إلزام الأجهزة الحكومية ب« أرشفة» جميع وثائقها وتصنيفها

شدد ممثل المركز الوطني للوثائق والمحفوظات خضران الداموك، على «إلزام الأجهزة الحكومية بالمحافظة على ما لديها من وثائق، مهما كان نوعها أو أهميتها». وقال: «إن المملكة أصدرت نظام الوثائق وأنشأت المركز الوطني للوثائق، الذي يحظى بدعم مباشر من رئيس هيئة إدارته وزير الدولة عضو مجلس الوزراء رئيس ديوان رئاسة مجلس الوزراء الأمير عبد العزيز بن فهد».
واستعرض الداموك، خلال مشاركته في افتتاح اللقاء التعريفي حول الترميز الوثائقي، الذي أقيم أمس برعاية مدير جامعة الملك فيصل الدكتور يوسف الجندان، آلية تطبيق الترميز، والتصنيف وحصر أنواع الوثائق. كما استعرض خلال اللقاء الذي نظمه مركز الوثائق في الجامعة بالتعاون مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في ديوان رئاسة مجلس الوزراء، أهم الأعمال التي يجب تنفيذها من جانب كل جهاز حكومي، وهي «تشكيل لجنة دائمة للوثائق، وإيجاد مركز لها، وحصر أنواع الوثائق التي أنتجها الجهاز الحكومي، وإعداد أدلة لتصنيف وترميز الوثائق في الجهاز، وأيضاً إعداد الترميز الداخلي لتقسيمات الجهاز، إضافة إلى جمع وثائق الجهاز، وحصر الموضوعات السرية».
بدوره، اعتبر الجندان، تطبيق مشروع تنظيم الوثائق «مؤشراً على اهتمام الجهات العليا في المؤسسات الحكومية، ودعمها لتبني مشروع المركز الذي يشكل نموذجاً لمشروع الحكومة الالكترونية»، مشيراً إلى دور التقنية الحديثة في «تسهيل التعامل مع الكم الهائل من المعلومات، وحل مشكلات التكدس الورقي»، مؤكداً أن دخول الجامعة في هذا المشروع «أصبح ضرورة، من أجل المحافظة على الوثائق من خلال تبني الوسائل الحديثة للوصول إلى هدف الحكومة الالكترونية»، داعياً الجميع إلى «التعامل مع هذه التقنية الحديثة، التي سيكون لها الدور الأمثل في تخفيف الأعباء الإدارية اليومية، ليكون هذا المشروع جزءاً من الأداء الإداري». وأوضح المشرف العام على مركز الوثائق والاتصالات الإدارية الدكتور فهد الحزاب، أن هذا اللقاء «جاء تنفيذاً للأوامر المتعلقة في حسن إدارة الوثائق والمعاملات الرسمية والأرشيف في الجامعة، إضافة إلى تطبيق الترميز الموحد، وحصر أنواع الوثائق، وترميز وثائق كل الأجهزة الحكومية في المملكة»، مبيناً أهمية الوثيقة الأرشيفية، معتبراً أنها «أحد أهم ركائز المقومات الحضارية الإنسانية، وسبيل لتقدم المجتمعات»، مشيراً إلى جهود الجامعة في «إعطاء الوثيقة والمعلومة حقها، بتخصيص إدارة تتولى تسيير شؤون وثائقها مدعمة بالموارد البشرية». وتطرق الحزاب إلى منهجية العمل في مركز الوثائق «من خلال ثلاثة مسارات، الأول منها يتحقق من خلال اللقاء، والثاني تحقيق «جامعة بلا ورق». أما الثالث فهو الحصول على جميع ما أنتجته الجامعة منذ تأسيسها من مواد، سواءً سمعية أو مكتوبة، أو مرئية، أو مطبوعة، وفرزها وتصنيفها وفهرستها بشكل علمي ومهني، يضمن حمايتها وتوفيرها للمستفيدين، وحفظها للأجيال»، مشيراً إلى إعداد الجامعة «خطة عمل لتدريب العاملين في هذا المجال علمياً وفنياً».