استطلاع: الاجتماعات "الهجينة" ساحة غير متكافئة للموظفين في غياب الأدوات المناسبة

أعلنت شركة لوجيتك اليوم نتائج الاستطلاع الذي أجرته حول الاجتماعات "الهجينة"، والتي تجمع بين الحضور الشخصي والافتراضي، وأظهرت تلك النتائج أن الاجتماعات الهجينة قد تخلق ساحة غير متكافئة للمشاركين فيها. وشمل الاستطلاع أكثر من 500 موظف من ذوي الياقات البيضاء في الإمارات العربية المتحدة، وبحث في الحالة الخاصة بترتيبات العمل الحالية وتأثير العمل الهجين على الاجتماعات وكذلك التحديات التي يواجهها قادة الأعمال والموظفون في طريقة العمل الجديدة تلك.
وعلى الرغم من ترحيب المؤسسات بعودة الموظفين حضوريًا إلى مكاتبهم، كشف التقرير أن أكثر من خمسة من كل 10 من المشاركين في الاستطلاع (55٪) يفضلون العمل عن بُعد إلى حد ما، إما بنظام هجين أو العمل عن بُعد كليًا.
وقالت لبنا إيمنشال رئيس الأعمال التجارية في شركة "لوجيتك" لمنطقة أفريقيا والشرق الأوسط وتركيا وآسيا الوسطى إنه: "لا عودة إلى الطريقة المعتادة التي كان يسير بها العمل إذ أن أصحاب العمل والموظفين أصبحوا معتادين على العمل الهجين".
وأضافت: "هذا هو بالضبط ما يفرض على الشركات ضرورة تبني هذا التغيير وتزويد الموظفين لديها بالأدوات والموارد المناسبة للتعامل مع مجموعة التحديات والضغوط التي تنشأ."
الاجتماعات الهجينة تخلق ساحة غير متكافئة للمشاركين
تكيفت المؤسسات مع طرق جديدة للتعاون لاستيعاب ترتيبات العمل المختلفة لموظفيها، وصارت الاجتماعات الهجينة، التي تشمل مزيجًا من مشاركين عبر وسائل افتراضية وآخرين موجودين شخصيًا في مكاتبهم في مواقع مختلفة، أكثر شيوعًا.
وكشف الاستطلاع عن الاجتماعات الهجينة أن 51٪ من المستطلع آراؤهم الذين شاركوا في اجتماع هجين شعروا فعليًا أن لديهم فرصًا أقل لبناء علاقة وطيدة مع الآخرين المشاركين في الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك، وافق 58٪ على أن مساهماتهم كانت ستصبح ذات قيمة أكبر إذا كانوا قد شاركوا في الاجتماع شخصيًا بدلاً من حضورهم افتراضيًا، وشعر 47٪ بالعزلة مقارنة بمن شاركوا في الاجتماع شخصيًا.
وبينما يوافق 75٪ من المستطلع آراؤهم على أن الاجتماعات الهجينة ستكون أكثر إنتاجية إذا كان لدى جميع المشاركين فرصة متساوية للحديث والمساهمة بآرائهم، أفاد 59٪ ممن شاركوا شخصيًا في الاجتماعات الهجينة أنهم يميلون إلى الانخراط أكثر مع المشاركين الموجودين في نفس الغرفة.
بينما يوافق 75٪ من المستجيبين على أن الاجتماعات الهجينة ستكون أكثر إنتاجية إذا كان لدى جميع المشاركين فرصة متساوية للتحدث والمساهمة ، 59٪ ممن شاركوا في الاجتماعات الهجينة شخصيًا شاركوا أنهم يميلون إلى الانخراط أكثر مع المشاركين الموجودين في نفس الغرفة.
الاستفادة من التكنولوجيا هو المحرك الرئيسي للاجتماعات الهجينة الناجحة
أشار المشاركون في الاستطلاع إلى أن المشكلات الفنية هي أهم التحديات التي تواجه الاجتماعات الهجينة، إذ تمثل المشكلات في الاتصال (48٪) وضعف جودة الصوت (42٪) من بين أهم بواعث القلق في هذا الشأن. وأفاد 38٪ من المشاركين أيضًا أن عدم القدرة على رؤية / وسماع المشاركين شخصيًا كان أيضًا مشكلة واجهوها خلال الاجتماعات الهجينة. ولفت المستطلع آراؤهم إلى أن المشكلات الشخصية مثل عدم الانتباه من المشاركين (37٪) وضعف جودة الفيديو (36٪) وتأخر المشاركين (32٪) عن موعد الاجتماع ومقاطعة الآخرين للحديث خلال الاجتماع (31٪) تمثل أيضًا تحديات في الاجتماعات الهجينة.
لمعالجة هذه النقاط المثيرة للقلق، فإنه سيتعين على المؤسسات ضمان وصول الموظفين إلى الوسائل التكنولوجية المهمة، بما في ذلك الاتصال القوي بالشبكة وأجهزة مؤتمرات الفيديو.
وفي واقع الأمر، كشف الاستطلاع عن الدور الحاسم لتكنولوجيا مؤتمرات الفيديو في حل مشكلة المشاركة المتكافئة في هذه الاجتماعات، إذ اتفق أكثر من 7 من كل 10 من المشاركين في الاستطلاع (77٪) على أن الاجتماعات الهجينة تكون أكثر جاذبية عند استخدام أنظمة المؤتمرات عبر الفيديو التي يكون فيها مخرجات الصوت والفيديو ذات جودة عالية.
سد الثغرات في الاجتماعات الهجينة باستخدام أدوات وحلول على مستوى المؤسسات
ترى لوجيتك أن أجهزة غرف الاجتماعات وسماعات الرأس الشخصية وكاميرات الويب هي عناصر مهمة للجودة الشاملة والاستفادة من اجتماعات الفيديو. وفي بيئة العمل الهجينة التي تتزايد اليوم، فإن هناك العديد من الجوانب الرئيسية التي يجب على الشركات مراعاتها لتمكين التعاون السلس وتعزيز المشاركة وتحقيق التكافؤ بين المشاركين في الاجتماع الافتراضي ونظرائهم في غرفة الاجتماعات:
* التجهيز: تزويد الفرق بمعدات على مستوى المؤسسة مثل أنظمة مؤتمرات الفيديو داخل الغرفة وكاميرات الويب والميكروفونات وسماعات الأذن، وهذا من شأنه أن يمكّن المؤسسات من بناء تجربة متسقة وموثوق بها تتكامل جوهريًا مع منظومة العمل التي تختارها. توفر أنظمة مؤتمرات الفيديو أيضًا للمشاركين عن بُعد رؤية كاملة للجميع في غرفة الاجتماعات من خلال عدة كاميرات بزوايا مختلفة، مما يجعلهم في أفضل مقعد في الغرفة ويساعدهم على الشعور بمزيد من الاندماج، مما يجعل هذه الاجتماعات تتمتع بقدر أكبر من التفاعلية والتشارك.
* التبسيط: في ظل لجوء الموظفين باستمرار إلى التبديل بين بيئة العمل في المكتب والمنزل، فإن إنشاء تجربة سهلة للموظف من خلال ضمان أن يكون المكتب المنزلي يشبه إلى حد كبير تجهيزات مكاتبهم داخل المؤسسات سيظهر كأولوية قصوى للمؤسسات. وسيتعين على الشركات تحديد مواطن القلق لكل من المشاركين في الاجتماعات الحضورية داخل الشركات والاجتماعات الافتراضية عند إعداد أنظمة الاجتماعات الهجينة الداخلية، مع مراعاة عوامل مثل قابلية الاستخدام ومستوى تعقيد المعدات والتجهيزات الخاصة بهذه الاجتماعات.
* التمكين: يتطلب تعزيز المساواة في الاجتماعات أن تتبنى فرق المساندة التقنية والمنظمون نهجًا نشطًا للتمكين والتشجيع على التفاعل من جانب المشاركين عبر الوسائل الافتراضية، ويجب عليهم تعزيز جهود تيسير المشاركة، وتقليل الفوضى في الوسائل المرئية والصوتية، وتقليل المحادثات الجانبية.
تجدر الإشارة إلى أن وجود مزيج من المشاركين عن بُعد والمشاركين حضوريًا، لاسيما في ترتيبات العمل الهجينة، يخلق تحديات فريدة للشركات التي ترغب في عقد اجتماعات شاملة وتشاركية. ومع ذلك، فإن التقنيات الحديثة للمؤتمرات عبر الفيديو كتلك التي توفرها "لوجيتك" ستسمح لمنظمي الاجتماعات تحقيق قدر أكبر من الإنصاف وتعزيز الإنتاجية في بيئة العمل.
منهجية البحث
استطلعت شركة "لوجيتك" 500 موظف في الإمارات العربية المتحدة للتعرف على تفضيلاتهم وتصوراتهم والتحديات التي تواجههم وسلوكياتهم عبر تجاربهم في بيئة العمل الهجينة. وأجرى الاستطلاع عبر الإنترنت في سبتمبر 2022.