إدخال الميزانية يتم في أقل من ساعة بدلاً من أسبوع بفضل«موارد»

مدير عام تقنية المعلومات بوزارة الاتصالات سعد المالكي ل(الجزيرة):

قطعت وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات شوطاً كبيراً في تطبيق إجراءات العمل بشكل إلكتروني بما نسبته 95%، من خلال تطبيق نظام تخطيط الموارد الحكومي (موارد) في الوزارة والذي يعتبر مرجعاً تقنياً للعديد من الجهات الحكومية والخاصة.
حول هذا المشروع ومميزاته وعوامل نجاحه أوضح سعادة المهندس/ سعد المالكي مدير عام تقنية المعلومات بوزارة الاتصالات وتقنية المعلومات والمشرف العام على مشروع أنظمة تخطيط الموارد الحكومية «موارد»: في تصريح للجزيرة. . أن المشروع يهدف إلى توظيف واستثمار أحدث التقنيات العالمية في تسهيل العمل الحكومي، ورفع كفاءة وأداء الإدارات المختلفة في الوزارة، مثل شؤون الموظفين والشئون المالية والمشتريات والميزانية والإدارات الأخرى؛ لتنفيذ أعمالها بدقة وسرعة عالية، إلى جانب دعم ومساندة متخذي القرار، من خلال توفير البيانات والتقارير الإحصائية اللازمة في الوقت المناسب.
وقال المهندس المالكي: نظام «موارد» تم تطويره وتنفيذه داخل الوزارة ويتميز بعدد من المميزات أهلته ليكون مرجعاً رائداً للجهات الحكومية وكذلك الشركات المحلية والعالمية المنفذة للمشاريع المماثلة، والتي أصبحت تستشهد به وتضرب به المثل في المحافل التقنية. و تمكنت الوزارة بعد تطبيق النظام من تحويل بيئة العمل إلى بيئة آلية، لا ورقية بنسبة تفوق 95%، بما انعكس على دقة وسرعة إنجاز العمل والقضاء على البيروقراطية، من خلال تبسيط الإجراءات ورفع مستوى الشفافية، ويعد ذلك من أهم مميزات نظام «موارد».
وذكر المالكي مثالا على سرعة ودقة إنجاز نظام «موارد» فقال: كنا في السابق نستغرق قرابة الأسبوع لإدخال الميزانية الجديدة على الأنظمة السابقة في مطلع كل عام، ومع نظام «موارد» أصبحت عملية إدخال الميزانية تستغرق أقل من ساعة واحدة، حيث يقوم النظام بالاستفادة من بيانات ميزانية العام السابق في بناء ميزانية العام الجديد. وأكد المهندس المالكي أن التكامل بين دورات العمل أحدث ترابطاً كبيراً بين الإدارات، وأصبح هناك انسجام واضح بين الإدارات عند تنفيذ عملية مشتركة. كما يتيح الربط مع الجهات الحكومية آلياً الحصول على العديد من الخدمات والبيانات من مصادرها، مثل بيانات شهادة الزكاة وشهادة السعودة وغيرها، ويقوم بتوفير بيانات الوزارة للجهات الحكومية الأخرى في زمن قياسي.
ويأتي إطلاق الوزارة لنظام تخطيط الموارد الحكومي -موارد- (GRP) انطلاقاً من مواكبة الأهداف الاستراتيجية لبرنامج التعاملات الحكومية الإلكترونية (يسِّر)، الرامية إلى التحول إلى التعاملات الإلكترونية الحكومية، وتوفير أنظمة وطنية مميزة، يمكن أن تستفيد منها الجهات الحكومية التي تحتاجها.
وأكد المشرف على «موارد» أن: إطلاق هذا النظام تأكيداً للخطى الثابتة التي تخطوها مملكتنا الغالية في مجال التحول للتعاملات الإلكترونية الحكومية على المسار الصحيح، وفق الخطط المعدة لذلك ومنها تزويد الجهات الحكومية بالموارد التقنية، من خلال الاستفادة من مخرجات المشاريع الناجحة للمساهمة في الارتقاء بمستويات الأداء، وتوفير خدمات الكترونية مميزة. وقد تبنى برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية (يسِّر) النظام على اعتباره نواة لنظام إلكتروني حكومي موحد، يوفر كافة الخدمات المشتركة، وتم اختياره على أنه أفضل نظام حكومي من بين عدد من الأنظمة الأخرى التي أخضعت للتقييم. وكشف أنه بدأ بالفعل العمل مع وزارة الخدمة المدنية على تطبيق أنظمة تخطيط الموارد لديهم، وبمتابعة مباشرة من قبل معالي وزير الاتصالات وتقنية المعلومات، ومعالي وزير الخدمة المدنية، والمستشار والمشرف العام على برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية.
وعن رحلة نجاح المشروع أفاد المهندس المالكي أن هناك العديد من عوامل النجاح والتي من أهمها.
- العمل بروح الفريق الواحد، والرغبة الصادقة والحرص الشديد الذي كان واضحاً وجلياً لدى مسؤولي ومختصي العمل في مختلف الإدارات، وهذا يعتبر من أول وأهم أسباب نجاح المشروع.
- تبسيط الإجراءات بشكل مناسب ومتوافق مع أفضل الممارسات، ولاحظنا حرص مسئولي الإدارات والمختصين على التبسيط قدر الإمكان، مع إلغاء الخطوات الزائدة في الإجراءات.
- الاهتمام المبكر بإعداد وتنفيذ خطة لإدارة التغيير.
- إدارة المشروع من قبل منسوبي الوزارة ب احترافية عالية، وبكوادر وطنية مؤهلة.
- اختيار منتج تقني عالمي متطور ومرن، يمكنه أن يستوعب الأنظمة واللوائح الحكومية.
- التطبيق عن طريق فريق عمل محترف، ولديه الإلمام الكامل والخبرة الواسعة بالإجراءات والأنظمة الحكومية، ومعرفة تامة بالأنظمة التقنية قيد التطبيق.
- إشراك إدارات الأعمال في الوزارة في تبني وإدارة المشروع بفاعلية عالية.
- وضع المشروع تحت المجهر، حيث يتم رفع تقارير أسبوعية، ونصف شهرية، وشهرية للإدارة العليا في الوزارة، يوضح فيها سير ومجريات التنفيذ والنجاحات المتحققة، وما قد يعيق التنفيذ من معوقات فنية وغيرها.
- رسم خطة تفصيلية واضحة لتنفيذ المشروع.
- دعم ومتابعة معالي الوزير عند تنفيذ المشروع بشكل مستمر، وحرصه الدائم على أن يكون التطبيق عملياً وعلى أعلى المعايير.
وقال أن هناك عددا من الخدمات الذاتية التي يوفرها «موارد» ومن أهمها:
تم أتمتة جميع إجراءات وخدمات إدارة شؤون الموظفين، ابتداءً بالتعيين وانتهاءً بنهاية خدمة الموظف حيث يوفر النظام أكثر من 180 خدمة ذاتية ويمكن للموظف أو المختص من خلال النظام استكمال الموافقات اللازمة بشكل إلكتروني دون الحاجة إلى مراجعة إدارة شؤون الموظفين.
وكذلك تم أتمتة جميع خدمات الإدارة المالية والمشتريات، ومنها جميع إجراءات وخطوات دورة الشراء بالوزارة، وبلغ عدد دورات العمل التي تم أتمتتها آليا أكثر من 30 دورة عمل مالية.
وأيضاً أتمتة جميع خدمات إدارة الميزانية، حيث يوفر النظام أكثر من 10 خدمات إلكترونية منها التحقق من الميزانية وعمل الارتباط التلقائي لطلبات وأوامر الشراء، والارتباط التلقائي لمستحقات الموظفين بعد تنفيذ الموافقات اللازمة، وخفض وزيادة الارتباطات آليا.
وأتمتة خدمات إدارات الأعمال في الوزارة، والتكامل بين كافة الأنظمة ومن ذلك نظام الهواتف الرسمية، ونظام الحضور والانصراف (تواجد)، وأنظمة العلاقات العامة والشئون القانونية...الخ.
والتوقيع الإلكتروني على أوامر الدفع، والتي تصدر إلى وزارة المالية، بالتكامل مع نظام التوقيع الإلكتروني في المركز الوطني للتصديق الرقمي (NCDC) والأنظمة الآلية في وزارة المالية.
وأتمتة المراسلات الإدارية بين الإدارات الداخلية في الوزارة، عن طريق نظام الاتصالات الإدارية الإلكتروني، حيث أصبحت المعاملة ترسل بين الإدارات برقم واحد مما يسهل متابعتها والاطلاع على الإجراءات المتخذة عليها عبر نظام إلكتروني سهل ومتميز.
التكامل والترابط بين التدريب والمشتريات والمالية والميزانية بشكل كامل، فيما يخص تعميد المعاهد التدريبية ودفع مستحقاتها.
جميع قرارات شؤون الموظفين تصدر إلكترونيا دون توقيع يدوي، وكذلك التعاميد وشهادات الإنجاز تصدر إلكترونيا دون توقيع يدوي.
الربط مع نظام المراسلات الحكومي الوطني، حيث يتم إرسال المعاملات إلى جهات حكومية أخرى بشكل إلكتروني.
التكامل والربط مع قناة التكامل الإلكترونية الحكومية للاستفادة من خدمات البيانات المشتركة، حيث تم الاستفادة من بيانات الجهات الحكومية الأخرى وذلك للتحقق من أهلية الموردين المتقدمين على المنافسات العامة وعمليات الشراء المباشر في الوزارة وفق الأنظمة واللوائح المعمول بها.
وأشار المهندس المالكي إلى أن إطلاق نظام (موارد) من قبل وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات بالتعاون مع برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية (يسِّر) سيشكل بمشيئة الله خطوة هامة في مسيرة التحول للتعاملات الإلكترونية الحكومية، وتوفير حلول حكومية وطنية إلكترونية عالية الجودة وقادرة ليس فقط على تذليل تحديات إدارة العمل الحكومي في الجهة، بل وتحقيق قيمة مضافة في إدارة وتخطيط الموارد البشرية والمالية الحكومية على المستوى الوطني.
وفي ختام تصريحه وجه سعادته كلمة لفريق العمل قائلاً: النجاح الذي تحقق في مشروع موارد (GRP) يقف خلفه رجال هم فرسان وأبطال هذا النجاح، وهم أعضاء فريق العمل المكون من الإدارات المستفيدة في الوزارة، ومن إدارة تقنية المعلومات، الذين كان لهم الفضل بعد الله في هذا الإنجاز منذ بداية المشروع وحتى الآن، أوجه لهم جزيل الشكر وأهنئهم على إنجازهم الكبير، والشكر موصول لرئيس وأعضاء اللجنة الإشرافية على مشروع «موارد»، ولجنة التعاملات الإلكترونية في الوزارة.