إدارة المشروعات دون خبرة

مدير المشروع مسؤول بشكل كامل عن سير المشروع ونطاقه والتخطيط والبدء والتعيين والإشراف وإلى الإغلاق وتسليم المشروع.
العمل كمدير مشروع يتطلب عدة مهارات وسمات يجب توفرها قبل الدخول في المجال، وكلما رغبت في التعلم زادت نسبة نجاحك للانضمام والعمل كمدير مشروع.
إذن ما الطرق والوسائل التي تؤهلك لإدارة مشروع كمهارات أساسية؟
-القيادة، وهي من المهارات المهمة في إدارة المشروعات، وتوحيد الجهود وقيادة الفريق للوصول إلى النتائج المطلوبة حسب نطاق المشروع ونوعه، وهو أحد تحديات البارزة، من المهم أن الأشخاص الذين يعملون معك يقومون بتزويدك بالتقارير اللازمة عندما يتم تكليفهم بمشروعك، ويصفتك مدير مشروع فأنت مسؤول عن الميزانيات والجداول الزمنية والأهداف وتقديم النتيجة النهائية. وهي ليست مهمة سهلة خصوصاً عندما لا تكون المدير المباشر لأي شخص يعمل على مساعدتك للوصول إلى الأهداف والنتائج، فالقيادة تحدٍ ومهارة يجب امتلاكها، ولذلك إذا أردت الدخول في مجال إدارة المشروعات فاعمل على تطوير أسلوب القيادة، حيث يريد الموظفون العمل معك.
فالقيادة لا تكون بناء على درجتك الوظيفية، وبصفتك مدير مشروع لن تعتمد على هذا كثيراً، فكلما امتلكت المقومات القيادية وتمكنت من جذب ولاء العاملين معك سوف يتم تحقيق أهداف المشروع بكل أريحية وانسيابية.
-التنظيم، كمدير مشروع فالمسؤوليات كثيرة، ولكن مهارتك التنظيمية تتسم بقدرتك على تقسيم العمل بين الفريق لتحقيق أفضل النتائج، وكما يقال «الرجل المناسب في المكان المناسب»، استثمارك للموارد البشرية للاستفادة من الطاقات والإمكانات مصدر قوة في إنجاز أي مشروع.
لن يقوم أي شخص بتتبع المعالم الرئيسة في مشروعك الذي تديره، والأولويات، وما يجب عليك القيام به الآن أو لاحقاً، فقد تكون هناك أجزاء متعددة يتم العمل عليها في وقت واحد، وكل جزء يأخذ فترة معينة من الوقت، كما أنه في بعض الأحيان يجب الانتهاء من جزء واحد قبل البدء في جزء آخر، عملية التخطيط لأداء المهام تتطلب إجادة المهارة التنظيمية.
كما أن التكيف مع التغيرات الواردة بشكل غير متوقع يعتبر من السمات التنظيمية لمدير المشروع، لذلك إذا كنت ترغب في إدارة المشروعات فابحث عن الطرق والوسائل لتعزيز قدراتك التنظيمية.
* المرونة والتكيف: الحفاظ على الهدوء تحت الضغط والتحلي بالمرونة عند حدوث المفاجآت غير المتوقعة مهارة مهمة إذا أردت الدخول في مجال إدارة المشروعات والنجاح، نادراً ما تسير الأمور وفق ما هو مخطط لها، ليس هناك العديد من المشروعات التي تبدأ وتنتهي دون وجود العوائق والتحديات، لذلك القدرة على المرونة والتكيف عندما تتغير الأوضاع أمر مهم وحيوي في المشروع.
كما أن فريقك سوف يتلقى منك الإرشادات والتوجيهات فقد تضطر إلى تغيير الأولويات أو تفويض المهام المختلفة لأشخاص آخرين وهكذا، نجاحك في الوصول إلى نتيجة إيجابية عندما تسوء الأمور وإيجاد المناخ المتوازن في جميع الأحوال يحقق الأهداف على المدى البعيد ويعمل على هيكلة التوازن والاستقرار في المشروع.
* إدارة الوقت: أمر بديهي، ولكن إذا أدرت وقتك بشكل جيد سوف تستطيع إدارة أوقات الآخرين، وكما يقول كريستوفر بوليك رئيس هيئة التدريس في برنامج إدارة المشروعات في كلية الدراسات المهنية بجامعة نورث إيسترن: «تعد إدارة الوقت أمراً ضرورياً في إدارة المشروعات لأنه غالباً ما يكون الوقت أندر مورد لمدير المشروع»، كما يوضح بوليك أن مديري المشروعات دائماً في أزمة زمنية أو يحاولون التغلب على الوقت من أجل تقديم ما يسعى إليه العميل في زمن معين.
لذلك غالباً ما تتضمن استراتيجيات إدارة الوقت جداول منظمة واتصالات مناسبة حتى يتم الوفاء بالوقت.
هل هناك مهارات أساسية أخرى؟ جميع المهارات تكمل بعضها وتعمل كحلقة متوازية في صقل قدراتك، مثل: إدارة المخاطر والموازنة، وإدارة التغيير وتوزيع الموارد والتخطيط، وحل النزاع والاتصالات والتفاوض.
تحقيق تطلعاتك لإدارة المشروع وفق منهجية تتقاطع مع الفعالية الإدارية ومع الخبرة سوف تستطيع تنمية جميع المهارات على خط واحد، وقد لا تكون قوياً في جميع المهارات بطبيعة الحال، ولكن معرفة مواطن الخلل دائماً هو الحل الأمثل في تخطي المراحل الصعبة والتطوير المستمر.
بناء الخبرة واكتسابها في إدارة المشروعات: إذا لم تعمل كمدير مشروع ولا تمتلك الخبرة، ولكنك تمتلك المهارات التي ذكرتها سابقاً بالإضافة إلى شغفك وإصرارك في الانتقال إلى هذه المرحلة المهنية سأوجز بعض الخطوات العملية التي تستطيع من خلالها الدخول إلى المجال.
لذلك حتى مع اتباعك الخطوات المذكورة قد يطول المشوار ومع التحلي بالصبر والمثابرة والتغلب على العقبات وبعض أنواع الرفض بالإضافة إلى أنه قد تتحول إلى صناعة مختلفة قليلاً لحصول على فرصة وظيفية كمدير مشروع.
إذا كانت إدارة المشروع هي المسار الوظيفي الذي تريده فلا تتخلى عن متابعته، وإذا كنت تتواصل مع مديري مشروعات آخرين وتحدثت معهم وسألتهم ما المدة الزمنية التي عملوا فيها قبل الحصول على إدارة مشروع، سوف تجد أن العديد من الأشخاص يقضون سنوات قبل أن يشغلوا منصب مدير المشروع الأول، الانتظار يستحق كل هذا العناء، لذلك لا تتوقف عن المثابرة للوصول.
*متخصص في إدارة المشروعات