ماهي الأعمال التي يجب أن نفوض بها الآخرين؟!!

كيف تفوض الآخرين؟!! تفويض الآخرين يوفر لهم الفرصة بتطوير مهاراتهم

ان القرار بالتفويض ينتج عادة عن ادراك عميق وحاد بأن لديك الكثير من الاعمال وأكثر مما يمكنك ان تعطيه الانتباه الذي يستحق، او انك لن تكون قادرا على قبول المزيد من العمل الا اذا فوضت بعض مسؤولياتك الى شخص آخر, وبغض النظر عن السبب الذي يحثك على التفويض فعندما تقرر منح ذلك التفويض تحتاج لاتباع نظام منطقي.
اختيار المهمة التي يجب تفويض القيام بها:
من الخطأ التفكير انه يمكن تفويض القيام بأي مهمة تخطر على بالك اما لانك لا تحب هذه المهمة او هذاالعمل او لانك ترغب في ابقاء شخص منشغلا بالعمل.
وتحديد ما يجب تفويضه يتطلب منك ان تفكر في كل اعمالك وكل ما تفعله ووضع لائحة بالمهمات التي تقوم بها تحت اربعة عناوين:
1 المهام التي يجب تفويض القيام بها الآخرين:
هي عبارة عن الاعمال التي لا يجب عليك كمسؤول او رب عمل او مدير القيام بها على الاطلاق، وغالبا ما تكون هذه من نوع الاعمال التي مارستها كثيرا في الماضي أو اعمالا تستمتع بالقيام بها ولست مستعدا لجعل أي شخص آخر يقوم بها وتفويض القيام بهذه الاعمال الى شخص آخر يمكنك من استغلال افضل لوقتك والحد من المخاطر التي يمكن ان تحصل في حال عهدت القيام بها الى اي شخص كان غير مفوض.
2 مهام اخرى يتوجب عليك تفويض الآخرين بها:
هذه عبارة عن الاعمال الروتينية التي لم تدخل سابقا في اعتبارك كمهام يمكن تفويض القيام بها للآخرين ولكنها مهام يمكن للآخرين القيام بها بسهولة، وقد يجد هؤلاء هذه المهام ايضا مثيرة لاهتمامهم ومتحدية لطاقاتهم ومعرفتهم بحيث تتعجب كيف قمت بها في الماضي بنفسك كجزء من مسؤولياتك ولم تسارع الى تفويض الآخرين بها.
3 مهام يمكنك تفويض الآخرين بها:
هذه عبارة عن الاعمال التي يمنك للآخرين القيام بها اذا كانوا قادرين كليا على ذلك, وتفويض الآخرين بهذه المهام يوفر لهم الفرصة بتطوير مهاراتهم طالما بامكانك التأكد من توفير التدريب اللازم لهم لتمكينهم من حيازة المهارة المطلوبة للمهمة.
4 مهام يجب ان تحتفظ بها لنفسك:
هذه الاعمال هي التي تقع في صلب مسؤولياتك مثل مهام التخطيط المسبق للاعمال المستقبلية او اختيار الموظفين الجدد، او مراقبة أداء وجهد الموظفين، تقييم عمل الآخرين ودعمهم وتقديم المكافأة اليهم, وفي حال اعاقة هذه المهام سير أعمالك مباشرة من الافضل ان تقوم بها بنفسك الا اذا كان لديك نائب قدير عنك.
هذاالتحليل مفيد لانه يجعلك تدرك انك مازلت تقوم بمهام ووظائف كان يجب عليك تفويض الآخرين بها منذ زمن بعيد، لكن هذا لا يعني انه يجب ان تفوض المهام الصعبة او المملة الى الآخرين والاحتفاظ بالمهام السهلة والمسلية بالنسبة اليك، وليس بامكانك ايضا تفويض اي عمل تجده صعبا بالنسبة لك, واذا كنت تملك مشاكل في هذا الصدد فليس من المحتمل ان يكون الآخرون افضل منك في ذلك العمل الصعب.
معرفة مستلزمات المهمة أو الوظيفة:
فور اتخاذك قراراً بتفويض مهمة او وظيفة معينة الى شخص آخر تكون الخطوة التالية هي معرفة ما تستلزمه او تتطلبه هذه المهمة او هذا العمل الجديد، فهنالك مهام كنت تنفذها في السابق دون كثير من التفكير وتبدو كأنها مجرد عمل روتيني، ولكن تكتشف لاحقا انها تتطلب اضفاء لمسات اخيرة او إكمال لا يمكن لاحد غيرك تنفيذه او انها تتطلب مهارة عميقة لا يملكها اي شخص آخر، ولهذا السبب قمت بها في السابق وحدك.
وهذا يتطلب اجراء تحليل لمستلزمات المهمة، اي ما يتطلبه اجراء المهمة والعمل وتحديد العناصر التالية:
* العمليات الفكرية الضرورية لتنفيذ المهمة او الوظيفة.
* النشاطات التي يجب ممارساتها لتنفيذ المهمة والادوات المطلوبة لذلك.
* العلاقات الضرورية مع اشخاص آخرين لاكمال المهمة.
لذلك لابد من الاخذ بعين الاعتبار المهارات والقدرات الضرورية والمطلوبة للقيام بالعمل مثل المهام التالية:
المهمة الاولى مهمة او وظيفة تنظيم الملفات:
فعندما لا تكون قادرا على ايجاد ما تريده بسرعة تحتاج لمعرفة المعلومات المحفوظة عندك وكيفية حفظها وتشمل مايلي:
* العمليات الفكرية المطلوبة لتنفيذ العمل: نظام فكري منطقي.
* النشاطات المطلوبة لتنفيذ العمل: اختيار الملفات المطلوبة وتنظيمها.
* العلاقات المطلوبة لتنفيذ العمل: اجراء استشارات مع الآخرين.
المهمة الثانية مهمة او وظيفة وضع رسائل العمل المطلوبة للمهمة:
وهنا يوجد لديك نظام لتبادل الرسائل مع زبائنك وتحتاج الى رسالة اساسية لتبدو موجهة الى زبون محدد وتشمل التالي:
* العمليات الفكرية المطلوبة لرسالة العمل: وصف قرار العمل وصنعه.
* النشاطات المطلوبة لرسالة العمل: كتابة الرسائل وصياغتها، استعمال حاسوب الكلمات او معالج الكلمات في الحاسوب.
* العلاقات المطلوبة لرسائل العلم: فهم حاجات الزبائن.
المهمة الثالثة مهمة او وظيفة تنظيم معرض للبائع:
هنا تقرر اقامة معرض لبضاعتك لجعل الناس اكثر ادراكا لما توفره شركتك من بضائع وخدمات وتشمل التالي:
* العمل الفكري المطلوب لاقامة المعرض: القدرة على التخطيط.
* النشاطات المطلوبة لاقامة المعرض:قدرة على التنظيم والتوجيه.
* ا لعلاقات المطلوبة لاقامة المعرض: اجراء اتصالات مع اشخاص آخرين للحصول على تعاونهم.
ومع الاخذ بعين الاعتبار الصفات المطلوبة لكل مهمة ووظيفة ستصبح لديك فكرة اكثر دقة لما يعطي المهمة والوظيفة فرصة التنفيذ الجيد والملائم من قبل شخص آخر.
تقييم مخاطر التفويض:
يتطلب التفويض منك ان تمرر بعض مسؤولياتك وسلطتك في تنفيذ المهام مع الابقاء على مراقبة الآخرين ومحاسبتهم على القيام بتلك المسؤوليات او السلطة المفوضة اليهم، ومن المهم تقدير انه في حال حصول خطأ ما بعد تفويض المهمة يبقى الشخص الذي حصل على التفويض مسؤولا عن ذلك الخطأ, لهذا وقبل تفويض اي من المهام التي اعتبرتها مناسبة للتفويض تحتاج لتقييم مدى المخاطر التي تتحملها انت بفعل ذلك التفويض لانك انت تظل تتحمل المسؤولية النهائية عن المهمة او العمل.
وتطبيقيا يعني هذا تقييم التالي:
* درجة المخاطر: ماهي النتائج المترتبة على حصول سوء تنفيذ العمل وماهي فرص حصول هذا السوء في التنفيذ؟
* درجة المسؤولية: ماهي الالتزامات التي يعتمد عليك الآخرون في العناية بها او تعتمد فيها على نفسك والتي قمت بتفويضها الآن الى شخص آخر؟
* درجة السلطة المعطاة او المفوضة: ماهو مدى السلطة والامر والمراقبة والسيطرة التي تتخلى عنها للآخرين وبأي درجة؟
هذا التقييم ليس بسيطا كما يبدو للوهلة الاولى، فمن الممكن على سبيل المثال ان تكون مسؤولا عن وضع ميزانية الشركة ومع ذلك لا تملك السلطة بالانفاق من تلك الميزانية، وهكذا قد تأتي المهمة التي قررت تفويضها الى شخص آخر ضمن المهام الواجب تفويضها لزوما او جوازا او ضمن المهمات الممكن تفويضها ومع ذلك لا تفوز بامتحان تقييم المخاطر، لذلك فإن وعي ما تشمله المهمة من حيث محاسبة الآخرين على التنفيذ يجعلك متأكداً انك لن تتحمل مخاطر غير مرغوبة يمكن ان تضع سلطتك في وضع خطير.
خلاصة: تحليل المهمة والعمل او الوظيفة:
يتطلب التفويض منك ان تعددالنشاطات المطلوبة وان تميز تلك المهام التي بامكانك تفويض القيام بها لشخص آخر عن تلك المهام التي يجب ان تحتفظ بها لنفسك.
ومن خلال تحليل الوظيفة المفوضة الى شخص آخر وتحديد المهارات والقدرات الضرورية لهذه الوظيفة او المهمة بامكانك تحديد ماهو مطلوب لتنفيذ الوظيفة او المهمة بالشكل الملائم, ومن خلال قياس درجة المخاطر والمسؤولية والسلطة الكامنة في تلك المهمة او الوظيفة يكون بامكانك تخفيض الخطر الكامن في عملية التفويض الى الحد الادنى.
وبهذه الطريقة تكون قادرا على صنع الخيار الصحيح والحكيم عن الوظائف الاكثر تناسبا مع التفويض او الصالحة والمناسبة اكثر للتفويض.
اسئلة يوجهها المدير الى نفسه
فكر في تفاصيل اعمالك واسأل نفسك الاسئلة التالية:
* هل توجد مهام ووظائف مازلت امارسها بنفسي والتي يجب ان افوض القيام بها الى شخص آخر؟
* هل توجد مهام ووظائف يمكن تفويض الآخرين بها شرط ان يكون هنالك شخص قادر على القيام بها؟
* هل عملت على تعريف وتحديد المهام والوظائف التي لا يمكنني تفويضها الى شخص آخر والتي احتاج للاحتفاظ بها؟
* هل املك فكرة عن المهارات والقدرات المطلوبة للوظيفة قبل تفويض شخص آخر القيام بها.
* هل اعرف ماهي المسؤوليات الكامنة في تلك المهمة او الوظيفة؟
* هل اعرف ماهي السلطة التي لابد من تفويضها مع المهمة للشخص الآخر؟
* هل عملت على تقييم المخاطر الكامنة في التفويض؟
* هل انا مدرك لحقيقة ان المسؤولية النهائية عن الوظيفة المفوضة للآخرين تبقى لي انا؟
نقاط مهمة لتفويض افضل
* يجب ان تعرف ماهي المهام التي يجب عليك تفويضها وتلك التي يمكن تفويضها الى الآخرين.
* يجب ان تعرف ماهي المهام التي يجب ان تحتفظ بها لنفسك.
* يجب ان تحلل وتدرس المهارات والقدرات المطلوب للمهمة او الوظيفة قبل ان تفوض شخصا آخر القيام بها.
* يجب ان تكون مدركا للمسؤوليات التي تشملها المهمة او الوظيفة.
* يجب ان تعرف مدى او درجة السلطة المعطاة بفعل التفويض.
* يجب ان تعمل على تقييم مخاطر التفويض.
* يجب ان تقبل ان المسؤولية النهائية التي بموجبها يحاسب عليها القيام بالوظيفة المفوضة للآخرين هي عليك وحدك.
المصدر:
ثقافة ادارية يوسف القبلان.
اصول تفويض الصلاحيات.
سلسلة الدليل الاداري.
الدار العربية للعلوم تأليف كيت كينان ترجمة مركز التعريب والبرمجة 1996م.