الاجتماعات

قد أتطرق لموضوعي اليوم في الاجتماعات التي تدور في الشركات بين الأقسام المختلفة.. والروابط التي تجمع بين كل قسم وقسم..
ومن تجربتي الشخصية.. أستطيع أن أقول بعض الأمور التي قد تكون مكررة في جميع الشركات.. وأحاول أن أشرح موقفي من ذلك في هذه المساحة من مقالتي..
إن الاجتماع هو مسؤولية الرئيس التنفيذي.. أو رئيس مجلس الإدارة.. أو ما يسمى بالقائد في الشركة..
ذاك إن كان قائدا.. (كلمة قائد) يحب سماعها (المدراء).. أما القادة فإنها تطلق عليهم بالنتائج..
العجيب.. في أن نجاح الاجتماع مسؤولية الجميع.. ولا يمكن إسنادها لشخص واحد حتى ولو كان مديرا.. وعدم نجاح الاجتماع هو عجزه عن تحقيق الهدف الذي بني عليه طلب الاجتماع..
أما مسؤولية القائد.. فهي التحكم في جميع الأفكار التي تطرح.. وصهرها.. وترتيبها.. وإيجاد الحل المناسب منها.. وإذا لم يستطع أن يفعل.. فمعنى ذلك أنه ليس أهلا لإدارة الشركة..
يحتاج الاجتماع إلى مقدمة أولية.. يقوم بها المدير.. لأن تلك المقدمات تعتبر أهم نقطة لإنجاح الاجتماع..
ومن بين ما رأيت.. أنه لا بد من وجود جدول أعمال لأي اجتماع.. وأهمية مناقشة النقط المطروحة.. وتقدير الوقت اللازم لذلك.. بحيث لا يسمح المدير لأي مشارك أن يتجاوز النقاش الوقت المحدد له.. ذلك لأن ما قبل الاجتماع قد وفر الوقت..
كما أن اختيار مكان الاجتماع له أهمية كبرى نفسية.. تنعكس على روح المناقشة..
مع وضع سيناريو مسبق لاحتمالات أسئلة قد ترد من أحدهم.. ولم يكن مخططا لها.. ولا يستطاع الإجابة عليها في وقته..
أيضا لا بد من مقابلة المجتمعين.. أو محادثتهم تليفونيا فرادى.. بروح مرحة.. جادة.. ومفيدة.. مع شرح للأفكار المتضمنة جدول الأعمال..
الاجتماعات كثيرا ما يكون فيها (الحكي اللي ما له لزوم).. وهنا لا بد من حضور ذهني متميز للرئيس.. المدير.. القائد للاجتماع .. بحيث يومئ إلى مدون الجلسة بتسجيل ملاحظات الآخرين الخارجة عن الموضوع.. والوعد بالاهتمام بها ووضعها ضمن الاجتماع المقبل.. ثم العودة إلى جدول الأعمال..
إن الاجتماعات التي تأخذ الرأي الصائب فيها.. تحتاج إلى إدارة تدير الأدوار بإتقان.. لتحصل على أحسن وأفضل ما يمكن من غرض الاجتماع..
وأحسن ما فيه من نتائج.. هو ما قررته أنت سلفا..
ولكنك أعطيته للآخرين.. بأنها فكرتهم وقرارهم..
نالوا رضاك.. ونلت رضاهم.. أنت أحببتهم.. وهم معجبون بك..
تعرف لماذا؟.. لأنك أخذت الخطوات اللازمة بالتعريف والمشورة والشفافية.. أنت واثق مما تقول.. قولك.. فعلك.. ومنهجك واضح.. لا غش.. لا خداع.. ولا مكر.. أنت القائد..
«فبما رحمة من الله لنت لهم ولو كنت فظا غليظ القلب لانفضوا من حولك فاعف عنهم واستغفر لهم وشاورهم في الأمر فإذا عزمت فتوكل على الله إن الله يحب المتوكلين» (آل عمران 159).
صلى الله على سيدنا محمد وعلى آله وصحبه وسلم.. قائدنا.. ومعلمنا الكريم.
فاكس: 6514860 - 012