شددت وزارة التربية والتعليم في تعليماتها الصادرة لكافة الإدارات التعليمية بالمملكة على أهمية التقيد والالتزام بتطبيق شروط وضوابط المشاركات الخارجية في المؤتمرات والندوات الدولية وقد وضعت الوزارة ضوابط خاصة بالمرشح بحيث ألا يقل مؤهل المرشح عن درجة البكالوريوس وألا تقل المرتبة الوظيفية عن المرتبة العاشرة أو ما يعادلها في المستويات (يستثنى من ذلك أصحاب المراتب من 7-9 أو ما يعادلها في المستويات في حال تقديم المشارك ورقة عمل على أن تجاز من الجهة ويستثنى من ذلك مديري العموم أو من في حكمهم) وبينت انه عند تقديم المشارك لورقة عمل في مجال تخصصه في المشاركة المطلوبة على أن تجاز من قبل الجهة المنظمة وإجادة اللغة المستخدمة في المشاركة لاسيما اللغة الانجليزية، كما حددت ضوابط خاصة بطبيعة المشاركة وشملت أن تكون موضوعات وأهداف ومحاور المشاركة الخارجية ذات علاقة باهتمامات الوزارة وأولوياتها، وأن يكون معظم موضوعات ومحاور المشاركة الخارجية ذات علاقة مع طبيعة عمل المرشح المكلف به، وإذا كانت المشاركة تحتوي على ورقة عمل يقدمها المشارك فيجب إجازتها من قبل الجهة المنظمة للمؤتمر وكذلك لجنة المشاركات.وطلبت الوزارة من المشاركين تقديم تقرير مفصل عن المشاركة في المؤتمر أو الندوة، وما انتهى إليه من توصيات وفق الاستمارات المعدة لذلك، وتزويد اللجنة بنسخة من أوراق العمل والبحوث، إضافة إلى تفعيل الخبرات المكتسبة من المشاركة عن طريق إقامة حلقة داخل القطاع الذي يعمل فيه المشارك والقطاعات ذات العلاقة لمناقشة نتائج المؤتمر أو الندوة لزملائه في القطاع أو خارجه وتزويد اللجنة بما يتحقق من جهود في ذلك.وحددت الوزارة متطلبات الترشيح واحتوت على وجوب حضور المرشح المؤتمر أو الندوة أو الملتقى وتزويد اللجنة بطلب المشاركة في المؤتمر أو الندوة أو الملتقى موقعا من صاحب الصلاحية، واستمارة الترشيح، ويمكن الحصول عليها من خلال موقع الإدارة العامة للتخطيط والسياسات ويصادق عليها الرئيس المباشر وتعتمد من صاحب الصلاحية، وإحضار معلومات كافية عن المشاركة. بينت الوزارة انه عند تقديم المشارك ورقة عمل في مجال تخصصه في المشاركة المطلوبة على أن تجاز من قبل الجهة المنظمة وإجادة اللغة المستخدمة في المشاركة لاسيما اللغة الانجليزيةوأكدت في إرشادات وضوابط عامة بهذا الجانب أنه لن ينظر في أي طلب غير مكتمل البيانات. ويجب الالتزام بالشروط والمعايير المتعلقة باختيار المشاركين لحضور المؤتمرات ورفع طلبات الترشيح قبل موعد المشاركة بستة أسابيع على الأقل، شرط لعرضها على اللجنة، وإرفاق معلومات مفصلة عن المشاركة تشمل (المحاور، الأهداف، الموضوعات، التكلفة) إجادة إحدى اللغات المستخدمة في المؤتمر أو الندوة ولاسيما اللغة الإنجليزية إذا كان المؤتمر بغير اللغة العربية، وإرفاق ما يثبت ذلك، وإذا كان المشارك سيقدم ورقة عمل في مؤتمر، فيجب أن يرفقها مع الطلب وكذلك موافقة الجهة المنظمة للمؤتمر على تقديمها، وفي حال اكتمال الشروط وموافقة اللجنة، يجب أن يسمح بند التدريب والابتعاث بالارتباط على الرسوم المالية للمشاركة.
