أهمية متابعة المسئول لأعمال إدارته

تعد المتابعة وظيفة أساسية من ضمن مهام الإدارة كالتخطيط والتنظيم والتنفيذ وصنع القرار؛ وتقوم المتابعة بدور حيوي في هذه الوظائف أيضاً؛ وذلك لكون الرقابة تهتم بضرورة سير العمل فى هذه المجالات طبقاً للأنظمة أو اللوائح أو الخطط التي وضعت لها؛ فالرقابة تكتشف الأخطاء من أجل تصحيحها وتطويرها فضلاً عن المحاسبة عليها حتى لا تتكرر ممن وقع فيها ولكي يرتدع غيره من الإقدام على ارتكابها.
ففى مجال التخطيط: يكون دور الرقابة التأكد من أن من قام بوضع الخطة قد حدد الأهداف والسياسات والإجراءات والمدة الزمنية لتنفيذ الخطة؛ وأنه تم تحديد أسلوب التنفيذ السليم والصعوبات التى يمكن أن تواجه الخطة قبل وأثناء التنفيذ والحلول المقابلة لذلك.
وفي مجال التنظيم: يكون دور الرقابة التأكد من وجود هيكل تنظيمى يحدد الصلاحيات والواجبات وأنه يقوم بدوره الفعلى، كما تقوم الرقابة في هذا المجال بمعرفة أسلوب العمل هل هو مركزي أو غير مركزي؟
وفي مجال التنفيذ وصنع القرارات: يكون دور الرقابة التأكد من أن التوجيه الصادر من المسؤول جاء بصورة واضحة، وأن الطريقة التى تتعامل بها القيادة الإدارية مع الموظفين والأسلوب الذى تنتهجه معهم مناسبين كما تتأكد من عملية الاتصال وكيفية نقل المعلومات.
والمتابعة قد تكون مستمرة وهي التي تبدأ قبل وخلال عملية التنفيذ وذلك لتلافي الأخطاء التى يمكن وقوعها ومن ثم تصحيحها فى حينها، وقد تكون المتابعة مرحلية وهى التي تتم خلال فترات دورية وفقاً لمدة تنفيذ الخطة وذلك للتأكد من أن كل جزء من الخطة قد تمت متابعته في الوقت المناسب، وقد تحصل المتابعة بعد التنفيذ ويسمى هذا النوع الرقابة اللاحقة حيث يبدأ العمل الرقابى بعد الانتهاء من العمل التنفيذي حيث يتمثل دور الرقابة في مقارنة النتائج النهائية بالمعايير الموضوعة سلفاً لتحديد مدى التطابق أو الاختلاف، فإن كان هناك اختلاف بين الخطة والتنفيذ فإن دور المتابعة هنا هو الحيلولة دون وقوع هذا الاختلاف في المستقبل.
وتهدف المتابعة من وراء كل ذلك إلى تحقيق ما يلي:
* متابعة أداء موظفي الجهة الإدارية أو المؤسسة الأهلية والتأكد من أنه يتم حسب الأنظمة أو اللوائح التنفيذية أو التنظيمية الموضوعة لذلك، وكذلك حسب الإجراءات المعمول بها.
* التأكد من سلامة استخدام الموارد المالية والبشرية في المؤسسة الإدارية والعمل على تحقيق الوفر المادي والحد من الإسراف وتطابق إجراءات الصرف المالي مع القواعد المقررة.
* الكشف عن المبدعين وذوي الكفاءة في مجال العمل وذلك من أجل تحفيزهم والتأكد من تفاعل الموظفين مع المصلحة العامة وأن المسؤولين والقياديين على إلمام بمجريات العمل في مختلف المستويات.
ويوجد عدة وسائل لكي تقوم المتابعة الإدارية بعملها وهي:
* التقارير الإدارية التي توضع لقياس مستوى الموظفين والكيفية التي يتم بها إنجاز الأعمال.
* الإشراف الإدارى من أجل الوقوف عن كثب على موقع العمل وبيئته ورفع معنويات المرؤوسين وظهور الإدارة العلمية الحديثة.
* الشكاوى التي يتقدم بها المواطنون لكونها تتعلق بالمعاملات الخاصة بهم حيث تضع المشرفين في الصورة فيما يخص الوضع الحقيقى للأخطاء.
* البحوث التى تعتبر أحد المصادر لاتخاذ القرارات ومتابعة تنفيذها.
كما توجد عدة طرق لتفعيل الرقابة الإدارية وهي:
* أن يتم ذلك عن طريق التفويض ويعرف هذا الاسلوب (بالإدارة بالتفويض)، بأن يقوم الرؤساء والمديرون بتفويض بعض صلاحياتهم لمرؤوسيهم ويكون دور الرؤساء هو متابعة ورقابة عمل مرؤوسيهم للتأكد من حسن سير العمل وهو أسلوب يؤدي إلى رفع مستوى الأداء والروح المعنوية للمرؤوسين وتفرغ الرؤساء لمهامهم الأساسية في التخطيط والمتابعة واتخاذ القرارات.
* أن يتم تحديد الأهداف وأسلوب المتابعة وتحديد المسؤوليات بصفة مشتركة بين الرؤساء والمرؤوسين ويعرف ذلك (بالإدارة بالأهداف )ثم قياس الإنجازات وتحديد علاج المشكلات.
ويشمل العمل الرقابى مختلف أنشطة العمل وتخصصاته كالأعمال الإدارية والمالية والاقتصادية والفنية والحرفية وسلوك وأداء الموظفين.
وفي المملكة العربية السعودية تم الاهتمام بشؤون الرقابة أوالمتابعة حيث تم إنشاء العديد من الأجهزة للقيام بذلك (فوزارة المالية) تراقب عن طريق الممثلين الماليين الشؤون المالية والحسابية قبل إجراء عملية الصرف، و(ديوان المراقبة العامة) يقوم بالرقابة في هذا الشأن بعد إنهاء عملية الصرف،(وهيئة الرقابة والتحقيق) تقوم بالكشف عن المخالفات الإدارية ومعالجتها مع الأجهزة المعنية بما فى ذلك عمليات شؤون الموظفين من تعيين ونقل وترقية وتكليف وتعاقد ونحو ذلك، (وهيئة مكافحة الفساد) تقوم بالكشف عن المخالفات المالية التى تحصل عند إبرام العقود واجراء المناقصات التى قد تتسم بالتعمد.
وهذه الأجهزة تقوم بأعمالها الرقابية حسب الأنظمة واللوائح الموضوعة لذلك وإن كان المؤمل هو مضاعفة الجهود فى هذا المجال عن طريق زيادة تفعيل العمل الرقابى وأخذ زمام المبادرة في هذا الشأن وتطوير الأنظمة المتعلقة به لكون العمل الرقابى أحد طرق الإصلاح الناجحة.