تضمنت الضوابط إجادة اللغة الإنكليزية تحدثاً وكتابة أقرت وزارة التربية والتعليم أخيراً ضوابط خاصة لمشاركة منسوبيها من شاغلي الوظائف التعليمية وغير التعليمية في المؤتمرات والندوات وورش العمل المتخصصة العربية والدولية.وتضمنت تلك الضوابط ألا يقل مؤهل المرشح عن درجة «البكالوريوس» ولا تقل مرتبته الوظيفية عن المرتبة العاشرة أو ما يعادلها في المستويات ويستثنى من ذلك أصحاب المراتب من السابعة وحتى التاسعة أو ما يعادلها في المستويات في حال تقديم المشارك ورقة عمل على أن تجاز من الجهة المنظمة ولجنة المشاركات. واشترطت الضوابط على المرشح عدم مشاركته خارجياً في السابق في ندواتٍ أو مؤتمرات أو ملتقيات خلال العامين الماضيين من تاريخ آخر مشاركة، ويستثنى من ذلك المديرون العامون أو من في حكمهم، وعند تقديم المشارك ورقة عمل في مجال تخصصه في المشاركة المطلوبة، على أن تجاز من قبل الجهة المنظمة. وتضمنت الضوابط ضرورة إجادة اللغة المستخدمة في المشاركة، خصوصاً اللغة الإنكليزية تحدثاً وكتابة. ووضعت الوزارة ضوابط خاصة بطبيعة المشاركة وهي أن تكون مواضيع وأهداف ومحاور المشاركة الخارجية ذات علاقة باهتمامات الوزارة وأولوياتها، وأن تكون غالبية مواضيعها ومحاورها الخارجية ذات علاقة مع طبيعة عمل المرشح المكلف به، وإذا كانت المشاركة تحتوي على ورقة عمل يقدمها المشترك فيجب إجازتها من جانب الجهة المنظمة للمؤتمر ولجنة المشاركات. فيما أقرت الوزارة متطلبات ما بعد مشاركة المرشحين، وهي تقديم تقريرٍ مفصل عن المشاركة في المؤتمر أو الندوة وما تم من توصيات وفق الاستمارة المعدة لذلك، وتزويد اللجنة بنسخةٍ من أوراق العمل والبحوث المطروحة في المؤتمر أو الندوة أو الملتقى وتفعيل الخبرات المكتسبة من المشاركة من طريق إقامة حلقة نقاش داخل القطاع الذي يعمل فيه المشارك والقطاعات ذات العلاقة، لمناقشة نتائج المؤتمر أو الندوة لزملائه في القطاع أو في خارجه، وتزويد اللجنة بما يتحقق من جهود في ذلك. وطلبت الوزارة من المرشحين لحضور المؤتمرات والندوات أو الملتقيات تزويد اللجنة المختصة بطلب المشاركة في المؤتمر أو الندوة موقعاً من صاحب الصلاحية، واستمارة الترشيح والتي يمكن الحصول عليها من موقع الإدارة العامة للتخطيط والسياسات، وأن تكون مصدقةً من جانب الرئيس المباشر، وتعتمد من صاحب الصلاحية، وأن تتوافر معلومات كافية عن المشاركة مثل الجهة المنظمة والمواضيع والأهداف، إضافةً إلى أنه في حال كانت المشاركة تتطلب تقديم بحثٍ أو ورقة عمل من جانب المشارك في المؤتمر أو الندوة أو الملتقى فيتم تقديم ورقة العمل للجنة مع موافقة الجهة المنظمة. وشكلت الوزارة لجنةً تسمى «لجنة المشاركات الخارجية» لدرس مشاركة منسوبي ومنسوبات الوزارة وتقييم أدائها خارجياً. وطلبت الوزارة أن يعكس المشارك الصورة المثلى لثقافة المجتمع السعودي وثوابته لدى المجتمع الخارجي والتقيد بالأطر والمحددات المرجعية المنظمة لهذا الأمر، والالتزام بالتنظيمات الصادرة من الجهة المنظمة للمشاركة في المؤتمرات والندوات والملتقيات وما في حكمها بما يتناسب مع السياسات التعليمية التربوية في البلاد، وأن تكون لدى المرشح القدرة على نقل الأثر النوعي للمشاركة بما يحقق المساهمة الفاعلة في إثراء تجربة الوزارة التعليمية والتربوية وتوافر الصفات الشخصية والمهنية والعلمية التي تؤهله للمشاركة وتمثيل المملكة عموماً والوزارة خصوصاً.
