة 2030، جودة وتطوير الخدمات، الشراكات الاستراتيجية مع الجهات ذات العلاقة بخدمات الحجاج، تنمية قدرات ومهارات فريق العمل، تعزيز العلاقة مع المساهمين، والشراكات الاستثمارية مع القطاع الخاص؛ وقد وضع لكل محور استراتيجيات وآليات تنفيذ ومؤشرات أداء وفق برنامج زمني محدد يحقق الارتقاء بالخدمات التي يقدمها الأدلاء لضيوف الرحمن حجاج بيت الله الحرام زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام. 2600 موظف * ماذا عن استعداداتكم لموسم حج هذا العام متى بدأت وما هي أبرز مستجدات الخطة التشغيلية؟ * الاستعدادات بدأت من نهاية الموسم الماضي، حيث سجلت أهم الإيجابيات لتعزيزها والسلبيات لمعالجتها وتلافيها وعقدت المؤسسة سلسلة من الاجتماعات مع رؤساء مكاتب شؤون الحجاج من مختلف دول العالم وسجلت جميع ملاحظاتهم كل ذلك ترجم لخطة تشغيلية اعتمد لتنفيذها أكثر من 2600 موظف موسمي بالإضافة للموظفين الدائمين بالمؤسسة فضلا عن موظفي الشركات المتعاقدة مع المؤسسة، ومن أبرز مستجدات خطة هذا العام اعتماد برامج وآليات تنفيذ الخطة التشغيلية وفق منهجية علمية لإعداد الخطط الاستراتيجية، وما ينبثق عنها من خطط تشغيلية تدمج مع نظام إدارة الأداء كما تم إعادة هندسة إجراءات العمل بمركز استقبال المطار، وكذلك إعادة هندسة إجراءات العمل بمركزي استقبال الهجرة والبر ودمج عمليات مكتب التفويج مع عمليات المراكز بالإضافة لتطوير الأنظمة التطبيقية، وإعادة هندسة إجراءات العمل الخاصة بحزم الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن، وذلك لتنسجم هذه الإجراءات مع مستجدات المسار الإلكتروني لحجاج الخارج واستكمال التكامل التقني مع وزارة الحج والعمرة بهذا الشأن، كما تم فصل مكتب خدمة حجاج أفريقيا غير العربية إلى مكتبين لتفتيت الذروة وتجويد الخدمات المقدمة للحجاج الكرام واستحداث مكتب الدعم والمساندة لمكاتب الخدمة الميدانية لعمليات التوديع وتوجيه الحافلات لتلافي أي قصور في الخدمات المقدمة للحجاج الكرام. 54 مرفقاً * ما هو حجم الخدمات التي تقدمونها للحجاج؟ * تقدم المؤسسة خدماتها لجميع الجنسيات من خلال 54 مرفقاً ما بين وحدة وقطاع ومركز ومكتب وإدارة فيما يبلغ عدد العاملين بالمؤسسة خلال فترة الحج 2600 موظف ما بين دائم وموسمي، وإذا ما أضفنا لهم العاملين بالشركات المتعاقدة مع المؤسسة فإن عدد العاملين يربو على ثلاثة آلاف موظف وُفِرت لهم كافة الإمكانيات التقنية والمعرفية وفق خطة تشغيلية دقيقة نسعى من خلالها لتقديم أفضل الخدمات الممكنة لضيوف الرحمن ورعايتهم من حين قدومهم إلى المدينةالمنورة وحتى مغادرتهم بسلامة الله، وتؤدي المؤسسة واجباتها ومسؤولياتها نحو حجاج بيت الله الحرام زوار المسجد النبوي بخطوات عمل تبدأ من الاستقبال والإسكان ومتابعة أحوال الحجاج المعيشية والصحية أثناء فترة وجودهم في المدينة ومساعدتهم لتجاوز أي عقبات حتى مغادرتهم إلى مكة قبل الحج أو إلى أوطانهم بعد الحج، ولكل عضو مجلس إدارة مهام ومسؤوليات تتنوع انطلاقاً من القرارات الوزارية واللوائح الإدارية والمالية التي تعدها وزارة الحج والعمرة، ويكفي المؤسسة شرفاً أنها استطاعت منذ إنشائها في عام 1405ه خدمة أكثر من 33 مليون حاج وهذا يبين حجم الخدمات التي تقدمها المؤسسة لضيوف الرحمن زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام. بطاقة الأداء المتوازن * طبقت وزارة الحج والعمرة بطاقة الأداء المتوازن لقياس نسبة الأداء نود التعرف على هذا النظام وما تحقق للمؤسسة من تطبيقه؟ * تسعى وزارة الحج والعمرة لاستخدام أحدث النظم والآليات لتطوير أداء الأعمال بجميع القطاعات التابعة لها من خلال تطبيق أحدث الأدوات والبرامج لتطوير منظومة أداء الأعمال بالطرق الاحترافية بدلاً من الطرق التقليدية ومن بينها استخدام أحد أحدث أدوات قياس الأداء المعروفة ببطاقة الأداء المتوازن، فمن خلالها نستطيع ترجمة الأهداف إلى إجراءات ومقاييس دقيقة، وبتوجيه من وزير الحج والعمرة تم وضع برنامج موحد لمجلس الإدارة ارتكز على أربعة أهداف رئيسية، وهي: تنمية إيرادات المؤسسة؛ العمل وفق منهج مؤسسي يحقق التميز المستدام؛ تلبية متطلبات وتطلعات أصحاب العلاقة بما يتجاوز تطلعاتهم، توفير بيئة عمل جاذبة ومحفزة للعاملين، ولتحقيق هذه الأهداف حددت مجموعة من المبادرات تم تقسيمها على أربع سنوات مدة دورة المجلس الحالي وقد تحقق (85 %) من مبادرات العام الأول وفق مؤشرات قياس بطاقة الأداء المتوازن. تأهيل وتدريب * هناك (2600) موظف الغالبية العظمى منهم موسميين كيف يتم تأهيلهم لخدمة الحجاج؟ * تعد المؤسسة الأهلية للأدلاء من أهم النوافذ لشباب المدينة لخدمة ضيوف الرحمن حيث يعمل بها خلال الموسم آلاف الشباب، وهو دور اجتماعي تتشرف المؤسسة به، ورغم أنه عمل موسمي إلا أن معظم المتقدمين لشغل هذه الوظائف سبق وأن عملوا بالمؤسسة وقد بلغت نسبة من لدية خبرة من المتقدمين هذا العام (65%)؛ ولم تهمل المؤسسة تأهيل كوادرها البشرية وتطويرهم حيث أنه من بين قطاعات المؤسسة قطاع تقنية المعلومات والحاسب الآلي، والتدريب والتطوير، والجودة، وينفذ هذا القطاع عدة برامج عمل من بينها: برنامج التدريب على رأس العمل، وبرنامج دعم تشغيل النظام الآلي للحج، بالإضافة لبرنامج نشر ثقافة الجودة، وفيه يتم تنفيذ الدورات التوعوية والجولات الميدانية اليومية، وإعداد دليل إجرائي للتقييم الميداني، وجمع استبانات رضا الحاج، كما يقوم القطاع بتنفيذ برنامج تطوير وتنفيذ خطة التدريب، وذلك بدراسة احتياجات التدريب لكافة الوظائف الموسمية، ودراسة احتياجات كل موظف دائم من التدريب، ومن ثم تنفيذ الدورات التدريبية التي تؤهل العاملين لتقديم خدمة أفضل لضيوف الرحمن. حاتم بالي يتحدث للزميل خالد الزايدي بالي: التحول للعمل المؤسسي نظم الجهود المبعثرة استقبال زوار طيبة من الحجاج بالحلوى مكاتب الخدمات الميدانية بالمؤسسة تكثف جهودها لراحة زوار المدينةالمنورة جولات تفقدية لمكاتب الخدمة للوقوف على جاهزيتها لخدمة ضيوف الرحمن
