حدد المجلس البلدي في المدينةالمنورة فترة الرد على مطالبه واستفساراته الموجهة إلى أمانة المنطقة ب15 يوماً فقط من تاريخ صدور الخطاب. ودعا خلال جلسته أول من أمس (السبت) إلى تزويد الأمانة له بصور الإجراءات المتخذة على توصياته، وعقد لقاءات بينه وبين المختصين بالأمانة متى ما دعت الحاجة، والعمل على تحقيق مطالب المواطنين وإدراجها ضمن موازنة الأمانة وفق الإمكانات البلدية، وتخصيص جلسة كل ثلاثة أشهر لمتابعة تنفيذ قراراته من قبل أمانة المنطقة على أن تتولى هذه المهمة لجنة المتابعة. وأوصى بلدي المدينة في الجلسة التي خصصها لمناقشة آلية عمله للفترة المقبلة وتشكيل اللجان، بدعم أمانة المجلس بخمسة موظفين لدعم أعماله في الفترة المقبلة بتخصصات عدة مختلفة (مهندس ومساح وموظف إحصاء وموظفي سكرتارية). ومن ضمن آليات العمل المعتمدة منه، ذكر رئيس المجلس الدكتور صلاح الردادي أنه تم اعتماد تشكيل لجان موقتة متى ما دعت الحاجة، وفقاً للنظام، واقتصار أعمالها على المواضيع التي تدخل ضمن نشاطها واختصاصها، وإحالة المواضيع المدرجة على جداول أعمال المجلس للأعضاء بوقت كاف لمدة ثلاثة أيام على أن يتولى رئيس اللجنة تحديد مواعيد اجتماعاتها وإدارة أعمالها واعتماد محاضرها وعرض تقاريرها والتحدث باسمها أمام المجلس والعرض عن أي معوقات لأعمالها. وأوضح الردادي أن المجلس أقر رفع اللجان نتائج أعمالها ومحاضر اجتماعاتها خلال شهر من تاريخ قرار تشكيلها وتدوينها بمحضرها النهائي التوصيات وأسماء أعضاء اللجنة بحسب مشاركتهم فيها، كما أقر أن تتولى لجنة التواصل درس مقترحات المواطنين المقدمة خلال برامج التواصل بمشاركة مختصين من الأمانة لإعداد التوصيات الأولية حيال كل مقترح أو مطلب والعرض بالنتائج للمجلس في الجلسات التي تقرر لعقدها كل أول وثالث سبت من كل شهر هجري في الفترة المسائية على أن تحدد مدة عقد الجلسة بخطاب الدعوة لمدة ساعتين وفق الحاجة والأعمال المدرجة في جدول الأعمال. وأشار الردادي إلى أنه تم اعتماد البريد الإلكتروني وسيلة اتصال أساسية لإرسال جداول أعمال المجلس والمرفقات للأعضاء كافة وتوفير نسخة ورقية من الوثائق الخاصة بكل اجتماع لمن يرغب الاطلاع عليها من الأعضاء تكون جاهزة لدى أمانة المجلس، إضافة إلى اعتماد التعاملات الإلكترونية بين الجانبين (المجلس والأمانة) والجهات الأخرى التي تستخدم تلك التعاملات. ولفت في ختام حديثه إلى تشكيل المجلس ست لجان أساسية هي، المشاريع ونزع الملكيات، مراقبة أداء الأمانة، الموازنة والحسابات الختامية، التواصل مع المواطنين، الخدمات البلدية، وأخيراً لجنة متابعة أعمال المجلس.
