مركز الوثائق والمحفوظات بجامعة الملك عبدالعزيز يحل التراكمات المعلوماتية بالطرق الآلية

تمكن مركز الوثائق والمحفوظات بجامعة الملك عبدالعزيز من حل التكدس المعلوماتي الوثائقي وصعوبة السيطرة على حجم هذه الوثائق بإيجاد الطريقة العلميه التي تسهل ضبط هذه الوثائق بحصرها ومعالجتها وإتاحتها لتسهيل الوصول إلى المعلومة في أقل جهد ووقت ممكن وصورة آلية تتسم بالكفاءة والسرعة .
ويقوم المركز بصفته المركز المحوري القياسي لخدمة منسوبي الجامعة برصد أنظمة الجامعة ولوائحها وتشريعاتها وبرامجها وخططها و وإجراءاتها وتسهيل الوصول للمعلومة بأقل جهد ووقت ممكن وجمع وتنظيم وإتاحة وثائق الجامعة وفق الخطط واللوائح الخاصه بذالك حيث يعتبر حلقه الوصل بين الجامعة والمركز الوطني للوثائق والمحفوظات .
ويقدم المركز الدورات التدريبية وورش العمل للعاملين في مجال الوثائق والمحفوظات وذلك لمساعدته في مهمته في البحث عن حل للتراكمات المعلوماتية والوثائقية جراء التوسعات التي شهدتها الجامعة من برامج جديدة ونشاطات وفعاليات ليكون جهة تخصصيه تعمل على حصر الوثائق وتنظيمها وإتاحتها آلياً وفق الأنظمة والتشريعات المتبعة في هذا الشأن من حيث العناية بالوثيقة والاستفادة منها والتخلص مما ليس له قيمه وما أنتفت الحاجة إليه .
وتكمن رؤية المركز في وضع الخطط واللوائح وإجازة أعمال المركز المتعلقة بوثائق الجامعة من حيث الخطط والتطوير والإجراءات ووضع اللوائح الخاصة بشؤون وثائق الجامعة حيث كون لجنة دائمة للوثائق تكون المرجع الأول لشؤون وثائق الجامعة بالإضافة إلى إجازة الوثائق المرحلة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات والتخلص من الوثائق التي أنتفت الحاجة إليها .
وأنهى المركز جملة من الأنظمة ولوائح وأدلة الوثائق منها نظام الوثائق والمحفوظات ونظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وتنظيم إجراءات نشر وطباعة الأنظمة السعودية 1403 ه والسياسة العامة للوثائق والمحفوظات ولائحة الحفظ ولائحة التقويم والترحيل والإتلاف والأوعية والإيداع ولائحة الوثائق والمحفوظات المالية "الجزء الأول" ولائحة الوثائق والمحفوظات المالية "الجزء الثاني" إلى جانب لائحة التزويد بالوثائق والمحفوظات وإعارتها ولائحة الإطلاع على الوثائق والمحفوظات وتداولها والقواعد والترتيبات المتخذة للاستفادة من الأوراق المتلفة والتأكيد على الأجهزة الحكومية والمؤسسات العامة التي يشملها الترميز الموحد للأجهزة الحكومية بتدوين رموزها على مراسلاتها ومطبوعاتها ونظام عقوبات نشر الوثائق والمعلومات السرية وإفشائها وضوابط الترخيص لجهات غير حكومية لجمع وتصنيف وإعادة طبع ونشر الأنظمة واللوائح الحكومية .