تنطلق أعمال ندوة "مركز الوثائق التأسيس والطموح" في الساعة العاشرة صباح يوم الأربعاء المقبل، في قاعة الدرعية بجامعة الملك سعود برعاية مدير الجامعة أ.د. بدران بن عبدالرحمن العمر وبمشاركة الدكتور فهد بن عبدالله السماري الأمين العام لدارة الملك عبدالعزيز والمشرف على المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، المستشار في الديوان الملكي، وبر عاية "سبق" الكترونيا. ويحضر الندوة عدد من الشخصيات والخبراء في الوثائق والمحتوى المعلوماتي ، وسيصاحب الندوة معرض تشارك فيه عدد من الجهات الحكومية والخاصة يقام في البهو الرئيس للجامعة .
ويأتي تنظيم الجامعة لهذه الندوة انطلاقاً من حرصها على النهوض بمجالات التوثيق وحفظ الوثائق الرسمية وفي إطار سعيها للارتقاء والنهوض بمستوى المحتوى المعلوماتي والأرشفة الإلكترونية. وتتناول الندوة موضوع الحفاظ على على الوثائق الحكومية وإتاحة الوصول إلى المحتوى المعلوماتي بأيسر وأسرع الطرق وحفظ الوثائق الرسمية وتنظيم وثائق الجامعة كنموذج.
وتعد هذه الخطوة قفزة نحو التطوير والاستفادة من التجارب والخبرات المتخصصة ، حيث ستشارك في الندوة حوالي ست شركات متخصصة، وثمان جهات حكومية، عمليات حفظ الوثائق . وقال وكيل جامعة الملك سعود للتطوير والجودة رئيس اللجنة المنظمة الدكتور يوسف بن عبده عسيري: "الندوة تتضمن مشاركات علمية قيمة متخصصة في مجال الوثائق والمحتوى المعلوماتي وحفظ الوثائق الرسمية، كما تتناول الندوة جوانب متعددة منها الوثائق الأنظمة واللوائح، وتنظيم الوثائق، والأرشفة الالكترونية، والتحول الرقمي ومعاييره واجراءاته".
وأضاف: "الندوة ثمرة جهود مركز الوثائق بجامعة الملك سعود حيث يعمل المركز حالياً على تنفيذ خطة تطويرية شاملة، والجامعة تحرص على الاستفادة من كافة الخبرات والتجارب في هذا الميدان".
جدير بالذكر أن مركز الوثائق بجامعة الملك سعود يعنى بالدرجة الأولى بجمع وتنظيم وثائق الجامعة، حيث أنشئ المركز في عام 1423ه بقرار من مدير الجامعة بناءً على الأمر السامي الكريم رقم 7/1379/م وتاريخ 21/7/1416ه المتعلق بضرورة إنشاء مراكز لحفظ وتنظيم وثائق الأجهزة الحكومية. ويرتبط تنظيمياً بوكيل الجامعة للتطوير والجودة.
ويعد المركز وحدة إدارية متخصصة لاقتناء وتنظيم وحفظ وتداول الوثائق وتنفيذ السياسات والأنظمة والقرارات ذات العلاقة بالجامعة، ويعمل المركز أن يكون متميزاً محلياً وإقليمياً في الحفاظ على وثائق الجامعة وتنظيمها وإتاحة الوصول إلى المحتوى المعلوماتي بأيسر وأسرع الطرق لدعم اتخاذ القرار على مختلف المستويات ، وتطبيق كافة السياسات والأنظمة والقرارات ذات العلاقة باقتناء وتنظيم وحفظ وتداول الوثائق الرسمية.
ويسعى المركز إلى تحقيق عدد من الأهداف من أهمها، نشر الوعي الوثائقي بين العاملين في الجامعة، والعمل على صقل واستقطاب الكوادر المتخصصة في مجالات حفظ وتنظيم الوثائق والمحفوظات، والرصد التاريخي لوثائق ولوائح ومستندات الجامعة وتنظيمها. ويتولى مركز الوثائق المهام التنفيذية والإجراءات العملية ذات العلاقة بالوثائق والمحفوظات وعلى وجه الخصوص اقتناء وجمع وثائق وحدات الجامعة وتنظيمها وحفظها وترميمها وفهرستها وتنظيم تداولها وتوفيرها عند الطلب، وتوفير المعلومات والبيانات المناسبة عن الوثائق في الوقت المناسب للمستفيدين من داخل الجامعة أو خارجها، وتهيئة الأماكن وتوفير السبل والأساليب والتقنيات المناسبة لحفظ وتنظيم وتداول الوثائق، والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات والاتصال والتعاون مع اللجان والهيئات والجهات ذات العلاقة بالوثائق والمحفوظات داخل وخارج الجامعة، وإقامة حلقات العمل والدورات والندوات وإصدار المطبوعات والنشرات الوثائقية.
