مختصون يحذرون من 3 إجراءات للمديرين والموظفين عبر «الواتس»

حذر قانونيون ومختصون في الإدارة والتقنية من استخدام تطبيق «الواتس آب» كوسيط بين المديرين والموظفين أو العكس لإرسال 3 معاملات وظيفية تشمل التعاميم العاجلة والسرية، وقرارات الفصل من العمل، وطلبات الاستقالة. ويأتي ذلك على خلفية دخول التطبيقات الحديثة لمختلف مناحي الحياة، حيث لم تعد اجتماعات الموظفين في القطاعين الحكومي والخاص مؤخرًا حكرًا على صالة أو مكتب داخل منشأة، ولم تعد التعليمات والتوجيهات عبر خطابات ورقية تسلم للموظفين، وجميعها لا تنحصر في وقت محدد أثناء وقت الدوام الرسمي، ولكن أصبح كل هذا يحدث في العديد من الأحيان عبر الأجهزة الذكية التي تخترق حواجز المكان والزمان.
وبات تطبيق الWhtsApp يسجل حضورًا متزايدًا في إجراءات ومراسلات العمل اليومية، سواء في الجهات الحكومية أو الخاصة، وفي حين يعتبره البعض وسيلة لتقليص دورة العمل، وتجنب الأخطاء، وتسريع إنجاز الإجراءات، وإخبار المرؤوسين بالقرارات الإدارية، يحذّر قانونيون من جعل هذا التطبيق الوسيلة الرئيسة في العمل وذلك لما يحمله الأمر من خطورة أن تتسرب التوجيهات والتعاميم والمخاطبات الرسمية، التي تحمل أسرارًا خاصة بالعمل.
الغامدي: 3 مزايا لقروبات الواتس يتصدرها تسريع دورة العمل
اعتبر الباحث في شؤون الموارد البشرية والإدارة محمد الغامدي أن قروبات ال»واتس آب» مطلوبة لتقليص دورة العمل، وتجنب الأخطاء، وتسريع إنجاز العمل، لكن في الوقت ذاته، لا تعتبر نظم العمل هذه الوسيلة رسمية في المخاطبات الإدارية، وطالما أن هذا الأمر لم يحسم بعد، فمن غير المناسب أن يقوم المدير بتكليف الموظفين بتنفيذ الأعمال من خلال هذا التطبيق بإعتباره أمرًا رسميًا، مبيِّنًا أن قرار الطرد أو طلب الاستقالة أو غيرهما من الإجراءات، غير مقبولة إلا بطلب كتابي ومصدّقة بختم المنشأة، وغير ذلك يعتبر باطلًا ولا يعتد به.
وأضاف: من حق الموظف ألاّ يأخذ بالرسائل الصادرة له من خلال الواتس آب وليس ملزمًا بها، ويجوز له العمل بها إذا كانت له فيها منفعة ومصلحة، على الرغم من أنها غير ممهورة بتوقيع الرئيس، ولكن يعمل بها لو أراد من باب الاحترام لمديره والتقدير، كما يجب ألّا يكون تكليف الموظف بعمل إضافي عن طريق القروبات، خصوصًا أن بعض المسؤولين يصدرونها خارج أوقات الدوام الرسمي، في حين يجب أن يكون هذا التكليف بناء على أمر كتابي من الجهة المسؤولة في المنشأة، يبيِّن فيه عدد الساعات الإضافية والأيام اللازمة لذلك، مع تسلم الموظف صورة خطية من التكليف الكتابي مذيلة بختم المنشأة.
مختصة: الثغرات الأمنية تهدد التطبيقات المتصلة بالإنترنت
حذرت المختصة في تقنية المعلومات منى الشهري، من أنه لا يوجد جهاز أو تطبيق متصل بالإنترنت آمن 100%،، مشيرة إلى أنه يكون عرضة للهجمات الإلكترونية، وقالت: «إذا تحدثنا على وجه الخصوص عن تطبيق (واتس آب)، فقد وجدت ثغرات أمنية فيه منذ إصداره، ولذا يجب عدم الاعتماد عليه بشكل رسمي وأساسي، والاعتماد على البريد الإلكتروني الخاص بجهة العمل كوسيلة مراسلات، كون المختصون في أمن المعلومات يحمون أجهزة الموظفين من الاختراق عبر برامج معيَّنة وتقنيات مختلفة، منها تغيير كلمة السر الخاصة بالموظف.
موظفان: القروبات تزيد المشاحنات ولا سيطرة على المقاطع والشائعات
أبدى محمد إبراهيم - موظف في إحدى الجهات الحكومية، انزعاجه من القروبات، موضحًا أنه غالبًا لا يكون هناك قروب واحد للعمل، فهناك القروب العام لكل الموظفين، ويتفرع منه قروبات أخرى، إضافة إلى قروب الزملاء. أيده في الرأي زميله فيصل البقمي قائلًا: «قروبات العمل على (واتس آب) أصبحت تزيد من مشكلات العمل والمشاحنات بين الموظفين، كما أن المسؤول لا يستطيع السيطرة على ما يرسله الأعضاء من صور ومقاطع فيديو وغيرها لا دخل لها بالعمل، كما أن بعض الموظفين يستغلون هذه القروبات في نشر الشائعات».
المحامي وزنة: الموظف ليس ملزما بتوجيهات المدير عبر «الواتس»
أوضح المحامي والمستشار القانوني محمد سعيد وزنة، أنه لا يوجد في قوانين العمل والموارد البشرية ما ينص على التزام العامل بقرارات المديرين الصادرة عبر «قروبات واتس آب»، كما لم تصدر أي جهة معنية في الدولة حتى الآن نظامًا واضحًا حيال استخدام وسائل قنوات التواصل الاجتماعي في التوجيهات الإدارية، واستكمال الأعمال والمهام وتنفيذها.
وأضاف: يعتدّ بالمراسلات الإدارية عبر الورق الرسمي فقط، وبتوقيع وختم جهة العمل، أو عن طريق البريد الإلكتروني الخاص بنظام الشركة، وليس عبر جهاز الهاتف الذكي، لأنه متاح للجميع وقد يرسل شخص آخر غير المدير رسالة بقصد الإضرار بالموظف المختص. أما في حال صدور رسالة من المدير وتضرر منها الموظف، فهي حُجة عليه، حسب وزنة، الذي أكد أنها طالما صدرت من هاتف المدير فلا عذر له، ويجوز للموظف الاحتجاج بها أمام الجهة المختصة.
وقال وزنة إن إرسال التعاميم العاجلة أو السرية على «واتس آب» يشكل خطورة في تسرب أسرار العمل، ما يستدعي صدور تعميم ينظم استخدام وسائل التواصل الاجتماعي في العمل، خصوصًا في «المراسلات الإدارية»، حفاظًا على السرّية، كما يجب على جهات العمل توعية الموظفين والإداريين، بما يجب ألا ينشر عبر تلك الوسائل، وتوعيتهم بالآداب العامة التي تحكم الاستخدام، وتوضيح العقوبات التي يشتمل عليها الاستخدام الخاطئ لهذه التقنيات واستغلالها لغير مصلحة العمل. وأكد المحامي وزنة أنه على الرغم من التحديثات الحاصلة في الآونة الأخيرة في نظام الجرائم الإلكترونية لا يوجد هنالك أي تعميم ينص على اتخاذ وسائل التواصل الاجتماعية (الواتس آب) للقرارات الأدارية أو التنظيمية لأي مؤسسة.
ثلاث معاملات لا ينصح بها عبر «الواتس»
التعاميم العاجلة والسرية.
قرارات الفصل من العمل.
طلبات الاستقالة.
من مزايا استخدام الواتس آب في العمل
تقليص دورة العمل.
المتابعة وتجنب الأخطاء.
تسريع الإنجاز.
من أضرار إدمان الواتس آب بشكل عام
الانفصال عن الواقع الفعلي.
الإصابة ببعض الاضطرابات النفسية.
الآلام الجسدية نتيجة الوضعيات الخاطئة أثناء الكتابة.
تراجع المستوى الدراسي لدى الطلبة.