ما هي مهمة السكرتير قبل وأثناء الاجتماع؟

كيف يمكن أن نجعل من الاجتماعات أداة ناجحة؟!

كيف يمكن ان نجعل من الاجتماعات التي نعقدها اجتماعات ناجحة؟
وما سنتناوله في هذا الاسبوع يساعدنا ليس فقط علي ادارة الاجتماعات وانما ايضا على اداء الادوار الأساسية الأخرى للسكرتارية والمشاركة في الاجتماعات ذاتها.
فنجاح أي اجتماع او فشله ليس مسؤولية شخص واحد وانما هو مسؤولية الجميع..
أنواع الاجتماعات
هناك اجتماعات من كل الأنواع، وهناك أكثر من مائة تسمية وهناك أنواع متخصصة من الاجتماعات لها قواعد متخصصة. إلا ان هناك سمات او متطلبات كثيرة مشتركة بين الاجتماعات كافة.
ولا بد للاجتماع من هدف او غرض يعقد لأجله، كما ينبغي للاجتماع ان ينطوي على التواصل بين الاشخاص الحاضرين فيه وان يعقد وفقا لقواعد معينة ولابد للاجتماع ان يعقد في زمان ومكان محددين وكلاهما عادة ما يتقرر مسبقاً.
قبل الاجتماع
فلا بد للداعي اليها من تحديد الاهداف بشكل واضح واتخاذ قرار بشأن الاشخاص الذين يدعون الى الاجتماع وتاريخ الاجتماع ومكانه وزمانه، واعداد جدول الأعمال وما يستلزمه الاجتماع من وثائق وأوراق عمل، ولا بد من اخطار المشاركين في الاجتماع قبل موعده بوقت كاف، وكذلك اتخاذ الترتيبات الادارية بما في ذلك تهيئة أسباب الراحة وتقديم الطعام والمشروبات وتأمين خدمات السكرتارية اللازمة أثناء الاجتماع.
المدير والسكرتير
لكل من مدير الاجتماع والسكرتير مهام مستقلة اثناء الاجتماع وسواء كان المدير او السكرتير هو الذي يتولى التحضير للاجتماع او قاما بذلك معاً فهناك الكثير مما ينبغي اخذه في الاعتبار حتى يكون النجاح مضموناً.
لوازم الاجتماعات
نعني بها الوسائل المادية المرتبطة بالاجتماع كالغرفة والأثاث والاجهزة وهذه الأشياء يمكنها ان تفعل الكثير للتأثير في نجاح او فشل الاجتماع.
اجتماعات المكاتب
إن أسوأ الأماكن التي يمكن اختيارها لعقد الاجتماع هو مكتب المسؤول فاذا لم يكن لدى المسؤول ترتيبات لتحويل المكالمات الهاتفية فان الازعاج مؤكد تقريباً، كما ان مكتب المسؤول يعطي آحساسا بالسلطة يحد من سلاسة النقاش ولا سيما اذا كان المسؤول جالسا خلف مكتبه وهذا يمكن الحد منه في حالة استخدام طاولة اجتماعات مستقلة مجهزة بشكل متكامل.
لوحات الأسماء
تجهيز لوحات اسماء المشاركين في الاجتماعات الصغيرة إذا لم يكن الجميع يعرفون بعضهم البعض جيداً.
الوسائل المساعدة
إن الاجتماعات الصغيرة والمتوسطة يجب ان تستخدم فيها وسائل معدات وأدوات جيدة وبسيطة وأقل ثمناً فالشركات المتخصصة ترغب بيع وسائل أكثر تعقيداً وأعلى تكلفة، وهذه تتلف اثناء نقلها ولا تتلاءم مع غرف معينة.. واستخدامها عادة ما يجذب الانتباه ويشتت افكار المشاركين عن الهدف المراد تحقيقه.
كما أن الوسائل البسيطة يمكن ان تفسد اجتماعا من الاجتماعات اذا أسيئ استخدامها مما يتطلب تدريب شخص او أكثر على هذه الوسائل وكيفية تشغيلها:
كيف تعمل الاجتماعات
على رئيس الاجتماع ان يكون لديه تصور واضح ومعرفة بكافة اعضاء الاجتماع والاستفادة من جوانب القوة وتجنب نقاط الضعف فيهم.
في الاجتماع
يمثل سكرتير الاجتماع اهم دور في اي اجتماع بعد رئيس الاجتماع من حيث اتخاذ كافة الترتيبات الادارية بشكل مناسب ومن سيرها بسلاسة قبل الاجتماع وأثناءه وبعده كما ينبغي له تدوين ملاحظات دقيقة عن الفعاليات ثم بعد ذلك كتابة محضر أو ملاحظات لتكون سجلا دائما ورسمياً ومعرفة الإجراءات التي تسري على الاجتماع والتعريف بها عند الضرورة ومساعدة رئيس الاجتماع طوال وقت الاجتماع والاحتفاظ بكافة الوثائق ذات العلاقة بالاجتماع والمعرفة التامة بها وتوزيعها وتوفيرها عند الضرورة.. وعلى السكرتير عدم التدخل في ادارة النقاش واذا حاول ذلك فهناك احتمال كبير ان يؤدي ذلك إلى فشل الاجتماع:
ولابد أن تتوافر في السكرتير مهارات وصفات منها:
ائتمانه على الاسرار.
القدرة على ايصال المعلومة الى الاطراف الاخرى.
القدرة على الاقناع.
ذو مهارة اتصالية جيدة وأسلوب لبق.
قوي الذاكرة حتى يستطيع تذكر ما دار في الاجتماع من نقاط.
ذكي حتى يمكنه فهم ما يحدث.
حسن التعبير حتى يمكنه التعبير عن نفسه بشكل جيد في السجلات التي يدونها.
حريص ومنظم حتى يتمكن من الاحتفاظ بالوثائق والمحاضر بشكل مأمون.
متعاون حتى يكون لديه الاستعداد لمعاو نة الآخرين بما فيهم رئيس الاجتماع.
طموح بشكل غير مغال.
مهام السكرتارية :
قبل الاجتماع: تقع ترتيبات التحضير للاجتماع على عاتق السكرتير.
اثناء الاجتماع: تقع ترتيبات سير الاجتماع على السكرتير:
مهام السكرتير اثناء الاجتماع وتشمل ما يلي:
الإدارة وتأمين التجهيزات والخدمات.
دعم رئيس الاجتماع .
تسجيل الفعاليات.
التجهيز لموضوع الاجتماع ووثائقه.
قبل بدء الاجتماع ينبغي للسكرتير اعداد ما يلي ووضعه في حقيبته:
محاضر الاجتماعات والمذكرات السابقة «والافضل لمدة 12 شهرا» حسب الاجتماعات ونوعها.
نسخ إضافية من جدول الاعمال والتقارير وأي أوراق معززة اخرى.
الملفات والمراسلات ذات العلاقة بالاجتماع.
أوراق، مذكرات، وأقلام، ودباسة، ودبابيس للورق الخ.
اشارات أو بطاقات الأماكن في حالة استخدامها.
اقلام كتابة على لوحات العروض أو لوحات خاصة بالعروض أو أي مواد بصرية مساعدة أخرى قد تكون هناك حاجة إليها.
وأياً كانت الترتيبات المسبقة ينبغي للسكرتير الوصول قبل الاجتماع بوقت كاف للتأكد مما يلي:
ترتيب الغرفة وتنظيمها حسب التعليمات.
ملاءمة مستويات التكييف والتهوية والصوت فيها.
وجود قدر كاف من الأثاث والمعدات والاجهزة المساعدة لانجاح الاجتماع.
وجود الاجهزة في المكان الصحيح وتشغيلها تجريبيا.
وجود اوراق للكتابة واقلام وماء واكواب .. الخ.
توافر البطاقات الدالة على أماكن الجلوس بالشكل المقرر لها.
اتخاذ ترتيبات استقبال المشاركين في الاجتماع بما في ذلك: اشعار في الجهة مكان الاجتماع او موظفي الاستقبال، وتوفير اماكن وقوف السيارات ووضع اللافتات وترتيب مكان لتعليق الملبوسات مثل )المشالح( اذا كان الاجتماع رسميا.
وضوح وكفاءة ترتيبات تلقي الرسائل الواردة للمجتمعين او اي منهم واستقبالها.
تحديد اوقات لتقديم المرطبات وتبليغ المسؤولين عنها للالتزام بذلك.
وضوح كيفية الحصول على عون خارجي وامكان الاتصال بالشخص الذي سيقدم هذا العون )سكرتير الرئيس مدير العلاقات العامة، رئيس المضيفين، مدير الحفلات والمآدب.. الخ(.
معرفة السكرتير نفسه لاقرب دورة مياه وهاتف.
معرفة الأسماء:
ان اول مشكلة تواجه السكرتير هي معرفة جميع الحضور فإن لم يكن يعرف اسماءهم فعليه استخدام اساليب مثل:
اعداد بطاقات للاماكن ووضعها على طاولة بالقرب من الباب ثم يطلب من المشاركين اخذها ووضعها لدى دخولهم.
وضع بطاقات خالية واقلام للكتابة والطلب من المشاركين تعبئتها قبل بدء الاجتماع، ووضعها امامهم او اعادتها اليه.
توزيع ورقة او دفتر حضور على المشاركين للتوقيع فيه.
ان يطلب من جميع المشاركين ذكر اسمائهم لدى تحدثهم لاول مرة وتسجيل هذه الاسماء عند الضرورة على مخطط تحديد مكان الجلوس.
ان يسند رئيس الاجتماع الى اي شخص آخر ذي دراية إعداد مخطط الجلوس مع الاسماء حتى يستخدمه السكرتير.
مكان جلوس السكرتير:
يفضل ان يكون بجانب رئيس الاجتماع وعلى يمينه اذا كان الرئيس يكتب باليمنى حيث يستدير بشكل طبيعي ومتكرر الى السكرتير.
تدوين الاسماء والكتابة:
يجب على السكرتير تدوين اسم المتحدث الذي طرح الموضوع وان تكون لديه قدرة لاستدراك وتجميع الافكار وتفيد الممارسة باكتساب حس داخلي سليم لمعرفة حالات الاطالة والحشو وان رأى السكرتير انه قد فاته شيء مهم او لم يفهم شيئا ينبغي الا يتردد في طلب تكراره ولكن يفضل الا يحدث ذلك في احيان كثيرة .
ويجب ان تسجل الحقائق والارقام واذا كان هناك شك حولها فيسمح للسكرتير بالمقاطعة.
الأوراق:
في حالة استخدام اوراق او نشرات او وسائل بصرية مساعدة لم يتم توزيعها مسبقا ينبغي على السكرتير التأكد من الحصول على نسخة منها والسكرتير الماهر يمكنه في بعض الاحيان الحصول على مذكرات المتحدثين او على اجزاء منها للمساعدة في اعداد السجل.
ترتيبات الجلوس:
على رئيس الاجتماع ان يقرر ان كان المشاركون سيسمح لهم بالجلوس في الاماكن التي يختارونها ام انه يفضل ترتيبا آخر وقد يرغب في وضع الوافدين الجدد في دائرة الضوء وكلما جلس المشارك قريبا منه كلما كان اكثر اهمية.
ابدأ في الوقت المحدد:
ان اول قرار يتخذه رئيس الاجتماع هو توقيت الاجتماع وبعض مديري الاجتماعات يحرصون على ان يبدأ الاجتماع في وقته حتى لو تأخر البعض عن الحضور.
التحكم في المناقشة:
ان درجة وطريقة التحكم التي يمارسها رئيس الاجتماع تختلف باختلاف اهداف الاجتماع والبنود المدرجة على جدول الاعمال وطبيعة المجموعة على كل ايا كان الاجتماع لابد من ممارسة التحكم في وقته.
كلمة البداية:
ان الكلمة التي يبدأ بها رئيس الاجتماع ستطبع اثرها على كل ما يأتي بعد ذلك وعلى رئيس الاجتماع تهيئة المسرح للاحداث سواء بالنسبة للاجتماع ككل ام لكل بند على حده كما ان المقدمة يجب ان تكون واضحة ومختصرة وان تشير الى المسائل الرئيسية والى ما يراد تحقيقه من النقاش.
وعلى رئيس الاجتماع عدم التعبير عن آراء وانما عليه اثاره اسئلة فيها دعوة للمشاركة او دعوة مشارك لافتتاح المناقشة وعلى رئيس الاجتماع عدم مناقشة شخص واحد فقط مهما كان لبقا في الحديث واعطاء الفرصة للجميع للمناقشة وعدم السماح لأي عضو بالخروج عن صلب الحديث المطروح.
والمناقشة تنقسم الى اربع مراحل:
1 المقدمة:
وهي الفترة التي يتم خلالها جذب وتركيز انتباه المجموعة.
2 التحديد:
أي تحديد الأفكار أو المواقف الرئيسية.
3 التحاور:
ويستمر النقاش والتحاور أثناء هذه المرحلة الى أن يتم استنفاد الأفكار.
4 القرار:
عندما يصل البند الى النتيجة التي ترضى عنها المجموعة.
يختلف طول وطبيعة كل مرحلة، فالمقدمة تكون سريعة ولا تتجاوز عدة كلمات أما اذا كانت المجموعة جديدة والموضوع معقد فإنها تتطلب قدرا أكبرمن الوقت والمهارة لتركيز الانتباه حتى الوصول الى النقطة التي سيبدأ فيها النقاش الجاد وعلى رئيس الاجتماع معرفة ذلك ويستمر في دفعها الى الأمام في اتجاه معين وبالطريقة الصحيحة.
الإنصات:
من صفات رئيس الاجتماع الناجح الإصغاء وألا يسمح بالخلط بين الموضوعات وعدم خروج الحديث عن مساره وألا يخشى مقاطعه المشاركين الذين يتناولون بندا سابقا.
وان يعطي الحديث بين المجموعة بشكل متوازن وأحيانا تكون روح الدعابة وسيلة لتهذيب الألفاظ أو التصرفات غير اللائقة أو العدوانية والتغلب على المواقف المحرجة.
الوقت: رئيس الاجتماع الجيد هو الذي لا يسمح لنفسه بنسيان الوقت وعليه أن يحث الآخرين على الانتهاء من النقاش ليضع وقتا محددا لكل موضوع وحتى لا يطغى موضوع على آخر.
انهاء الاجتماع:
ينبغي استغلال مهارة رئيس الاجتماع على ألا يستمر الاجتماع لفترة أطول مما ينبغي والاجتماعات تنتهي في حالات منها:
أن تكون كافة الأعمال قد تم تعريفها.
أن يكون الوقت المتاح قد انتهى.
أن يكون المشاركون قد فقدوا اهتمامهم به أو أنهم انصرفوا جميعا.
* بتصرف )الاجتماعات.. كيف تجعلها ناجحة؟