بيزنس إنسيدر: 10 أسرار لإدارة اجتماعات فعّالة

وفقًا للإحصاءات والأبحاث، فإن 47% من الموظفين ينظرون إلى الاجتماعات باعتبارها مضيعةً للوقت. وبينما يلجأ 92% من المشاركين في الاجتماعات إلى أحلام اليقظة، فإن 39% يستعيضون عن تلك الأحلام بالنوم أثناء الاجتماعات. يأتي هذا في الوقت الذي تتجاوز فيه جملة ما تنفقه الشركات على مستوى العالم 37 مليار دولار لتنظيم اجتماعات ليست ضرورية.
ونعرض فيما يلي عشر طرق ينصح رواد الأعمال الناجحون باتباعها لجعل اجتماعاتك فعّالة وناجحة وذات مغزى.
- احرص على صياغة مهام محددة في نهاية الاجتماع
ينبغي أن تبدأ الاجتماعات بهدف محدد وتنتهي بمهام ومسئوليات يتم إسنادها للبدء في تنفيذها. فالاجتماعات يجب أن تبدأ بتحديد مشكلة بحاجة إلى حلول. ومن ثّم التركيز في الاجتماع على حل تلك المشكلة، وإنهاء الاجتماع بقائمة من المسئوليات التي يتم صياغتها من قبل المشاركين في الاجتماع.
- يجب أن يكون لديك جدول أعمال مكتوب
ينبغي أن تتضمن أجندة الاجتماع جدول أعمال مكتوبًا، يشمل نقاطًا محددة تسمح للمشاركين بالتركيز على الهدف الأساسي الذي تم من أجله عقد الاجتماع.
- أعطِ كل شخص على الأقل فرصة واحدة للتحدث
عدم التنظيم وفشل التوجيه هو أحد الأسباب الرئيسة لكي تعم الفوضى قاعة الاجتماعات. فالمشاركون في الاجتماع يتحدثون فقط بما يتبادر إلى أذهانهم ودون التركيز على الهدف الرئيس للاجتماع. ولمعالجة هذه الإشكالية قم بمنح الفرصة ولو مرة واحدة لكل شخص للتحدث وللتعبير عن وجهة نظره بطريقة تسهم في إثراء الحوار والمناقشة.
- قم بإغلاق وفصل وسائل التكنولوجيا
لكي تحصل على التركيز التام داخل الاجتماع فما عليك سوى فصل الأجهزة التكنولوجية، بما في ذلك الهاتف المحمول، قبل البدء في الاجتماع. ويتم ذلك من خلال تفريغ قاعة الاجتماعات من كافة الوسائل التكنولوجية التي تساعد على التشتيت وعدم الانتباه.
- أرسل نقاط الاجتماع بعد نهايته
يتوجب عليك إرسال النقاط والملاحظات التي تم الاتفاق عليها في الاجتماع للمشاركين فيه بعد نهايته. وتهدف تلك الخطوة إلى بقاء الجميع داخل الشركة في دائرة الاتصال من جهة، ولتوضيح ما تم الاتفاق عليه خلال الاجتماع من جهة أخرى.
- قم بعقد بعض الاجتماعات الهامة خارج مقر العمل
قد يسمح لك الأمر في حالة الاجتماعات الهامة لإحدى الإدارات أو الأقسام أن يتم تنظيم الاجتماع في مكان خارج مقر العمل، سواءً كان ذلك في أحد المطاعم أو قاعات الاجتماعات بأحد الفنادق. وفي هذه الحالة سيكون الحضور حيويًا ومهمًا بالنسبة للمشاركين في الاجتماع باعتباره "حدثًا" يتوجب الالتزام بالمشاركة فيه.
- احرص على عقد اجتماعات سريعة وقصيرة
يجب أن تكون الاجتماعات على مدار الأسبوع سريعة وقصيرة. قم بتحديد وقت الاجتماع في ساعة محددة ويوم محدد. ويهدف ذلك التحديد إلى مساعدة أعضاء الفريق على البناء على ذلك الموعد المحدد والالتزام به.
- كن منظمًا في متابعة تنفيذ المهام
يمكنك الاستعانة بمنصة تريللو لمتابعة تنفيذ الأعضاء المشاركين في الاجتماع بتنفيذ المهام المطلوبة. ويمكن لكل فريق أن يقوم بإعداد التقارير المعنية بإنجاز المهام والمسئوليات بهدف تسهيل عمليات المتابعة والتحقق من كم الإنجاز.
- لا تشتت انتباهك بمناقشة قضايا عديدة
من الأفضل أن يتضمن جدول أعمال الاجتماع قضية واحدة إن أمكن، أو عددًا قليلاً جدًا من القضايا. وتهدف هذه الخطوة إلى عدم تشتيت اهتمامات الفريق المشارك بين أكثر من قضية في آن واحد بما لا يسمح بمعالجة أيًا منها. فبدلاً من إضاعة الوقت في مناقشة قضايا عديدة، يتم التركيز على قضية واحدة بما يسمح باتخاذ القرارات الصائبة بشأنها، ومن ثّم الانتقال إلى نقطة أخرى.
- قم بدعوة الموظفين المعنيين بالاجتماع فقط
الاجتماعات بطبيعتها ليست مضيعة للوقت، وإنما أداة من أدوات التعاون التشاركية. وفي حال تم دعوة الكثيرين ممن لا يعنيهم الاجتماع، فستصبح الاجتماعات مضيعة للوقت. وعليه، يتوجب عليك دعوة الفريق المعني بأمور الاجتماع فقط دون غيره. ولتسأل نفسك حينما توجه الدعوة للمشاركين: هل نحن حقًا بحاجة لأن يكون كل هؤلاء في قاعة الاجتماعات؟
*مترجم عن10 Secrets To Running Effective Meetings