الاجتماعات وكيف نستفيد منها!!

تشكل الاجتماعات عنصراً مهما في حل المشكلات التي تعترض سير العمل. كما تساعد في عملية اتخاذ القرارات وإيصال المعلومات ولهذا من الضروري التفكير قبل عقد أي اجتماع لمعرفة ما إذا كان الاجتماع هو أفضل وسيلة لتحقيق الهدف المنشود أم أن هناك وسائل أفضل وأكثر فعالية منه؟.
وبناء على ذلك يجب التفكير جيدا في الاعمال الممكن تحقيقها عن طريق عقد الاجتماع من خلال دراسة العناصر المتحكمة في نجاح أي اجتماع المتمثلة في الأسئلة الثلاثة التالية:
1 ما هي النتيجة الممكن تحقيقها من عقد الاجتماع؟ أو بعبارة أخرى ما هي الأهداف من هذا الاجتماع؟
2 ما الذي يمكن أن يحدث إذا لم يتم عقد هذا الاجتماع؟
3 كيف يمكن الحكم على نجاح أو فشل الاجتماع؟
إن الاجتماع فرصة لمشاركة الخبرة والمعلومات، حيث تبرز المقترحات نتيجة الالتقاء وتبادل الافكار، وقد اتضح في كثير من الاحيان ان سبب معارضة بعض القرارات أو عدم فعاليتها يرجع إلى عدم الاستشارة وأخذ الرأي قبل اتخاذ القرار، ومن هنا تكون الاجتماعات في معظم الاحيان وسيلة لقوة القرار ونجاحه، حيث إنه ناتج عن رأي الاغلبية مما يجعل له قوة وهيبة عند العاملين، وهذا ما ينقص القرارات الفردية.
إضافة لذلك فإن الاجتماعات فرصة للرئيس او المدير لكي يثبت دوره القيادي، كما تساعد تلك الاجتماعات على تفهم اهداف المجموعة التي يعمل معها، ومعرفة مكانته وموقعه بينهم، كما أنها وسيلة مهمة لمعرفة كل موظف لموقعه في الهيكل التنظيمي بصورة واضحة.
وإذا كانت الاجتماعات متعددة الأغراض، فإن طبيعة أعمالها هي التي تحدد نوعها، لكنها بشكل عام لا تخرج عن أحد الأنواع التالية:
1 الاجتماعات المتكررة:
وهي التي تعقد بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري، وتهتم عادة بمراجعة ما تم من أعمال، وحل مشاكل العمل الروتيني. ومثل هذه الاجتماعات يكون المجتمعون فيها متعارفين عن قرب.
2 الاجتماعات الدورية:
وهذه تختلف من حيث تكوينها وأهدافها، لكنها متعلقة بمناقشة الاعمال المتشابهة التي يؤديها موظفون في اماكن متفرقة، كاجتماع رؤساء الفروع أو المناطق، أو الإدارات، وقد يجمع ذلك بين اشخاص غرباء عن بعضهم، لكن طبيعة العمل جمعتهم، ولهذا تكون مثل هذه الاجتماعات ذات خصوصية محددة، توجب على المجتمعين أن يكونوا اكثر استعدادا لهذا الاجتماع، كما يسبقه في الغالب جدول اعمال، وتنسيق، ورصد للنتائج.
3 الاجتماعات الاستكشافية:
وهي التي تحددها ظروف العمل وتجمع عادة رؤساء الإدارات أو الفروع لمعرفة ما لديهم؟ وماذا عن إمكانياتهم؟ وإيجاد التنافس بينهم!! وطرح ما لديهم من مقترحات، ومعرفة قدرتهم على أداء العمل.
4 الاجتماعات الخاصة باتخاذ القرار:
وهي الخاصة باتخاذ القرارات التي تهم الجهة، حيث يشارك المجتمعون في اتخاذ القرار من خلال استطلاع الرأي، والإجابة على الاسئلة المطروحة، وطلب الموافقة عليه بالإجماع أو الأغلبية.
وكل هذه الأنواع تحتاج الى قدرة على ادارتها، ولهذا فإن دور رئيس الاجتماع مهم ومؤثر في عملية الاستفادة من هذه الاجتماعات، ومن هنا فإن الامر يتطلب قدرة هذا الرئيس على ادارة الاجتماع بصورة فاعلة تجعله قادرا على توظيف إمكانات المجتمعين لخدمة الهدف، ولا يتم ذلك إلا من خلال القدرة على إدارة الاجتماع مع الاخذ في الاعتبار كل الظروف المتعلقة به، وعلى رأسها إيجاد التوازن بين المجتمعين، ومحاولة جذب كل الأعضاء للمشاركة، وبث روح المصارحة وطرح الافكار بما يفيد في زيادة فرص الاختيار.