الجلفان: نحتاج إلى "حكومة إلكترونية" للملحقيات الثقافية في الخارج

لخدمة الأعداد الكبيرة من المبتعثين والتواصل معهم وتبادل الخبرات بينهم..

تواجه الملحقيات الثقافية السعودية في الخارج تحديات كثيرة يقف على رأسها سد الفجوة بين تلك الملحقيات والمبتعثين في ظل تزايد أعداد المبتعثين سنويا وتوجهات حكومة خادم الحرمين الشريفين في دعم واستمرارية برامج الابتعاث الى مختلف دول العالم.
وأصبح المبتعث السعودي في ظل هذا التزايد المضطرد ينتظر أن تقدم الملحقيات الثقافية خدماتها إليه فى أسرع وقت وبأقل جهد وأقل تكلفة، ويبدو أن تكنولوجيا المعلومات مبشرة فى هذا الاتجاه حيث برزت تجربة الملحقية الثقافية في استراليا في ذلك وأصبحت هذه التحديات تشكل اختباراً حقيقياً لملحقياتنا الثقافية لتحديد مدى قدرتها على التكيف على هذه المستجدات.
ال "الرياض" كان لها هذا اللقاء مع مدير الشؤون الثقافية بالملحقية الثقافية في استراليا ظافر بن ناصر الجلفان تطرق خلاله الى تجربة الملحقية في تطبيق نظام ادرة العمل الإلكتروني وغيرها من الموضوعات ذات المساس المباشر بتطوير العمل ورفع مستوى الأداء والجودة والاستجابة السريعة لمتطلبات الطالب السعودي سواء كان مبتعثا او دارسا على حسابه الخاصة ومرافقيهم فإلى نص الحوار:
تجربة العمل الإلكتروني
@ كيف بدأت تجربة الملحقية الثقافية في استراليا مع تطبيق نظام ادارة العمل الإلكتروني، وكيف تقيمون التجربة حتى الآن؟
- في البداية اسمح لي ان أوضح أن نظام إدارة العمل الإلكتروني في الملحقية الثقافية باستراليا يجسد اهتمام المملكة لتطبيق مفهوم الحكومة الإلكترونية وتطبيقاته باستخدام تقنية المعلومات الحديثة، ويأتي هذا البرنامج ضمن المبادرات والأنظمة التي تتبناها وزارة التعليم العالي لتطبيق مشاريع الملحقيات الثقافية الالكترونية على مستوى كافة الملحقيات الثقافية السعودية في الخارج لرفع إنتاجية واداء الملحقيات الثقافية بما يتناسب وحجم الزيادة في اعداد المبتعثين خلال السنوات الأخيرة لتقديم خدمات أفضل للمبتعثين وتوفير المعلومات الخاصة عن احصائيات المبتعثين وتقاريرهم الدراسية ونتائجهم بدقة عالية في الوقت المناسب.
وما يشعرنا بالفخر هو اننا في الملحقية الثقافية باستراليا كنا السباقين بين الملحقيات الثقافية السعودية العاملة بالخارج في تحقيق استراتيجية الوزارة في تطبيق هذا الفكر الإداري الحديث الذي له مساس مباشر بتطوير العمل ورفع مستوى الأداء والجودة والاستجابة السريعة لمتطلبات المبتعثين السعوديين للدراسة بالخارج أو الدارسين على حساباتهم الخاصة ومرافقيهم.
ما دفعنا الى تبني هذا الفكر الإداري هو قناعتنا بان تطبيق آليات الحكومة الالكترونية في عمل الملحقيات الثقافية يصب في مصلحة الطالب مباشرة من خلال رفع مستوى إنتاجية العمل وتنظيم وتوحيد المعلومة وإيصالها بأسرع وقت ممكن إلى المستفيد النهائي، ألا وهو الطالب المبتعث أو الدارس على حسابه الخاص والذي عادة يقطن في أماكن بعيدة ومتفرقة ويكون في قدومه الى مقر الملحقية الثقافية مشقة كبيرة.
فكرة تطبيق نظام ادارة العمل الإلكتروني في الملحقية الثقافية باستراليا جاءت بعد أن ادرك الدكتور علي البشري الملحق الثقافي ان التحول إلي الإدارة الالكترونية حاجة ملحة وليست خيارا، في قناعة منه ومن العاملين في الملحقية الثقافية أن انتشار تكنولوجيا المعلومات يمكن أن يحسم الكثير من مشكلات انهاء اجراءات المبتعثين من منطلق حرص الملحقية على تسهيل وتيسير إجراءات المبتعثين، بما يحقق اختصار الوقت والجهد على الملحقية وكافة الطلبة المستفيدين من خدماتها، وبما يتماشى مع توجُّه الدولة - حفظها الله - نحو تطبيق مفهوم الحكومة الإلكترونية.
اما بالنسبة لتقييم التجربة فإنه وحسب مسوحات قياس عائد واثر الخدمة على المبتعثين هناك رضا تام عن الدور الذي تقوم به الملحقية الثقافية باستراليا في خدمة المبتعثين وانجاز معاملاتهم، ونحن لا نزال في بداية الطريق ولدينا مشاريع طموحة لتطوير العمل مدعومة بافكار المخلصين من ابناء المملكة على مستوى الموظفين في الملحقية او على مستوى المبتعثين الذين نشاركهم الرأي في كل ما يتعلق بتقديم افضل الخدمات المقدمة لهم قناعة منا في الملحقية باننا جميعا موظفين ومبتعثين نعمل سويا من اجل تحقيق هدف واحد وهو تحقيق اهداف برامج الابتعاث.
مشروع متكامل
@ هل افهم من حديثك ان نظام ادارة العمل الإلكتروني بالملحقية هو مشروع متكامل يشارك فيه الموظفون والمبتعثون جميعاً؟
- نعم، وفي الحقيقة أن الدكتور علي البشري الملحق الثقافي ومنذ قدومه الى استراليا وهو يضع على عاتقه توفير الخدمة السريعة والجيده للمبتعث لاعتبارات من اهمها قناعته بان حلول التقنية هي المساعد الوحيد لحل مشكلة التباعد الجغرافي خاصة وان الملحقية الثقافية باستراليا كانت في ذلك الحين تشرف على خمس دول مختلفة وهي استراليا ونيوزلندا وماليزيا وسنغافوره وأندونيسيا، ناهيك عن المشكلة القائمة في استراليا بحد ذاتها والتي تشكل في تباعدها الجغرافي قارة كاملة ينتشر الطلبة السعوديين على كامل رقعتها في حركة تزايد لا نتتهي.
ومن ارادته برز الهدف الرئيس الذي تسعى الملحقية الثقافية باستراليا لتحقيقه وهو الانطلاق بالخدمات المقدمة للمبتعثين والخروج بها من نطاقها الجغرافي وإمكاناتها البشرية المحدودة وتوصيلها للمستفيدين في أماكن وجودهم في وقت قياسي دون اضرار بوقت المبتعثين الذي يتعين عليهم ان يستفيدوا منه في التحصيل والبحث العلمي.
@ وما اهم مراحله؟
- يمكن في هذه العجالة ان استعرض اهم مراحل تنفيذ المشروع مقسمة حسب الأولوية والأهمية وهي ما قبل المرحلة الأولى وتم خلال هذه المرحلة توفير جملة من البيانات مثل نظام الصلاحيات، المستخدمون، نظام مراقبة الأوامر،وجداول مساعدة مثل البلدان، المدن، وتم توفير هذه المعلومات بكاملها من خلال فريق العمل بالملحقية في وقت يتزامن مع قيامهم بادوارهم تجاه انجاز معاملات المبتعثين اليومية بدون اي اخلال بها.
وفي المرحلة التالية تم التركيز على الملف الالكتروني للمبتعث بحيث يشمل كل البيانات المهمة مثل بيانات عامة، معلومات الاتصال، بيانات البعثة، المرافقون، البيانات الدراسية (معهد اللغة، الجامعة)، التخصص، القرارات الإدارية، الوثائق.
بعدها تم التركيز على الشئون المالية مثل مكافآت المبتعثين، الفواتير،الميزانية، الحسابات، سعر الصرف، وكذلك الشئون الإدارية مثل الموظفين والصادر والوارد في الملحقية.
اما في المرحلة الثالثة فتم التركيز فيها على حساب المبتعث على الانترنت الذي يمكن المبتعث من تغير بيانات الاتصال، تغير الحساب البنكي، استعراض التقارير الخاصة به، ومعالجة طلبات المبتعثين الآلي مثل: طلب تذاكر، إضافة مرافق، طلب تغير معهد للغة، تمديد بعثة، تغير معهد، تغير تخصص. تشغل آلية تقارير المبتعثين،وصفحة الملحقية الرئيسية.
اما المرحلة الرابعة فتم التركيز فيها على نظام الاشراف الدراسي الشامل ويتضمن نظاما متكاملا لمتابعة المبتعثين دراسيا واعداد التقارير عنهم ونظام احصائيات متطور لتوفير البيانات المتعلقة بالمبتعثين والخريجين تتضمن تخصصاتهم ودرجاتهم العلمية وتقاديرهم.
وفي المرحلة الخامسة سيتم التركيزعلى تطبيقات البوابة الإلكترونية للعمل الثقافي للملحقية التي تمثل معلومات عن الخدمات التي تقدمها الملحقية على مستوى التعاون الدولي والعلاقات الجامعية وتبادل الخبرات بين الجامعات السعودية ونظيراتها الاسترالية والنظام المساعد لمنح تأشيرات العمل والزيارة لأعضاء هيئة التدريس والعلماء والباحثين والاساتذة الزائرين وتاشيرات الدراسة للطلاب الاستراليين في جامعات المملكة العربية السعوديين ممن حصلوا على منح دراسية بالتنسيق مع القسم القنصلي بسفارة خادم الحرمين الشريفين في كانبرا، وكذلك بوابة العمل الثقافي والإعلامي بشكل عام، ونظام ادارة أندية الطلبة السعوديين في استراليا ونيوزلندا ماليا واداريا.
خدمة سريعة ومميزة
@ وما الذي قدمه النظام للملحقية والمبتعثين؟
- قدم النظام خدمة سريعة ومميزة وعصرية لكل مبتعث مع توفير الكثير من الوقت والمال، كما ساعد الملحقية الثقافية في استراليا على مواكبة التطور الكبير في عدد المبتعثين حيث امكن من خلاله متابعة المبتعثين بشكل جديد وسريع، كما ساهم في بناء قاعدة بيانات لديها إمكانية جعل التواصل بين الملحقية المبتعثين ممتاز ومكن المبتعثين الجدد من التواصل مع المبتعثين الحاليين أو السابقين للاستفادة من خبراتهم، كما وفر النظام أماناً اكثر في حفظ سجلات المبتعثين من الضياع والتلاعب وبناء قاعدة بيانات يمكن من خلالها استخلاص الإحصائيات التي تبنى عليها القرارات، وفي الشهر الأخير شرعت الملحقية في الإجراءات المتعلقة بتطبيق نظام الاشراف الدراسي الإلكتروني الشامل لمتابعة المبتعثين دراسيا واعداد التقارير عنهم، وكذلك تطبيق برنامج احصائيات متطور لتوفير البيانات المتعلقة بالمبتعثين والخريجين تتضمن تخصصاتهم ودرجاتهم العلمية وتقاديرهم.
الانتخاب الإلكتروني
@ تابعنا ان الملحقية الثقافية طبقت نظام الانتخاب الإلكتروني لرؤساء اندية الطلبة السعوديين في استراليا ونيوزلندا لعام 2009، كيف تنظرون في الملحقية الى هذه التجربة؟
- موضوع الانتخابات الالكترونية هو واحد من مشاريع الملحقية الثقافية في تطبيق ادارة العمل الإلكتروني في المجالات الثقافية، واندية الطلبة السعوديين لها دور كبير في توصيل المعلومات الثقيفية الي كافة المبتعثين وهو امتداد لتطبيق مفاهيم ادارة العمل الكترونيا بالملحقية.
نظام الانتخابات الإلكتروني نظام إلكتروني متكامل تم تصميمه وتطويره لهذا الغرض، وشارك فيه آلاف من الطلبة السعوديين في أستراليا ونيوزلندا مبتعثين ودارسين على حسابهم الخاص ومرافقين للإدلاء بأصواتهم لمرشحيهم من رؤساء الأندية في تجربة تعد هي الأولى من نوعها على مستوى الملحقيات الثقافية السعودية.
وقد تمت ادارة الانتخابات وفق هذه التجربة إلكترونياً من خلال الملحقية الثقافية عبر موقعها على شبكة الإنترنت بعد أن تم الإعلان عن موعد الحملة الانتخابية للمرشحين سخرت فيها كافة التسهيلات للمرشحين لاستخدام المواقع الإلكترونية ومنتديات الطلبة السعوديين في أستراليا ونيوزلندا لإدارة حملاتهم الانتخابية خلال المدة المحددة لها وفق تنظيم محكم شارك في إعداده عدد من الطلبة السعوديين المبتعثين في الدولتين.
وقد اتاح نظام الانتخاب الإلكتروني الفرصة الكاملة للمشاركة والإدلاء بالأصوات لكافة الطلبة السعوديين المبتعثين المسجلين في نظام الملحقية الإلكترونية وغير المسجلين في نظام الملحقية الإلكتروني من الدارسين على حسابهم الخاص ومبتعثي الشركات ومرافقي المبتعثين مع مراعاة عامل الوقت بالنسبة للمبتعثين وانشغالهم في التحصيل العلمي بحيث اتاح النظام المشاركة في أي وقت ومن أي مكان من خلال الشبكة العنكبوتية (إنترنت)، وفق آلية محددة روعي فيها تحقيق درجة عالية من الصدقية والشفافية في الأداء بما يحقق الأهداف المرجوة منها.
نجاح الملحقيات في تطبيق الحكومة الإلكترونية
@ ماذا يعتمد نجاح الملحقيات الثقافية السعودية بشكل عام في تطبيق نظام ادارة العمل الإلكتروني من وجهة نظرك؟
- للإجابة عن هذا التساؤل لا بد من التوضيح بان تزايد اعداد المبتعثين السعوديين في الخارج ألقى مزيداً من الضغوط على الملحقيات الثقافية لتحويل عملياتها إلى عالم الأعمال الالكترونية من خلال الاستخدام التكاملي الفعال لجميع تقنيات المعلومات والاتصالات وذلك لتسهيل العمليات الإدارية اليومية للملحقيات، وكل الملحقيات الثقافية بحاجة إلى أن تكون ضمن الحكومة الالكترونية، كونها من الجهات التي تقدم خدماتها بصفة مباشرة ويومية لمواطنين سعوديين، حيث يوفر ذلك الوقت ويتيح الخدمة لهؤلاء المواطنين في أماكن وجودهم دون انتقالهم من الأماكن البعيدة بحثاً عن هذه الخدمات وإهدار وقتهم وجهدهم الذي يمكن أن يستثمر في التحصيل والبحث العلمي، ويعتمد نجاح الملحقيات الثقافية في تطبيق مفهوم الحكومة الالكترونية من وجهة نظري على محاور ثلاثة هي:
- الأول: قيادة إدارية لديها الرؤية الثاقبة، لأن الإدارة الإلكترونية ليست شعارا يرفع، بل عملية معقدة ونظاماً متكاملاً من المكونات البشرية والمعلوماتية والتشريعية والبيئية وغيرها، وتحتاج إلي مجموعة من المتطلبات المتكاملة لكي يتم تطبيق استراتيجيتها في الواقع العملي.
- الثاني: مدى جاهزية الملحقيات لتقديم الخدمات إلكترونياً، ويتأتى ذلك من خلال توفير البنية التحتية اللازمة لذلك من خلال تحديث الملحقية وتدعيمها بأحدث ما توصلت إليه تقنيات الاتصالات والمعلومات للمساعدة في تقديم الخدمات إلكترونياً.
- الثالث: توفير الخبرات التي تساعد الملحقين الثقافين ومنسوبي الملحقيات الثقافية في تطبيق مفاهيم الحكومة الالكترونية وتطبيقاتها من جانب، والتوعية بمزايا التحول إلى المجتمع الرقمي وكيفية الاستفادة من الخدمات الالكترونية من جانب آخر.