هذه واجبات المديرين

نقصد بالمديرين هنا المشرفين الإداريين سواء كانوا وكلاء أو مديرين عامين أو مديري إدارات ونحو ذلك، وسواء كانوا في القطاع العام أو القطاع الخاص ويعمل تحت إشرافهم مديرون آخرون وموظفون الذين تتمثل واجباتهم في ثلاث مهام أساسية وهي:
* التخطيط: ويعني إجراء الدراسات ووضع الخطط المستقبلية التي تخدم سير العمل في القطاع الذي يشرف عليه كل مدير بحيث تتم مراجعة الأساليب والإجراءات التي يسير عليها العمل ومحاولة تلافي السلبيات التي تظهر من واقع التطبيق، بإجراء الدراسات التطويرية لها ووضع الخطط للبدائل المناسبة.
* التنظيم: ويعني التقسيم الهيكلي للقطاع الذي يشرف عليه كل مدير بحيث يقوم المشرف من حين لآخر بمراجعة هذا التنظيم للتأكد من أنه يؤدي أهدافه، وأن توزيع الموظفين قد تم حسب ذلك التنظيم وأن كل موظف يمارس نفس عمل وظيفته، كما أن على المشرف القيام باقتراح تعديل ذلك التنظيم أو بعضه إذا تطلبت حاجة العمل ذلك.
* المتابعة: وتعني قيام المشرف بالتأكد من أن العمل في قطاعه يسير حسب الأنظمة والبرامج الموضوعة له، وبإمكان المشرف القيام بذلك بصفة شخصية عن طريق الزيارات الميدانية للإدارات التابعة له أو عن طريق التقارير التي ترفع له، أو عن طريق الاجتماعات مع المشرفين على تلك الإدارات، وأسلوب المتابعة الشخصية قد يكون هو الأنسب لأن فيه شمولية فهو يشمل الالتقاء بالمشرفين على الإدارات وبموظفي تلك الإدارات، وبإمكان المدير سماع ملاحظات وآراء الموظفين حول إجراءات سير العمل بشكل مباشر، كما أن زيارة المدير للموظفين في مكاتبهم تشعرهم بقربه منهم وتفاعله معهم وهو ما سوف ينعكس إيجاباً على العمل.
* اتخاذ القرار السليم: فالقرار الإداري ذو أركان وشروط، فهو تصرف قانوني من جانب واحد وصادر من جهة عامة أو خاصة في أحد الأنشطة الإدارية أما شروطه فهي أن يصدر القرار من صاحب الصلاحية، وأن يأخذ شكلاً معيناً بأن يكون صريحاً ومكتوباً، وأن يمر بالخطوات والإجراءات اللازمة لإصداره وأن يكون ذا سبب محدد وموضوع معين وغاية يهدف إليها، فعلى المسؤول عند إصداره لقراره مراعاة ذلك حتى لا يوجه النقد له أو يكون مصدراً للشكوى والتظلم، ومما يراعي في إصدار القرار استشارة ذوي الاختصاص بموضوع القرار ومن ذلك ما يتعلق بالناحية القانونية له، حتى تكون شروطه وأركانه وأسبابه وصياغته منسجمة مع القواعد العامة.
إذاً هذه أبرز مهام المديرين التي تمكنهم من الإحاطة بأعمال قطاعاتهم دون الانغماس في الجوانب التي تبعدهم عن مهامهم الأساسية، فقد يلاحظ أحياناً أن بعض المديرين قد تركوا مهامم الأساسية في التخطيط والتنظيم والمتابعة إلى المهام التنفيذية التي يفترض أن يتولاها المسؤولون الأدنى، فتجد مثل هؤلاء المديرين يستحوذون على كافة الأعمال بقطاعاتهم ويصرون على أن يعرض عليهم كل صغيرة وكبيرة، وهو تصرف له نتائج سلبية متعددة منها:
- تعطيل المديرين لمهامهم الأساسية سالفة الذكر.
- توليهم أعمال المسؤولين الأدنى منهم وهو ما يؤدي إلى بقاء هؤلاء المسؤولين بدون أعمال سوى مجرد تمرير المعاملات فقط للمسؤول الأعلى وانتظار توجيهاته.
- إن ذلك يؤدي إلى تأخير الأعمال وذلك لكون مصدر اتخاذ القرار أو التوجيه فيها واحد وهو المسؤول الأعلى مما سيترتب عليه تراكم المعاملات في مكتبه، كما أن انشغال هذا المسؤول بأعمال أخرى كالاجتماعات والزيارات الميدانية والاتصالات الهاتفية سوف يزيد من عملية تأخير البت في المعاملات المعروضة عليه.
- إن البت في بعض المعاملات قد يتطلب التخصص ولأنه لا يفترض في المدير الأعلى الإحاطة بجزئيات كل الأعمال وتخصصاتها، لذا فإن قيامه بالبت في هذه المعاملات قد يؤدي إلى الخطأ في اتخاذ القرارات.
- إن كل جهة أو قطاع قد وضع لكل منها هيكل تنظيمي معتمد من الجهات العليا بالحكومة إذا كانت الجهة حكومية أو من مجلس الإدارة أو المسؤول الأعلى إذا كانت الجهة أهلية وبموجب هذا الهيكل تم توزيع المسؤوليات والاختصاصات والصلاحيات ولذا فإن قيام المديرين بالاستحواذ على كافة الصلاحيات والمسؤوليات يتعارض مع التظيم الموضوع للقطاع أو الجهة.
- إن تولي المديرين سائر الأعمال بما فيها أعمال وصلاحيات المسؤولين الأدنى يولد الإحباط واللامبالاة لديهم، حيث سيتوقفون عن الإبداع والتجديد ما دام أنه لا دور لهم في اتخاذ القرارات، وبالتالي سيؤدي ذلك إلى عدم إيجاد قيادات جديدة بديلة في القطاع لديها مكنة اتخاذ القرارات في حالة غياب المسؤول الأعلى لأي سبب من الأسباب.
* إن انفراد المدير بسائر الصلاحيات وما يترتب على ذلك من تراكم العمل لديه قد يؤدي إلى متاعب صحية وربما نفسية له وقد يضطر إلى أن يؤدي بعض أعماله في منزله مما سوف يشغله عن أسرته وعن أموره الخاصة.
وبعد فإن التزام المديرين بمهامهم الأساسية وهي الإشراف والتخطيط والتنظيم والمتابة وإصدار القرارات النظامية السليمة يتمشى مع المبادئ الإدارية الحديثة وفي نفس الوقت فإن فيه إحاطة بسائر نشاطات العمل في قطاعاتهم ولكن بطريقة غير مباشرة عن طريق المتابعة والزيارات الميدانية والتقارير بما يخدم عمل المشرف أو المدير ويمكن المسؤولين الآخرين من ممارسة صلاحياتهم ويحقق أهداف ومهام القطاع ويختصر الوقت والجهد ويسهل أمور المواطنين الذين يراجعون الجهاز.