مع تحيات الديوان

إلى عهد ليس ببعيد وفي كيان كبير أشبه بالقارة مساحة كان المواطن او المقيم يشد الرحال من أية منطقة إلى الرياض ليتابع أية معاملة او برقية يبعثها لأية دائرة حكومية بما فيها الديوان الملكي، وكان الجميع يعاني من ذلك الأمرين كبر الموضوع ام صغر، ولا ننكر أن بعض الدوائر الحكومية استفادت من خدمة التقنية والاتصالات الحديثة ووظفت ذلك لخدمة المراجع، وتعرضت تلك الخدمة في بعض المرافق إلى مد وجز مما جعل المواطن او المقيم مجبرا على شد الرحال لمتابعة إجراءات معاملاته في كافة المرافق الحكومية، لكن رئاسة الديوان الملكي في الفترة الأخير قدمت للمواطن والمقيم خدمة حديثة متطورة، لاتكلف المراجع حتى مجرد رفع السماعة للاتصال وذلك من خلال، رسائل متتابعة مفتتحة بتحية الإسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) متضمنة معلومات عن القيد والتاريخ للوارد ثم مختتمة بعبارة (مع تحيات الديوان الملكي) ثم تتوالى الرسائل تباعا تفيد صاحب المعاملة بسير المعاملة بين أقسام الديوان ثم في الأخير رسالة مكتملة توضح انتهاء المعاملة وتوجيهها للقطاع الآخر او الجهات المختصة مع عباراة مع (تحيات الديوان الملكي) وكل ذلك في غالب المعاملات التي لاتتطلب لجاناً خاصة لاتتجاوز (14) يوما، دون ان يحتاج المراجع الى شد الرحال والبحث عن مساعدة احد بل تأتيه الخدمة إلى هاتفه دون عناء.
هذه النقلة الجديدة والجيدة تؤكد الحرص على ان لا يتكبد صاحب المعاملة أي عناء وما قد تعترضه من مشكلات تنقلات وسكن ومعيشة وجهل أحيانا بالإجراءات وما يتجشمه المراجع من عناء، فكانت هذه الخدمة الجليلة التي يشكر عليها الديوان.
لكن تبقى مشكلة مابعد الديوان فالأمر يحتاج إلى شد الرحال لمراجعات الدوائر الحكومية الآخرى عدا وزارة الداخلية التي منذ زمن تستخدم التقنية الحديثة في خدمة المراجع..
لذا نأمل أن نرى قريبا معظم المرافق الحكومية تتخذ من الديوان ووزارة الداخلية إنموذجا حيا وحديثا وراقيا لخدمة كافة المراجعين، وأن مثل هذه الخدمة تخفف على الوزارة والإدارات العامة ضغط المراجعين وكثرة الاستفسارات التي يمكن اختصارها في مثل هذا الخدمة الراقية، وذلك متى ماتوفرت معايير تطوير الأداء وتحسين الخدمات المقدمة للجمهور وتحديث الإجراءات لتوفير الوقت والجهد على كل الأطراف، وتقديم مستوى عالٍ للخدمة بشكل معياري وتوفيرها على مدار أوقات الدوام الرسمي وذلك باستخدام أفضل واحدث التقنيات على المستوى العالمي،التركيز على توفير وسائل وقنوات متعددة للحصول على الخدمات عن طريق التكنولوجيا، و التعرف على حاجات المراجعين والسعي نحو فهمها، والذي يضمن بالتالي التواصل التربوي الراقي مع المراجعين و التغلب على كل العقبات.
وحينما نشير إلى اهمية ذلك لما نراه من ملاحظة أخرى هامة، هي ان الإجراءات في الديوان الملكي ووزارة الداخلية كما أسلفت قد لاتتجاوز 14 يوما ما لم تتطلب لجاناً خاصة، لكن المعاملات تتعرقل في معظم المرافق الحكومية وقد تأخذ بالأشهر رغم انها قد لاتحتاج اللهم إلا لإفادة او توقيعاً، ومثل هذا البطء يؤثر بالتالي على إيجابيات المرافق التي تستخدم وسائل التقنية الحديثة في خدمة مراجعيها.
هذا وبالله التوفيق