كيف تبدأ بالإشراف وماهي مبادئ الإشراف الأساسية؟

فن الإشراف الإداري..(1-2)

(فن الإشراف الإداري) هي الطريقة التي يتولى فيها المسؤول إدارة دفة العجلة الإدارية، هذا الفن يكتسب من خلال الممارسة والاطلاع في هذا المجال..
1 - كيف تبدأ الإشراف:
إن أول عمل للمشرف هو التعرف على العاملين تحت رئاسته.. ويعتبر هذا من مبادئ الإشراف الأساسية.. إذ إنه من غير المعقول أن تقود جماعة من الناس وتعمل معهم دون أن تكون على معرفة واضحة بهم. لذلك عليك معرفة كل ما يمكن عنهم مثل نشأتهم، وتعليمهم، وعاداتهم، مشاعرهم، وآرائهم وأفكارهم تجاه العمل، وتطلعاتهم، وكذلك شيء عن ظروفهم العائلية والاجتماعية.. وقد يبدو ذلك أكثر مما يمكن أن تعرفه، أو ما يجب لك أن تعرفه.. لكن عليك أن تعرف ما فيه الكفاية لوقوفك على ما يمكن أن يفعله كل منهم في ظرف أو آخر، وكيف يمكن أن يتقبل كل منهم إرشاداتك.
أما كيف يمكن لك أن تعرف هذا كله فهذه مسألة متروكة لك.. إذ إنك يجب أن تعرف ما هي المعلومات التي تريد معرفتها عن مرؤوسيك، ومتى يمكن لك أن تعرفها.. وذلك عن طريق أسئلة مباشرة لتكشف لك عما يشعر به مرؤوسك، أو يدور بتفكيره، أو يدفعه إلى سلوك معين.. وفي جميع الحالات يجب عليك أن تتجنب الحكم السريع على مرؤوسيك أو أن تتخذ قرارات فيهم بدون دراسة لهم.
كذلك يجب أن تتذكر وأنت تعامل مرؤوسيك أن كل شخص منهم يختلف عن الآخر.. وقد لوحظ أننا نميل ميلاً قوياً لتقسيم الناس إلى أنواع طبقاً لعامل واحد من عوامل الشخصية.. فمثلا نقول هذا انطوائي، وهذا اجتماعي، وهذا ذكي، وهذا غبي، كما لو كان من الممكن أن نقسم الناس جميعاً على أساس أشكالهم بدون النظر إلى اعتبارات أخرى.. لذلك يجب على المشرف أن يحكم على مرؤوسيه عن طريق أعمالهم، وتصرفاتهم، وطريقة تفكيرهم في حل مشاكل العمل، وليس على أساس آراء عامة أو أشكالهم.
2 - كيف تصدر أوامرك:
المشرف المتمرس لا يكثر من إصدار الأوامر إلى مرؤوسيه رغم أنه كمشرف له هذا الحق، وقد لا يجد في بعض الأحيان وسيلة أفضل من ذلك.. إلا أنه من الأفضل أن تساعد رجالك على تحليل الموقف بطريقة تجعل الموقف نفسه يصدر الأمر.. إذ إن كثيراً من المسائل المتعلقة بالعمل تمكن من معرفة العمل المطلوب أداؤه بمجرد فهمها فهماً صحيحاً بواسطة مرؤوسيك.
لذلك فإنه يمكن القول ان هناك نوعين رئيسيين من الأوامر:
الأول: إصدار الأوامر المباشرة.
الثاني: عدم إصدار الأوامر وجعل الموقف نفسه يصدر الأمر.
ويوجد بين هذين النوعين العديد من طرق إصدار الأوامر.. مثل الأمر غير المباشر، والتوجيه، والتشجيع على التطوع لأداء العمل.
وتختلف الطريقة تبعاً لاختلاف الموقف واختلاف الفرد.. وتظهر كفاءة المشرف في اختيار ما يتناسب مع كل فرد.
3 - كيف تحصل على
مساعدة مرؤوسيك:
هناك الكثير من الطرق لأداء الأعمال.. فأنت كمشرف يمكنك القيام بأداء جميع الأعمال المهمة بنفسك، وترك لمرؤوسيك الأعمال الأقل أهمية، كما أنه يمكن أن تخير مرؤوسيك في أن يقوم كل منهم بما يرغب فيه من أعمال.. ورغم ذلك فإنك قد تفاجأ بأن مرؤوسيك يرغبون في ترك العمل معك والعمل مع رؤساء آخرين.. لماذا؟
الإجابة هي أن مرؤوسيك الذين يعملون تحت إرشادك إنما وجدوا معك لأداء أعمال محددة بتوجيهات منك.. وكلما كنت ماهراً أمكنك أن ترشدهم وتوجههم إلى أداء هذه الأعمال.
كما يجب أن تتأكد من أن العمل الذي تريده تم بالطريقة التي تريده أن يتم بها.. وبالتدريج ومع ازدياد الثقة المتبادلة بينك وبين مرؤوسيك ستجدهم يرجعون إليك يطلبون مساعدتك وتوجيهك كلما كانوا في حاجة إلى ذلك فعلاً.. وذلك في الوقت المناسب وبالطريقة الصحيحة.
وكلما زادت ثقة المشرف في جماعته التي يشرف عليها.. بدأ في الاستمتاع بذلك الشعور الجميل الدافئ الذي يستمتع به القائد الخبير الممتاز في قيادته لجماعة من الناس طابعها الإخلاص والكفاية.. بل قد يقال عن هذا المشرف إنه يؤدي عملاً ناجحاً لأن رجاله فيما يبدو هم الذين يؤدون العمل كله.
4 - كيف تتخذ القرارات:
إن مرؤوسيك يعملون معك وهم يعلمون تماماً أنك المسؤول عن اتخاذ القرارات الخاصة بالعمل.. إلا أنهم رغم ذلك يؤثرون عليك وبالتالي يؤثرون على قراراتك وذلك عن طريق ما يقدمونه لك من معلومات وحقائق، وما يوضحونه لك من وجهات نظر وأفكار.. فهم يساعدونك في اتخاذ القرار.. إلا أنك المسؤول عن اتخاذ القرار النهائي.
لذلك فعند اتخاذ قرار ما يجب أن تتأكد من أنه من سلطتك اتخاذ هذا القرار، ثم تأكد من أنك حصلت على أقصى ما يمكن الحصول عليه من حقائق تتعلق بموضوع هذا القرار، ثم حلل وادرس هذه الحقائق.. وفي النهاية اتخذ قرارك بدون تردد، وبحزم وثقة.. وتمسك به.
إن المرؤوسين بشر ويعرفون أن رئيسهم بشر أيضا ومن الممكن ان يخطئ إلا أنه من الأفضل أن يخطئ بين الحين والحين من أن يعرف عنه أنه متردد لا يستطيع ان يتخذ قراراً حاسماً واضحاً.. أما المشرف الذي يغير قراره يفقد مكانته مهما كان مشرفاً جيداً.. أما المشرف الذي يغير قراره ليوافق على رأي آخر يقابله فهو مشرف لا رأي له ولن يكون محل ثقة مرؤوسيه.
لذلك فإن الدراسة الهادفة المتعمقة للمشاكل من كافة نواحيها ثم اتخاذ القرار المنطقي المعقول الذي يتماشى مع ما لديك من حقائق هو الطريق الأكيد لبناء الثقة المتبادلة بين المشرف ومرؤوسيه.
5 - كيف تنتقد أعمال مرؤوسيك:
القاعدة العامة في الإشراف هي أنك إذا أردت أن تمتدح مرؤوسيك فيفضل أن يكون ذلك أمام زملائه ان استطعت ذلك، وعلى العكس إذا أردت ان تنتقده أو توبخه على عمل ما أخطأ فيه فيفضل أن يتم ذلك فيما بينك وبينه وألا يكون أمام زملائه.
إن مرؤوسيك يعرفون عادة متى يستحقون النقد.. فإذا لم يوجه لهم في الوقت المناسب فربما اعتقدوا أن المشرف لا يستطيع التمييز بين العمل الجيد الذي يستحق المدح والعمل السيئ الذي يستدعي النقد.
ويجب أن تراعي في النقد أن تبدأ في الحديث عن نواحٍ تفوق هذا المرؤوس، وكذلك النواحي التي تعجبك في عمله، ثم تنتقل إلى ما لا يعجبك، وأذكر له السبب دائماً في أسلوب ودي. إذ إن مرؤوسك يجب أن يشعر أنك تريد وتحاول مساعدته.. وبذلك يتقبل نقدك هذا بروح ودية، أما إذا أحس بأنك تحاول أو تقصد إهانته، أو إذا لم يفهم نقدك ورأى فيه ما يجرحه فلن يكون لنقدك قيمة تذكر.. بل إنك ربما تكون قد بدأت بذلك في تحويل أحد مرؤوسيك الناجحين إلى موظف فاشل.
وفي جميع الأحوال فإنه يجب عند توجيه النقد أن تكون قد أعددت مقترحاتك التي يكون في اتباعها الرجوع بمرؤوسيك إلى الطريق السليم.. وتذكر دائماً أن كرامة الإنسان مسألة حيوية بالنسبة له، وأنه يستحق أن تتاح له فرصة حفظ ماء وجهه.
6 - كيف تفصل في
التظلمات والشكاوى:
القاعدة الأساسية هي أنك يجب ألا تتجاهل أي شكوى مهما ظهر لك من بساطتها وتفاهتها.. إذ قد يكون وراء هذه الشكوى البسيطة مشكلة عويصة يصعب حلها إذا ما تركت للتفاقم.. لذلك شجع مرؤوسك على أن ينفس عن ضيقه وأن يعبر عن شكواه بالطريقة التي تلائمه.. ففي أحوال كثيرة يكون التعبير عن المشكلة والكلام عنها هو حل للمشكلة في حد ذاته.
وتذكر أن قرارك الأخير يجب أن يكون معادلاً، وأن يكون واضحاً يفهمه كل من يهمه الأمر.. وهناك ثلاثة أشياء يجب مراعاتها عند الفصل في أي شكوى.
أ - ان تحرص على الحصول على جميع الحقائق التي تتعلق بالشكوى.
ب - ان تواجه أطراف الخلاف أو المشكلة بعضهم ببعض.. سواء كانوا أفراداً أو أقساماً.
ج - ان تتخذ قرارك بحزم وبدون تردد.
أما إذا لم يكن في سلطتك تسوية الأمر فاطلب معونة رئيسك.