تخطيط وإدارة الاجتماعات

ان لكل انسان في الحياة طموحات واهدافا,, ولا يمكن تحقيق ذلك الا بالجهد المتواصل,, والسعي الدؤوب,, وبذل كل ما لديه من طاقات,, فعلا يعرف العجز أو الكلل,, ولا القنوط أو الملل,, والانسان الناجح هو الذي يتمتع بالايمان العميق,, والعزم الوثاب,, والإدارة القوية,, لاسيما اذا كان في موقع المسؤولية,, حيث يتوقف عليه نظام العمل.
إن نجاحك مثلاً كمدير تتعامل مع الجماهير )Public( يعتمد على قدرتك على انجاز الاتصالات بطريقة جيدة,, وسلوك بأسلوب حسن,, وتصرفك بمرونة ولباقة,, وإن فئات الناس الذين سيتم اتصالك بهم هم الزبائن والموظفون ورجال الاعمال العاملون بالتجارة والقائمون بالتوزيع والشركات المحلية والأجنبية,.
ولذلك فإن اتصالك بهذه الفئات سيكون له أعظم الاثر لنجاحك في عملك وكذلك في انتاجك الذي هو هدف المسؤولين في إدارتك,, من هنا تأتي اهمية عقد الاجتماعات,, وإقامة المؤتمرات,, والتي ربما تكون من اكثر الاساليب فعالية وتأثيراً في مجال اتصال شخص بشخص )Interpersonal Communication( فنجد العنصر الفعال,, بل القلب النابض للاجتماعات الناجحة والمثمرة هو المخطط والمدير الذي يدير الاجتماع والذي يحتاج لان يخطط لاجتماع يحقق الاهداف المحددة التي تسعى الشركة لتحقيقها,, والوصول الى الغاية التي تنشدها,, ولذلك يكون هو بالضرورة في حاجة الى اشراك المجتمعين من الافراد أو الاعضاء في الإدارة دون النظر الى نوعية أعمالهم الوظيفية في الشركة وكذلك مهما كانت صفاتهم الشخصية حتى يمكنهم الاستفادة من إتاحة الفرصة أمامهم لاكتساب اكبر قسط من الخبرة من البرامج التدريبية المطروحة للنقاش في الاجتماع, كما ان المخطط الحكيم هو الذي يجعل من كل اجتماع حدثاً مثيراً بكل نظام وهدوء.
ان المسؤول عن الاجتماع بحاجة الى اختيار مكان للاجتماع تتوفر فيه الامكانيات الضرورية التي تساهم في نجاح الاجتماع,, وباختصار فإن هناك بعض الارشادات التي على ضوئها يمكن ان يتبعها المخطط أو رئيس الاجتماع وتتلخص فيما يلي:
هدف الشركة أو الإدارة الذي سوف يناقش في الاجتماع.
توفير المعلومات الهامة عن الموضوع المراد طرحه على طاولة الاجتماع للنقاش.
توزيع الوقت عند النقاش في الموضوع واعطاء المشاركين الفرصة في ابداء الرأي.
يجب احترام رأي الآخرين بدون تدخلات خلال النقاش.
اختصار الموضوع او المواضيع المطلوب مناقشتها في الاجتماع.
تجهيز الخطة المراد مناقشتها والمدرجة في جدول الاعمال للاجتماع ثم توزيعها على الأعضاء المجتمعين قبل الاجتماع بمدة لا تقل خمسة ايام.
يجب ان يكون هناك مقرر او سكرتير يقوم بعملية التسجيل تحريرياً مع تسجيل )Recording( احداث الاجتماع بواسطة اجهزة التسجيل الحديثة.
إن تحديد نوع الاجتماع يعتمد على احتياجات الشركة,, وما يؤمل المخطط او المسؤول عن الشركة تحقيقه,, وكذلك حجم ونوع الشركة في اتخاذ القرارات نحو المواضيع المدرجة في جدول النقاش، فنجد ان هناك انواعاً من الاجتماعات تشمل ما يلي:
الاجتماعات الكبرى مثل المؤتمرات الداخلية والدولية.
الندوات وورش العمل )workshop( من أجل التدريب وفي هذا النوع يستخدم اسلوب المواجهة )Face to face communication( في عملية الشرح والتعليمات وتبادل المعلومات الفنية او الثقافية.
اجتماعات سرية او خاصة )Private Meeting( وتكون مقتصرة على افراد معينين.
اجتماعات من اجل التفاوض )Negotiation( في قضايا داخلية او دولية ذات الطابع الدبلوماسي السياسي او العقود التجارية المتعلقة بالتجارة الدولية.
اجتماعات ذات الطابع المفتوح )Open Meetings( امام المجتمعين وهذا النوع يكون النقاش غير منظم وهدفه غير معروف بسبب الفوضى وعدم التركيز في المواضيع المراد مناقشتها.
وفائدة المؤتمرات هي اعطاء الفرصة في تبادل الآراء والمعلومات بين المجتمعين قبل صنع القرار في الموضوع المعروض على طاولة النقاش ومن الافضل الا يزيد عدد الحاضرين عن عشرين شخصا بأي حال من الاحوال,, أما المؤتمر الذي يقام لهدف معين فهو بحكم هذا الهدف مثال على ذلك، المؤتمرات الرسمية التي تشمل على جلسات رئيسية وجلسات اللجان,, اما المؤسسات الحكومية او التجارية.
فنجد ان الاجتماعات هدفها التدريب في اكثر من موضوع لتسهيل سير العمل بالطريقة المطلوبة التي تخدم المصلحة الخاصة أو العامة.
اما من ناحية الندوات )Seminars( فهي وسيلة يمكن للخبراء عن طريقها تبادل الخبرات العلمية والأدبية وتكون الفائدة عامة لجميع الناس بدون تخصيص.
عند الدعوة للاجتماعات يجب الاخذ في الاعتبار بأن الهدف الرئيسي من هذه الاجتماعات هو حل المشكلات التي لم تستطع الوسائل الاخرى حلها مثل الرسائل او المطبوعات,, او حتى المحادثات الهاتفية، ففي هذه الحالة وجب الاجتماع وعرض المشكلات او القضايا الصعبة للنقاش وبهذه الطريقة يكون الاتصال المباشر بين القضية واصحابها وكذلك القرارات والنتائج وردود الفعل )Feedback( عن الموضوع المطروح واضحا في الحال بدون انتظار.
فقرار عقد الاجتماع يأتي من المدير المسؤول الذي يدير الشركة او المؤسسة او الإدارة.
هذا بعد ان يتضح الهدف امام المدير بأن المشكلة تحتاج الى نقاش واجتماع وفي هذه الحالة يقوم المدير باختيار الاشخاص الذين لهم علاقة بالمشكلة ومن له الحق أن يحضر الاجتماع,, وتحديد الطريقة الكفيلة لطرح الموضوع,, ومن يقوم بهذا الطرح,, وما هو البرنامج أو الجدول الذي يجب ان ينفذ,, بمجرد القيام بذلك فهناك اشياء هامة يجب مراعاتها عند عقد الاجتماعات,, على سبيل المثال الزمن )time( الذي يستغرقه الاجتماع ومن هم الاشخاص الذين لهم حق المشاركة في طرح الاسئلة ومناقشة الموضوع.
طبعا اختيار الاشخاص يرجع الى المدير المسؤول عن الجهاز الاداري الذي يقوم بإدارته في الشركة او المؤسسة او اي قطاع من قطاعات الحكومة.
وهناك صفات وقدرات لابد ان تتوافر في الشخص الذي سوف يقوم بادارة هذا الاجتماع ومن هذه الصفات ما يلي:
* القدرة على التخطيط والتنظيم )Planning and Organization(.
* القدرة على صنع القرار والمتابعة )Descison Making(.
* قوة الشخصية والتحكم بأسلوب مؤثر على المشتركين في الاجتماع.
* ان يكون ملماً بقواعد إدارة الاعمال Business Administration والاتصالات الشخصية وبعض قواعد علم النفس )Principle of Psychology(.
* أن يكون قدوة في تصرفاته وحديثه مع الآخرين خلال الاجتماع.
* ان يكون لديه حسن المنطق عند اخراج الكلام مع احترام رأي الحضور.
وفي اطار مكان الاجتماع أو صالة الاجتماعات (Conference Room) فيجب ان تكون مجهزة بجميع الخدمات التي تساعد على عقد الاجتماع مثال على ذلك الادوات المكتبية مثل الاقلام والاوراق ومساحة وسبورة وبعض الاجهزة التوضيحية الكهربائية المستخدمة في شرح المواضيع ذات الصبغة العلمية والثقافية.
وهناك اجزة متخصصة في عرض المواد التي لها علاقة بالموضوع المراد بحثه ومناقشته في الاجتماع مثل اجهزة الفيديو والتليفزيون والتسجيل وسماعات الترجمة الفورية اذا كان الاجتماع على المستوى الدولي, وكذلك يجب التأكد من عمل الاجهزة التي لها علاقة بصالة او قاعة الاجتماع مثل اجهزة التكييف والأضاءة وقوة المقاعد ونظافتها.
ومما ذكرته في هذه المقالة نلمس بوضوح ان عقد الاجتماعات بالطريقة الحديثة والمعروفة في دراسة العلوم الادارية ليست صعبة التطبيق بل تحتاج الى العمل والاخلاص والاجتهاد والصبر وتحمل مشاكل الآخرين بكل ترحيب حتى يتحقق الفوز والنجاح والوصول الى القرار الذي يرضي الجميع عن طريق عقد الاجتماعات عندما يكون هناك مشكلة تحتاج لذلك.
ولكن الاهم من ذلك ماذا يحدث بعد صنع القرار تجاه المواضيع المدرجة والتي تمت مناقشتها في الاجتماع.
هل سوف يكون هناك متابعة لتنفيذ هذه القرارات او سوف تصبح حبراً على ورق بدون اي اهتمام ويكون مصيرها الحفظ في الملفات التي مقرها قسم الأرشيف بالإدارة؟