الدكتور العبود: نتوقع في الأشهر القليلة القادمة أن نتخلص من المعاملات الورقية بنسبة تصل إلى 85 %

"شاور" ذفكرة بدأت لإيجاد نظام آلي قادر على إنجاز المعاملات المتراكمة

خلال حفل افتتاح أعمال السنة الأولى من الدورة الخامسة لمجلس الشورى والذي شرفه خادم الحرمين الشريفين الملك عبدالله بن عبدالعزيز يوم الثلاثاء 24 مارس 2009م ،تم افتتاح مشروع شاور للتعاملات الإلكترونية . حيث يعد من المشروعات الكبيرة وهو في الأساس نظام لتخطيط موارد الأعمال (ERP) ، ونظراً لأهمية هذا المشروع الحيوي وللنجاح الذي حظي به في عملية التنفيذ التقت الرياض بالدكتور فهد بن ناصر العبود عضو لجنة الاتصالات وتقنية المعلومات و رئيس اللجنة الفنية للتعاملات الإلكترونية الحكومية بمجلس الشورى فكان هذا اللقاء:
* نبارك لكم هذا النجاح في عملية تنفيذ مشروع شاور، ونرغب في أن تحدثنا عن قصة بداية المشروع ومتى تم البدء به ومتى انتهيتم من تنفيذه ؟
- بدأت فكرة المشروع عندما شعرنا في المجلس بضرورة إيجاد نظام آلي قادر على إنجاز المعاملات المتراكمة وتحتاج إلى مجهود بشري كبير لإنجازها، وكذلك عندما تقادمت شبكة المعلومات الداخلية بالمجلس. ولذا رأت قيادة المجلس أن يكون هناك نظام آلي سريع يتم بواسطته إنجاز العمل الإداري والمالي بالمجلس بسرعة ودقة متناهيتين وتصريف الأعمال اليومية التي يمارسها المجلس، وتحويل العمل اليدوي إلى عمل آلي يكون له فوائد كثيرة ومردود إيجابي على المجلس، ومن هنا جاءت فكرة إنشاء مشروع شاور للتعاملات الإلكترونية الحكومية والرفع بها للمقام السامي وجاءت الموافقة عليها. وبهذه المناسبة فإنني أشكر خادم الحرمين الشريفين وسمو ولي عهده الأمين على ما يوليانه من اهتمام كبير للمجلس. و بالنسبة لتاريخ بدأ العمل في المشروع فقد كان قبل 21 شهراً وتم إطلاق وتشغيل النظام الشهر الماضي.
* ما هي مكونات مشروع برنامج شاور للتعاملات الإلكترونية ؟
- برنامج شاور مشروع كبير وهو في الأساس مشروع تخطيط موارد أعمال (ERP). يتكون من عدة مشاريع وهو عبارة عن منظومة معلوماتية متكاملة تم فيها أتمتة كافة الإجراءات المالية والإدارية وتحقيق الربط الآلي بين جميع إدارات وأقسام المجلس وإيجاد بيئة عمل إلكترونية متكاملة تخدم كافة منسوبي المجلس من أعضاء وموظفين ويهدف هذا البرنامج إلى رفع كفاءة العمل في المجلس، وزيادة إنتاجية موظفي المجلس، وتحسين مستوى الأداء، وتقليل الأخطاء البشرية والإدارية ما أمكن والتخلص من المعاملات الورقية قدر الإمكان.
يتكون هذا المشروع من عدة مشاريع أهمها ما يأتي :
1 شبكة الحاسب الآلي، وهي شبكة حديثة صممت وفق أحدث المواصفات والمعايير العالمية، وروعي فيها أن تكون شبكة حديثة وسريعة وآمنة وتستوعب تطبيقات العمل الحالية وكذلك التطبيقات المستقبلية، وتكون قادرة على العمل بكل كفاءة واقتدار لمدة لا تقل عن عشر سنوات قادمة دون حدوث أعطال أو بطء في الشبكة.
2 مشروع الأنظمة الخدمية، وهو العصب الأساس للأعمال اليومية بالمجلس، ويمثل أنظمة البنية التحتية والخدمات الأساسية العامة للأعمال اليومية بالمجلس، ويتكون من أجهزة الخوادم الرئيسية والفرعية للملفات ونظم الخدمات العامة، وروعي في هذه الخوادم أن تكون ذات سعات تخزينية كبيرة وسرعات عالية، ومجموعة النظم الخدمية للاتصالات والرقابة المعلوماتية كخدمات البريد الإلكتروني والإنترنت ، ونظم أمن المعلومات وأنظمة منح ورقابة الصلاحيات وأنظمة إدارة سطح المكتب التي تمكن مديري الأنظمة من إدارة وإصلاح محطات العمل مركزياً ومباشرة دون الانتقال إليها وأنظمة خوادم التحكم وغيرها.
3 مشروع الأنظمة التطبيقية، ويقصد بها حلول الأعمال المتكاملة (Business Solution)، ويخدم جميع دورات العمل الداخلية بالمجلس في جميع أقسام وإدارات المجلس مثل شؤون الموظفين، والشؤون الإدارية والمالية، و شؤون الأعضاء ، وإدارة المستشارين والمستودعات ومراقبة المخزون وغيرها. ولدينا 37 نظام تخدم أكثر من 35 إدارة في المجلس، وتشكل هذه الأنظمة في مجملها نظام موحد (Integrated System).
4 مشروع أمن وسرية المعلومات ،و يعد هذا المشروع مهماً وذلك لحماية المعلومات داخلياً وخارجياً وذلك عن طريق توفير منظومة أجهزة حماية خارجية تتكون من عدة مستويات من جدران الحماية النارية لحماية الأنظمة من الدخول العشوائي الخارجي، وأنظمة الحماية البرمجية والحماية من الفيروسات والإغراق والتطفل والرقابة والتحكم في مرور البيانات والمعلومات على الشبكة وتعريف وحماية الهوية لجميع الموظفين الذين يستخدمون الأنظمة الآلية في المجلس، بحيث لا يستطيع أي شخص غير مصرح له من الدخول على النظام، وكذلك إنشاء مركز عمليات أمن المعلومات (SOC)، والتوقيع الإلكتروني وغيره من الحلول الأمنية المتقدمة.
5 مشروع التدريب وتوطين الخبرات، وحيث أن النظام المستخدم والأجهزة المستخدمة في المجلس تعد أحدث ما توصلت إليه التقنية في هذا المجال، فقد أخذنا في الاعتبار أهمية تدريب موظفي المجلس على تطبيقات العمل الإلكترونية. وفي هذا الصدد تم إعداد إستراتيجية لتدريب موظفي المجلس، وخطة تدريب متخصصة لتدريب موظفي إدارة الحاسب الآلي لكي يتمكنوا من تدريب زملاؤهم الآخرين في كافة أقسام وإدارات المجلس، وكذلك إعداد برنامج الجاهزية الإلكترونية لإدارة الحاسب الآلي (E-Readiness)، لكي تتمكن هذه الإدارة من القيام بواجباتها على الوجه الأكمل، لأنه بعد تشغيل النظام سوف تكون إدارة الحاسب الآلي بمثابة العمود الفقري للعمل في المجلس.
6 البوابة أو الموقع الإلكتروني (Portal)، وتتكون من بوابتين إحداهما داخلية والأخرى خارجية، الداخلية يتم من خلالها تنفيذ تطبيقات العمل الداخلية في برنامج شاور، والبوابة الخارجية يتم من خلالها الاتصال والتواصل مع الجهات الحكومية الأخرى ومع الجمهور.
7 نظام الاتصال المرئي (Video Conferecing)، وهذا النظام يتيح الاتصال بالصوت والصورة بين أكثر من طرف وبدرجة كبيرة من الدقة والوضوح. وقد تم تجهيز 11 قاعة بالمجلس من قاعات اللجان بالإضافة إلى مكاتب الرئيس والنائب والأمين والمساعد، بحيث يكون هناك إمكانية لعقد اجتماعات عن طريق الاتصال المرئي بين لجان المجلس المختلفة وقيادات المجلس، وكذلك إمكانية إجراء الاتصال بجهات من خارج المجلس عن طريق هذا النظام.
كيف كان انعكاس هذا النجاح على منظومة العمل الإداري والمالي في المجلس بالإحصائيات والأرقام ؟
بالتأكيد انعكس إيجاباً بكل المقاييس على عمل المجلس فالمعاملات اليدوية أصبحت تدخل إلكترونياً وتنتقل من قسم إلى قسم ومن إدارة إلى إدارة إلكترونياً وبطريقة سلسلة ومرنة وبمجرد الضغط على زر، أيضاً إنتاجية الموظفين ارتفعت فمن المعروف أن استخدام التقنية في العمل يزيد من إنتاجية الموظف، فمثلاً الموظف الذي ينجز عشر معاملات يدوية بإمكانه إنجاز خمسين معاملة يومية بكل سهولة وأكثر من ذلك. الجانب المهم الأخر أننا في بداية المرحلة التشغيلية ونتوقع إن شاء الله في الأشهر القليلة القادمة أن نتخلص من المعاملات الورقية بنسبة كبيرة تصل إلى 85 % ، وكلما استمر التطبيق والتشغيل الإلكتروني، زادت نسبة التخلص من الأعمال الورقية بدرجة كبيرة. والأهم من هذا كله إيجاد بيئة عمل إلكترونية متكاملة تدعم في توجه القيادة الكريمة نحو إيجاد مجتمع المعلومات والمعرفة الذي ينشده الجميع.
* ما مدى استفادتكم في هذا المشروع من ما يقدمه برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية يسر للجهات الحكومية؟
- برنامج يسر هو برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية في المملكة وتسعى الدولة من خلاله إلى تعميم نشر تطبيقات المعلوماتية المختلفة في جميع مجالات الحياة المختلفة العلمية والعملية وتقديم الخدمات العامة بصيغة رقمية تتواكب مع العصر الذي نعيشه، وعندما يقوم مجلس الشورى بتطبيق التعاملات الإلكترونية، فإن هذا يصب في نفس توجه برنامج يسر. ولكن مجلس الشورى ليس جهة خدمية، أي لا نقدم خدمات للجمهور ولذا فإننا لم نحصل على دعم مادي من برنامج يسر، لإن برنامج يسر يدعم الجهات التي تقدم خدمات عامة للجمهور، ومع هذا فالمجلس لم يغفل دوره بالاتصال بالمواطنين فنحن نتلقى على موقع المجلس عرائض المواطنين وكذلك إدارة الدراسات والمكتبة ومجلة الشورى والعلاقات العامة تتواصل إلكترونياً مع المواطنين لتقديم خدماتها لهم.
* نرى أن هذا المشروع قد غطى الجوانب الأمنية والتدريب والاتصال الداخلي والخارجي، ما الذي دفعكم إلى تنفيذ هذا المشروع بهذه الضخامة ولم تقوموا بتجزئته، ألم يكن لديكم تخوف من اتساع نطاق عمل المشروع ؟
- إن ما يميز هذا المشروع أنه متكامل فنياً وتقنياً وتجهيزياً، وأهميته تكمن في اكتماله من جميع النواحي وهذا ما جعله مشروعاً كبيراً. ولم نتخوف من اتساع نطاق العمل في المشروع، لأنه كان لدينا فرق عمل ولجان مختلفة لإدارة وتسيير الأمور في هذا المشروع فمثلاً لدينا لجنة إشرافية ولجنة فنية ولجنة اتصال وفرق عمل كثيرة من المجلس ومن الشركة المنفذة فالترتيب والتنسيق والتنظيم والتخطيط في هذا المشروع كان على أعلى المستويات وهذا ولله الحمد كان عامل نجاح كبير للمشروع.
* هل هناك أي خدمات حكومية حكومة G-G أو حكومة فرد G-C ستقدمونها خلال البوابة الإلكترونية؟
- مجلس الشورى جاهز فنياً وتقنياً للاتصال مع باقي الجهات الحكومية، وأنا أؤكد على اكتمال الجاهزية الفنية والتقنية للمجلس ، بخصوص التعاملات الإلكترونية الحكومية الحكومية G-G وأي جهة حكومية جاهزة مستعدون للتعامل معها إلكترونياً، وبالنسبة لخدمات أو تعاملات حكومة فرد G-C فنحن نتصل ونتواصل مع المواطنين من خلال البوابة الإلكترونية للمجلس ونستقبل العرائض إلكترونياً، وهناك أكثر من إدارة في المجلس ممن لهم علاقة بالجمهور تتواصل مع المواطنين إلكترونياً، وبمناسبة إطلاق وتدشين هذا المشروع فإنه لا يفوتني أن أشكر معالي رئيس المجلس السابق الشيخ الدكتور صالح بن حميد على دوره ومساندته لهذا المشروع في جميع مراحله، وكذلك متابعة ودعم معالي رئيس المجلس الحالي الشيخ الدكتور عبد الله آل الشيخ لهذا المشروع ولجميع اللجان وفرق العمل في المشروع.
وكذلك الشكر موصول للزملاء في جريدة الرياض على اهتمامكم بهذا المشروع واستفساركم عنه وإلقاء الضوء عليه.