« الرياض» تستعرض نظام التعاملات الإلكترونية للملحقيات الثقافية والطلبة المبتعثين

استحدثته و طوّرته وزارة التعليم العالي ممثلة في وكالة الوزارة للتخطيط والمعلومات..

نظام التعاملات الإلكترونية للملحقيات الثقافية والطلبة المبتعثين، الذي استحدثته و طوّرته وزارة التعليم العالي بالمملكة ممثلة في وكالة الوزارة للتخطيط و المعلومات، يأتي انطلاقاً من التوجيهات السامية من مقام خادم الحرمين الشريفين لتسهيل أمور المبتعثين السعوديين و تقديم كافة أنواع العون و المساعدة و الدعم لهم. كما يأتي أيضاً لتوجيهات معالي وزير التعليم العالي بضرورة تطبيق هذا النظام في جميع الملحقيات الثقافية، و تقديم الدورات التدريبية لاستخدام النظام و التعامل معه.
ووفقاً لوكيل الوزارة للتخطيط و المعلومات الدكتور عبدالقادر الفنتوخ، فإن هذا النظام يأتي في إطار حرص وزارة التعليم العالي على تحسين عملية متابعة الطلبة و الإشراف عليهم وتقديم الخدمات لهم بصورة مستمرة، من خلال توفير قنوات اتصال مباشرة بين الطالب والملحقية الثقافية وكذلك بين الملحقية والوزارة. وأضاف أن هذا النظام يوفر 25 خدمة إلكترونية للطلبة المبتعثين يستطيعون من خلالها التعامل معها من منازلهم، وجامعاتهم أو من أي مكان تتوفر فيه خدمة الاتصال بشبكة الإنترنت. وأشار إلى أن النظام الإلكتروني هذا سيساعد كلاً من الوزارة، و جهات الابتعاث على الحصول على مختلف التقارير وبدقة كاملة و سيقلل كثيراً من المعاملات الورقية، إضافة إلى أنه سيسرّع من فترة الاستجابة و الرد على استفسارات الطلبة واحتياجاتهم.
تعريف بالنظام:
نظام التعاملات الإلكترونية للملحقيات الثقافية والطلبة المبتعثين، هو منظومة من التطبيقات الإلكترونية التي تهدف إلى مساعدة الملحقيات التابعة للوزارة في التحول وتبني تطبيق التعاملات الالكترونية في الأعمال التي تقوم بها،وتقديم الخدمات الالكترونية للطلبة المبتعثين، والملحقيات الثقافية لسفارات خادم الحرمين الشريفين في الخارج، من خلال الارتباط مع الوزارة آلياً.
الهدف و الرؤية:
يهدف النظام، ومن خلال رؤية واضحة تتمثل في إيجاد ملحقيات ثقافية ذات بيئة تقنية تخدم الطلبة إلكترونياً وترتبط بالوزارة آلياً، إلى تحقيق العديد من الفوائد التي تسُهم – بإذن الله – في تحقيق الهدف من استحداثه و تطبيقه. و من بين الأهداف التي يسعى النظام لتحقيقها: خدمة الطلبة إلكترونيا على مدار الساعة و طيلة أيام الأسبوع، توحيد المعلومات والبيانات والإحصائيات بين الملحقيات الثقافية والوزارة، توحيد إجراءات العمل في جميع الملحقيات الثقافية، تمكين مسؤولي الوزارة من الوصول الفوري للمعلومات والبيانات الدقيقة التي تمكّن من اتخاذ القرارات ذات الصلة، توفير التقارير والإحصائيات الآنية والمتعددة، توفير نماذج عمل موحدة، مراقبة الأداء ومتابعته وتحسينه بطريقة إلكترونية دقيقة، و تسريع وجودة تنفيذ الخدمات ذات العلاقة بالشئون الأكاديمية و الإدارية.
الجهات المرتبطة و المستفيدة من النظام:
ترتبط بنظام التعاملات الإلكترونية للملحقيات الثقافية و الطلبة المبتعثين العديد من الجهات ذات العلاقة. و يمكن لهذه الجهات الدخول على النظام و الاستفادة من الخدمات و التسهيلات التي يقدمها، والحصول على المعلومات، والبيانات، والنماذج التي تحتاجها. والجهات هي: الطالب،والملحقيات، والإدارة العامة للابتعاث، والإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية، جهات الابتعاث، إضافة إلى الإدارات الأخرى التي تتبع الوزارة أو تسعى للاستفادة من خدماتها أو تبحث عن معلومات عن الخدمات الإلكترونية التي تقدمها.
بوابات النظام:
يشتمل النظام على عدد من البوابات الإلكترونية التي تتكامل مع بعضها و تعمل على تقديم الخدمات و التسهيلات ذات العلاقة. وهذه البوابات هي:
بوابة الملحقيات:
تهدف هذه البوابة إلى وضع قالب موحد لبوابة الوزارة والملحقيات مع إضافة الروح الخاصة بكل ملحقية وكذلك الاستقلالية الكاملة للملحقية لإضافة أخبارها ومعلوماتها والتعديل فيها دون الرجوع للوزارة.
و تشمل هذه البوابة المعلومات الخاصة بالملحقية، أنظمة الملحقية، الأخبار و الفعاليات، خدمات و نماذج الطلاب الإلكترونية، الأخبار و الفعاليات، الخدمات الإلكترونية و النماذج للطلاب، التعاميم و الإعلانات، الجامعات في بلد الملحقية، و عناوين الملحقية.
بوابة النظام الموحّد للشؤون الدراسية:
تهدف هذه البوابة إلى حصر جميع البيانات عن الطلبة المبتعثين إضافة إلى تلك المتعلقة بالمرافقين. كما تشتمل هذه البوابة على المعلومات الدراسية، المعلومات المتعلقة بالبعثة والصرف على الطالب، التقارير الدراسية، الإجراءات الأكاديمية ذات العلاقة بالطالب، و الإجراءات الإدارية ذات العلاقة.
و تتميز هذه البوابة بعدة خصائص منها: الدقة في بيانات الطلاب مع ربطها برقم الهوية للطالب لضمان عدم التكرارية في الملحقية أو ملحقيات أخرى، إصدار التقارير عن الطلاب بالدقة والسرعة المطلوبة، ربط بيانات الطلاب بالوزارة بحيث تستطيع الإدارات المعنية في الوزارة الحصول على أي معلومة أو إحصائية تخص الطلاب بشكل أسرع و أدق، و سهولة التواصل مع الطالب عن طريق البريد الإلكتروني أو بوابة الطلبة المبتعثين أو عبر رسائل الجوال.
بوابة الأنظمة الإدارية و المالية:
تهدف هذه البوابة إلى توفير الدقة في صرف مستحقات الطلاب بربطها بنظام الشئون الدراسية، ضبط مصروفات الملحقية المتفرقة واستخراج الموازنات الدورية والسنوية إلكترونيا، واستخراج المسيرات الخاصة بالبنوك من النظام بشكل آلي.
و تتميز هذه البوابة بعدة خصائص ومميزات منها على سبيل المثال: إعداد المطالبات وكشوف الاستعاضة والإرساليات من النظام بشكل آلي ووفق المعايير والأنظمة المتبعة في الإدارة المالية في الوزارة، طلب التعويضات (الإرساليات) بشكل آلي وميسر من خلال النظام وربطه بالنظام المالي الموجود في الوزارة، وجود بيانات الموظفين والمتعاقدين في النظام وربطها مع الوظائف التي وفرتها الوزارة للملحقية، و إتباع آلية واضحة في حساب بدلات ومخصصات الموظفين والمتعاقدين حسب الأنظمة المتبعة في الوزارة.
بوابة الطلبة المبتعثين:
تُعنى بتقديم الخدمات الإلكترونية للطلبة المبتعثين. و يكمن الهدف من إنشائها إلى تحقيق عدة أهداف منها: تسهيل حصول الطلاب على الخدمات التي تقدمها الملحقية والوزارة بشكل إلكتروني ودون الحاجة للحضور للملحقية، تسريع تنفيذ الطلبات حيث أن البوابة مرتبطة بالطالب والملحقية والوزارة، التواصل مع الطلاب بشكل إلكتروني عن طريق البوابة والبريد الإلكتروني، ومتابعة الطلبات آلياً ومعرفة المتأخر منها وجهة التأخير.
هذا وتقوم البوابة الإلكترونية للطلبة المبتعثين بتقديم العديد من الخدمات المتميزة التي تهدف إلى توفير الخدمات التي يحتاجها المبتعث وأن تكون هذه الخدمات في متناول يده وبأقل جهد ووقت.ومن هذه الخدمات: خدمة تعديل البيانات الشخصية، تعديل البيانات الدراسية، تعديل الاتصال، تعديل وإضافة المرافقين، خدمة متابعة الطلبات، طلب تذكرة سفر، إلحاق مرافق بالبعثة طلب استفسار، تنبيهات، الدعم الفني، طلب مكافأة تميز..الخ ، إضافة إلى تقديم الخدمات المالية و التي تشمل: الحصول على كشف حساب، طلب تعويض، المستحقات، الحساب البنكي، طلب ضمان مالي و غيرها، و كذلك الخدمات الدراسية مثل: ترقية بعثة لمرحلة أعلى، طلب حضور ندوة، تمديد بعثة، تغيير جامعة أو تغيير التخصص، تأجيل البعثة، إنهاء البعثة، طلب دورات تدريبية، وغيرها من الطلبات ذات العلاقة.
ونوه الدكتور الفنتوخ بأن الوزارة تقوم بتقديم برنامج تدريب مكثف عن طريق استخدام النظام في الملحقيات الثقافية المختلفة. وتعتزم الوزارة القيام بإضافات على هذا النظام في الأشهر القريبة القادمة وبشكل متدرج تتناسب مع المستوى المتصاعد لثقافة الموظفين الإلكترونية واستيعاب التعامل مع الخدمات الحالية.