أسس وشروط التفويض

التفويض مثله مثل باقي الأساليب الإدارية يتطلب له وجود بعض الأسس التي تكفل له النجاح في عالم الأعمال وهذه الأسس يجب أن يتبعها كل مدير أو مشرف أو قائد وهي :- 1- حدد الشخص المناسب للتفويض. 2- فوض مهام متكاملة. 3- حدد النتائج المتوقعة. 4- حدد الوقت الكافي . 5- فوض ثم أمنح الثقة. 6- فوض الجيد وغير الجيد ونتطرق الآن إلى أهم بند في أسس التفويض وهو البند الأول ألا وهو تحديد الشخص المناسب للتفويض وهنا يقول (تيودرو روزفلت ) :- ((إن أفضل المديرين التنفيذيين هو الشخص الذي لديه الإحساس الكافى لاختيار الموظفين الذين يتمتعون بدرجة عالية من الكفاءة للقيام بما يريد القيام به ولديه القدرة على ضبط النفس لتجنب التدخل معهم في أثناء قيامهم بأداء العمل)). فيجب عليك أيها المدير في اختيار الشخص المناسب للتفويض لأنك إذا ما أسأت اختيار الشخص المخول للقيام بالأعمال كأن تلقي بمهمة شاقة تحتاج لمجهود معين على عاتق موظف مبتدئ أو قليل الخبرة فأي منكما لن يجني شيئاً ومن ثم يجب أن تتحرى الدقة في اختيار الموظف الذي يمكنك حقاً الاعتماد عليه ولكي تتأكد من ذلك يتسنى عليك أن توجه إليه بعض الأسئلة التي تسهل عليك عملية الاختيار وهي :- 1-ما هي خطتك العامة أو المبدئية لإتمام هذه المهمة ؟ 2-ما هي الخطوة الأولى التي تراها مناسبة ؟ 3-هل تدرك نوع المهمة التي وكلت بها ؟ 4-هل بإمكانك إنجازها بمفردك أم تحتاج المساعدة ؟ 5-كيف أستطيع مساعدتك في هذا الأمر ؟ 6-هل تدرك الهدف الرئيسي من هذه المهمة؟ 7-ماهي الصلاحيات والإمكانيات التي تحتاج إليها ؟ 8-هل يناسبك الموعد الذي حددته للانتهاء منها ؟ 9-هل لديك أي استفسارات حول كيفية إنجازها؟ وبالطبع فإن هذه النوعية من الأسئلة تخلق مناخاً من الصدق والأمانة والثقة والتفاهم وتفسح المجال لحرية التعبير على الرأي كما تساعدك على فهم ما يدور بعقله حول هذه المهمة وأهدافها وكيفية إنجازها ومن خلال إجاباته بإمكانك أن تحكم ما إذا كان هذا هو الشخص المنشود أم لا ؟ شروط التفويض :- لكي يصبح التفويض فعالاً ويحقق أفضل النتائج فلا بد أن يتوفر فيه ما يلي :- 1-أن يكون من فوضت إليه السلطة قادراً على تحمل أعبائها. 2-أن تتوفر ثقة صاحب السلطة الأصلية فيمن فوضت إليه السلطة. 3-أن يوجد نظام للرقابة يكفل أن يطمئن الرئيس على نتائج الأعمال أولاً بأول . 4-أن يكون للرئيس القدرة على التدخل السريع متى شاء ذلك . 5-أن يتم تدريب الأشخاص الذين سوف تفوض إليه السلطة قبل أن تفوض إليهم فعلياً منعاً لحدوث الأخطاء. 6-أن يكون التفويض في حدود تخصص من ستفوض إليه السلطة. 7-أن يكون التفويض في حدود الإمكانيات المتاحة وفي حدود الواجبات . 8-أن يراعي التفويض مبدأ وحدة الأمر. مجدي سليمان صفوت - جدة