اقترحت هيئة الرقابة والتحقيق أن تقوم وزارتا الخدمة المدنية والمالية بدراسة وضع وحدات المتابعة في الأجهزة الحكومية من حيث تشكيلاتها الوظيفية الحالية، ودراسة مؤهلات وقدرات المكلفين بمهامها ومستوياتهم الوظيفية والتنظيمية ومقارنة تشكيلاتها مع حجم أعمالها، والنظر في إعداد لائحة تحوي أكبر قدر من التفصيل في المهام الموكلة لوحدات المتابعة والاجراءات التي تسير عليها أعمالها والاشتراطات الواجب توافرها بمن يشغل مدير وحدة المتابعة، ومن يمارسون مهام التحقيق والمتابعة، وفقاً لمتطلبات دليل تصنيف الوظائف الصادر من الخدمة المدنية، وتكون اللائحة المقترحة على غرار اللائحة الموحدة لوحدات المراجعة الداخلية في الأجهزة الحكومية الصادرة بقرار مجلس الوزراء قبل أربع سنوات. وتأتي هذه الرؤى والمقترحات رأياً للهيئة إثر ما تكشّف لها عبر الجولات الرقابية على بعض وحدات المتابعة بالأجهزة الحكومية بمناطق المملكة من ملحوظات رفعتها للمقام السامي، واستمرار وجود أخرى سبق الرفع بها، ومن ذلك إسناد إدارة عدد من وحدات المتابعة إلى موظفين غير مثبتين على وظيفة مدير إدارة وحدة المتابعة، وأكثر أسماء وظائفهم بعيدة عن أسماء سلاسل وظائف وحدات المتابعة حسب دليل تصنيف الوظائف. ومن مبررات الهيئة لهذه المقترحات ما لاحظته من قلة الموظفين المختصين في بعض وحدات المتابعة والمثبتين على وظائف ضمن فئات وظائف المتابعة والتفتيش والتحقيق الإداري والمالي، وفقاً لما تضمنه دليل تصنيف الوظائف الصادر من الخدمة المدنية، الأمر الذي أدى إلى الاستعانة بموظفين يشغلون وظائف كتابية وفنية ومهنية ودبلوماسية وتعليمية أو على وظائف بند الأجور بعض مراتبهم صغيرة مقارنة بموظفي الجهة التي تعمل بها وحدة المتابعة. وأعطت الهيئة أمثلة لأسماء الوظائف التي يقوم العاملون عليها بمهام وحدة المتابعة وتمثلت في (كاتب، ناسخ آلة، ميكانيكي، مسجل معلومات، معقب، رسام معماري، أخصائي اجتماعي، مشرف صيانة، فني سجلات، مراقب مباني، محلل نظم، مشرف إسكان، مأمور مشتريات، قارئ عددات، جيولوجي، أمين مستودع، مدقق حسابات، مدير مناقصات، أخصائي زراعي، رئيس مركز هيئة، وزير مفوض، فني أشعة، فني مختبر، معلم، معلمة، مدير تعليم...". ورصدت الهيئة تكليف معلمين ومعلمات بمهام المتابعة بالوحدة رغم أن وظائفهم على سلم الوظائف التعليمية، وهذا مخالف للائحة الوظائف التعليمية، ومن ملحوظات جولات الهيئة عدم قيام وحدات المتابعة بإجراء الرقابة والتحريات والتفتيش اللازم في مختلف أقسام الجهاز الداخلية للتأكد من سلامة العمل وترشيد الأداء. وأشارت الهيئة في تقريرها الأخير إلى ملاحظتها لاقتصار مهام عدد من الوحدات على مراقبة الدوام فقط، أو مراقبة دوام إدارات دون أخرى في نفس الجهة، وعدم إعداد تقارير دورية عن أنشطتها والتوصيات المتعلقة بتطوير الأداء وعدم عمل إحصائيات عن الشكاوى والمخالفات وتحليلها واستخلاص النتائج. وأفاد تقرير الهيئة "حصلت عليه الرياض" بعدم قيام وحدات المتابعة بتقديم ما يحسن إجراءات العمل وتنمية وتقوية مفهوم الرقابة الذاتية لدى موظفي الدولة وما يرتبط بمهامها في هذا المجال، كما كشفت عن عدم قيام أغلب الوحدات بمتابعة حسن استخدام السيارات التابعة للجهة. وشددت هيئة الرقابة والتحقيق على الأجهزة الحكومية المختلفة بالقيام بواجبها بتفعيل وحدات المتابعة لديها ودعمها بالوظائف التي تتماشى مع طبيعة عمل تلك الوحدات، وبكوادر بشرية تحمل المؤهلات التي تتواءم مع سلسلة فئات وظائف التفتيش والتحقيق الإداري والمالي. وحثت الهيئة الأجهزة الحكومية على إنشاء صناديق لاستقبال الشكاوى والمقترحات لتكون رافداً توفر المعلومات لتلك الوحدات لتقوم بمهامها وفقاً لما استهدفه المقام السامي من إنشائها.
