اختتمت اليوم بجامعة الملك سعود، أعمال ندوة "مركز الوثائق التأسيس والطموح"، والمعرض المصاحب لها، بحضور ومشاركة عدد من المتخصصين والمهتمين في الوثائق والمحتوى المعلوماتي، والتي نظمتها أمس الجامعة برعاية مديرة الدكتور بدران بن عبدالرحمن العمر، وبحضور المستشار في الديوان الملكي الأمين العام لدارة الملك عبدالعزيز، المشرف على المركز الوطني للوثائق والمحفوظات الدكتور فهد بن عبدالله السماري، وبرعاية إعلامية من صحيفة "سبق" الإلكترونية. وأوضح مدير جامعة الملك سعود أن الجامعة حين رأت حرص حكومة المملكة -رعاها الله- على حماية الوثائق والمحفوظات، وإصدارها مرسوماً ملكياً بنظام الوثائق والمحفوظات، ونظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في عام 1409ه، سارعت إلى تلبية ذلك بتأسيس مركز الوثائق بالجامعة في العام 1423ه، ومنذ ذلك الوقت والجامعة تعمل على تطوير أدائه ودعمه للقيام بالمهام المنوطة به.
وقال إن مركز الوثائق حقق في المدة الماضية إنجازات عديدة منها: إقرار لائحة المركز، واعتماد الهيكل التنظيمي والوظائف اللازمة، والقيام بعدد من الزيارات الميدانية لتعريف منسوبي الجامعة بالمركز ومسؤولياته.
وأضاف أن المركز يعمل حالياً على إتمام مشروعين كبيرين هما: مشروع حصر وثائق الجامعة، ومشروع المبنى الخاص بمركز الوثائق بالجامعة، والذي ينشأ حالياً على مساحة تبلغ 23 ألف متر مربعٍ.
وأردف: "سيكون -بإذن الله- نقطة انطلاق قوية في عمل المركز بما سيتهيأ فيه من الخدمات المتطورة، والتجهيزات الحديثة، وأشكال الدعم والتقنيات المختلفة.
وقال المستشار في الديوان الملكي الأمين العام لدارة الملك عبدالعزيز، المشرف على المركز الوطني للوثائق والمحفوظات الدكتور فهد بن عبدالله السماري: "أبشركم أنه بتوجيهات خادم الحرمين الشريفين الملك سلمان بن عبدالعزيز وسمو ولي عهده وسمو ولي ولي عهده، ومتابعة رئيس الديوان الملكي أصبح المركز الوطني للوثائق والمحفوظات اليوم في حلة وطور جديد، بدأ يلتفت إلى اعماله واعماق المسائل والقضايا، ويعيد النظر في كثير من اللوائح التي صدرت لتكون أكثر قابلية للتنفيذ ".
وأشار إلي اأن هناك كثيرا من الأنظمة واللوائح التي تدرس والتي تركز علي تحسين وضع المراكز الوثائقية في الجهات الحكومية وهذا هو بيت القصيد، لأن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات باعتباره مؤسسة وطنية ومسئولة عن حفظ وثائق الدولة بحكم النظام لايمكن ان ينجح دون نجاح المراكز الأساسية في الجهات الحكومية".
واستعرضت خلال الندوة مجموعة من الأوراق البحثية، وكانت بالورقة الأولى عن (مركز الوثائق بجامعة الملك سعود: التأسيس والطموح)، قدمها مدير مركز إدارة الوثائق في هيئة الاتصالات وتقنية المعلومات الدكتور سعيد بن سعد العسيري.
وقدم مدير إدارة التحرير والنشر بالمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عبدالله بن ابراهيم الجارد ورقة عمل عن "أنظمة ولوائح الوثائق والمحفوظات بالمملكة العربية السعودية" من المركز الوطني للوثائق قدمها.
كما قدمت ورقة بعنوان "التحويل الرقمي للوثائق: معايير وإجراءات" قدمها مدير مركز التاريخ السعودي الرقمي في دارة الملك عبدالعزيز الدكتور علي بن سعد العلي ،وورقة عمل عن ( تنظيم الوثائق ) قدمها الأستاذ المشارك بقسم علوم المعلومات في كلية الآداب ب جامعة الملك سعود الدكتور عصام أحمد عيسوي.
ويعد مركز الوثائق بجامعة الملك سعود وحدة إدارية متخصصة لاقتناء وتنظيم وحفظ وتداول الوثائق وتنفيذ السياسات والأنظمة والقرارات ذات العلاقة بذلك ، ويسعى إلى تنفيذ رسالته في تقديم العناية الفائقة بالوثائق الرسمية الناتجة عن أعمال الوحدات الأكاديمية والإدارية والفنية بالجامعة .
ويعمل على تطبيق السياسات والأنظمة والقرارات ذات العلاقة باقتناء وتنظيم وحفظ وتداول الوثائق الرسمية، فضلاً عن ويسعى إلى تحقيقعدد من الأهداف منها: التنفيذ السليم لأنظمة الوثائق وسياساتها ولوائحها وللتعليمات والقرارات ذات العلاقة، نشر الوعي الوثائقي بين العاملين في الجامعة، العمل على إيجاد الكوادر المتخصصة في مجالات حفظ وتنظيم الوثائق والمحفوظات، الرصد التاريخي لوثائق ولوائح ومستندات الجامعة وتنظيمها.
وحقق المركز خلال الفترة الماضية عدة إنجازات منها إقرار لائحة المركز (التنظيم الإداري)، واعتماد الهيكل التنظيمي والوظائف الازمة، والقيام بعدد من الزيارات الميدانية لتعريف منسوبي الجامعة بالمركز والمهام الذي يقوم بها، ضمن مشروع حصر وثائق الجامعة، والتواصل مع الجهات الحكومية ذات العلاقة ( المركز الوطني للوثائق، معهد الإدارة العامة).
ويباشر المركز جهوده لاتمام مشروعي "حصر وثائق الجامعة"، و"المبنى الخاص بمركز الوثائق بالجامعة".
